Implementación del BPM, cómo optimizar procesos de gestión empresarial

Análisis de procesos, diseño, ejecución, monitorización y optimización. Ya hablábamos de las ventajas que aporta el Business Process Management (BPM) a la gestión empresarial en nuestro blog.

El BPM hace referencia al conjunto de técnicas y métodos que permiten la integración de procesos de los distintos departamentos que conforman una empresa. A lo largo de la vida de una compañía, los procesos de gestión de empresa varían, crecen y evolucionan con ella y, ahora más que nunca, exigen de una constante actualización y una implementación ágil que incurren los menores costos posibles.

Las ventajas del Business Process Management

En base a nuestro modelo de negocio, de la estrategia que sigamos, los departamentos que conformen la estructura de la compañía y los recursos disponibles, el primer paso para la implementación BPM se basa en definir claramente los objetivos que buscamos antes de realizar cambios en los modelos de gestión.

Estos procesos que aparentan ser tan evidentes, a menudo no son respetados o dirigidos correctamente, lo que concurre en mala gestión de recursos, más costes económicos e, incluso, la decepción ante los resultados finales.

El proceso de definición de objetivos de gestión de la empresa debe ser minucioso, detallista, profundo y, aunque a priori resulte tedioso el dedicar horas para saber en qué punto estamos y a qué punto queremos llegar, puede suponer un enorme ahorro de costes; entre otros motivos porque solo desarrollaremos e implementaremos lo que verdaderamente necesitamos, sin desenfocarnos durante el camino.

En el fondo, se trata de un trabajo de inventariado, también conocido como «levantamiento de procesos«. Es el momento de identificar problemas y dificultades y ver las soluciones que se pueden establecer para resolverlos.

Tras la definición de objetivos llega el momento del proceso de análisis, contrastar los datos y asociarlos a las reglas de negocio. Saber por qué se dan esas cifras y cómo ajustarlas a los fines empresariales. En definitiva, establecer indicadores de negocio que nos permitan evaluar el comportamiento y rendimiento de los procesos de gestión.

Además, debemos simular la operativa de procesos para observar cómo se comportan y si los indicadores que resultan realmente se ajustan a los valores que habíamos establecido o hay que hacer reajustes o redefinición de fragmentos del proceso de gestión.

Es imprescindible el testeo en un entorno que simule el proceso real e implicar a jefes de departamento o las personas asignadas que sean capaces de entender el procedimiento y tengan el criterio suficiente para detectar errores, mejoras a realizar y ser críticos.

Tras la puesta en producción, el equipo debe hacer un seguimiento pormenorizado del proceso y trabajar en una mejora continua que se puede llevar a cabo a través de cuadros de mando que permitan hacer seguimiento temporal de las tareas.

Es importante no olvidar que el éxito del BPM radica en el trabajo de mejora continua de los procesos y evitar quedarnos en la “zona de confort”. Acomodarnos nos puede llevar a la pérdida de oportunidades o a perder el foco si solo nos quedamos con los resultados positivos que obtenemos sin volver a analizar de nuevo las cosas que siguen fallando, los procesos que siguen sin estar optimizados o los elementos que requieren de nuevas actualizaciones.

La retroalimentación durante todo el ejercicio de reestructuración de procesos debe ser constante. La recogida y análisis de datos se debe hacer de forma periódica y ordenada, con un equipo preparado que tenga visión de negocio, capacidad para pivotar, detectar oportunidades y establecer prioridades en cada momento.

El proceso tiene una estructura clara. Contar con los profesionales adecuados para desarrollarlo será tan o más importante que todos los puntos que se acaban de definir. Una buena estrategia con una mala ejecución no tendrá sentido. ¿Cómo prepararse para el punto crítico de cualquier empresa como es la definición de procedimientos?

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Artículo escrito por: Judit Izquierdo