Profesor del mes de septiembre

Después de un pequeño descanso, volvemos con nuestra mención al nuevo profesor del mes.

Esta vez, tenemos el placer de presentaros a Marce Castro, especialista digital con experiencia en equipos multidisciplinares y estrategias 360 y profesor en el Master en Community Management: Empresa 2.0 y Redes Sociales.

Hemos nombrado a Marce como profesor del mes por destacar en la puntualidad con la que nos envía siempre los materiales. Desde el equipo académico, ¡te lo agradecemos mucho!

El truco de Marce no es nada más ni nada menos que una buena gestión de su tiempo y tareas con ayuda de herramientas de gestión de tareas. En concreto, utiliza Google Calendar para recordar cuando revisar y enviarnos las clases.

A continuación Marce nos ha respondido a algunas preguntas sobre su forma de gestionarse y las herramientas que utiliza. ¡No te lo pierdas!

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Utilizas Google Calendar para cumplir siempre los timings y poder hacer la revisión y actualización del temario a tiempo. ¿Con cuánto tiempo de margen te pones las notificaciones? ¿Cómo te configuras Google Calendar para que no se te pasen las cosas?

Suelo utilizar Google Calendar junto a otras herramientas de gestión de tareas. Pero GC es muy cómodo y rápido desde el móvil, así que lo uso para anotar cosas en el momento fácilmente, que puedo luego trasladar o no a mi gestor de tareas.

Por ejemplo, imagina que leo en la calle un email donde me piden entregar algo dentro de 4 días. Lo que hago es crear rápidamente un evento en GC para que me avise en una hora en la que sepa que estaré con acceso al ordenador y, así, en ese momento, lo paso a mi gestor de tareas, o directamente gestiono lo que me piden y me lo quito del medio.

Las notificaciones las pongo por defecto con aviso 30 minutos antes, 10 minutos antes y un día antes. Puede parecer demasiado, pero lo hago así porque por mi trabajo actual necesito que el día de antes me salte un aviso con lo que tengo mañana, por si es una reunión fuera que requiera desplazamiento, preparar ropa, etc. Ya en el día de trabajo me marco 30 minutos porque es el mínimo que necesitaría para moverme a otra sala o a algún cliente cercano en taxi.

Y el recordatorio de 10 minutos es por si se me va un poco la pinza…

¿Haces uso de Google Calendar en otros ámbitos?

A nivel personal también. Prefiero guardar el espacio en mi mente para lo importante. Así que anoto cosas como “quedar con Pedro”, “revisar factura luz” o “dar de baja X servicio”.

¿Qué otras herramientas para gestionar tu tiempo y tu trabajo utilizas para organizar y controlar tu trabajo?

He usado muchas y diferentes metodologías, pero la que me está funcionando mejor ahora es la metodología GTD (Get Things Done). La herramienta con la que la pongo en práctica es doit.im. Aparte de esto, uso mucho las hojas de cálculo de Google, que complementan bien esta metodología.

¿Siempre has trabajado con este tipo de herramientas de gestión? ¿Qué beneficios te aportan en tu vida laboral?

Casi siempre he trabajado con este tipo de herramientas. En mis inicios profesionales no las conocía, así que usaba el lápiz y papel, que aún sigue funcionando… Pero según avanzas te das cuenta de que puedes optimizar tu tiempo para trabajar mejor y más rápido.

Como siempre digo, no me importa perder un día de trabajo para aprender a usar una herramienta que me va a ayudar a ahorrar 10 minutos cada día en mis futuras jornadas laborales.

Esto me ayuda a ser más organizado y estructurado. Además, reduce el estrés, porque sabes que tienes todo anotado y que las alertas harán que tu mente no tenga porque recordar “lanzar esas alertas”. En mi caso, esas alertas mentales solían aparecer mientras dormía, así que ahora duermo mejor.

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Seguro que, al igual que Marce, muchos de vosotros utilizáis algunos trucos para organizaros y evitar “que se os vaya la pinza”. Por ejemplo, nosotros organizamos los trabajos de equipo a través de Trello y el correo electrónico con Sortd.

¿Y vosotros cómo os organizáis?