Work Breakdown Structure: ¿Qué es y cómo hacer un WBS?

Organizar un proyecto no es tarea sencilla. Independientemente del tamaño, coordinar a un equipo de personas en la misma dirección para alcanzar un objetivo requiere de unas habilidades muy completas. Es por ello que los gestores de proyectos o project managers tienden a romper los proyectos en pequeños entregables.

Para organizar estos entregables existen diferentes formas, diagramas y gráficos. El más conocido de todos es el Work Breakdown Structure (WBS) o estructura de desglose del trabajo, y en este post te lo contamos todo. ¿Nos acompañas? ¡Empezamos!

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Qué es el Work Breakdown Structure o WBS

Un Work Breakdown Structure (WBS) es un gráfico/herramienta que nos permite ordenar y clasificar las tareas y los milestones de un proyecto bajo una jaraquía en el orden en el que necesitan ser cumplidos para que se cumplan los requerimientos del proyecto.

El PMI (Project Management Institute) define el WBS como una descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto.

Tipos de Work Breakdown Structure

Existen fundamentalmente 2 tipos de estructuras de desglose de trabajo o work breakdown structure. Estos dos tipos son:

• WBS basada en entregables
• WBS basada en fases

El enfoque más común y preferido es el enfoque basado en resultados. La principal diferencia entre los dos enfoques son los Elementos identificados en el primer Nivel de la WBS.

WBS Basada en entregables

Una estructura de desglose del trabajo basada en entregables demuestra claramente la relación entre los entregables del proyecto (es decir, productos, servicios o resultados) y el alcance (es decir, el trabajo a ejecutar). 

La siguiente imagen es un ejemplo de una WBS basada en entregables para construir una casa.

WBS Basada en fases

En la WBS Basada en fases los elementos del primer nivel o nivel 1 son las fases típicas de un proyecto (en el ejemplo anterior de la construcción de una casa: diseño, compra de materiales, construcción, inspección y entrega). En este caso los elementos que se encuentran en el 2º nivel son entregables únicos de esta fase.

Independientemente del tipo de WBS, los elementos de nivel inferior son todos entregables.

La diferencia entre los dos tipos de WBS, por tanto, radica en la forma en la que es desglosado un proyecto y la forma en la que este se organiza. Mientras que la estructura basada en entregables «rompe» el proyecto en entregables únicos, la basada en fases rompe al proyecto en diferentes fases que pueden tener uno o más entregables.

Recuerda que cada proyecto es diferente y tendrás que evaluar en cada uno de ellos y de manera individual cuál de las dos formas tiene sentido organizar tu proyecto.

¿Por qué es necesario hacer un WBS?

Descomponer un proyecto en pequeñas tareas y plasmarlo en una WBS completa nos aporta una representación visual de un proyecto y las tareas necesarias para lograr cada hito.

Facilita la comprensión de todas las tareas esenciales del proyecto, como la estimación de costes, el desarrollo de un cronograma, la asignación de roles y responsabilidades y el seguimiento del progreso.

Piensa en cada pieza de información como parte del rompecabezas general del proyecto; no podremos navegar con éxito a través de las tareas sin comprender cómo encajan todas en un todo. Por ejemplo, muchas tareas más pequeñas pueden ascender a una tarea o un hito más grande.

En resumen, hacer un WBS nos ayuda a:

• Estimar el costo total de un proyecto y de cada uno de los hitos o milestones.
• Establecer dependencias (tareas que no pueden realizarse sin que hayan terminado/iniciado otras).
• Determinar una estimación de tiempos para la realización de tareas.
• Asignar responsabilidades y aclarar roles (para esto podemos ayudarnos o apoyarnos en la matriz RACI)
• Hacer control y seguimiento del progreso y evolución de un proyecto.
• Identificar algunos de los riesgos del proyecto al analizarlo por tareas.

¿Cómo construir un WBS?

Como guía general, los pasos para crear una Work Breakdown Structure que sea correcta son:

1. Comienza con una imagen general del proyecto de alto nivel. Trata de ver el proyecto «de arriba hacia abajo» y comunícate con tu equipo para enumerar los principales entregables e hitos.
   • Ejemplo: imagina que estás planificando una cena de empresa. Algunos de los hitos o milestones pueden incluir categorías como «asegurar restaurante», «organizar amigo invisible» y «reservar karaoke».
2. Identifica las tareas que deben realizarse para cumplir con esos hitos o milestones anteriores.
   1. Ejemplo: podría dividir un hito como «asegurar restaurante» en tareas como «sondear restaurantes del barrio», «llamar y hacer petición de menú especial», «enviar menú a asistentes para elegir», etc.
3. Finalmente, tenemos que volver a hacer un ejercicio de abstracción como el anterior. Tenemos que romper las tareas del punto 2 en subtareas (las que se pueda).
   1. Ejemplo: podría dividir una tarea como «recorrer y decorar el espacio» en subtareas como «organizar el comité de decoración», «comprar decoraciones», «asignar responsabilidades de decoración», etc.

¿Qué nivel de detalle tiene que tener tu Work Breakdown Structure?

Como ya hemos comentado en el post, el nivel de profundidad y de extensión al que puedes llegar a detallar tu proyecto es casi ilimitada. En el contexto de la gestión de proyectos, existen ciertas especificaciones de la extensión a la que tiene que llegar tu WBS o estructura del desglose del trabajo.

A la hora de crear tu WBS el mejor consejo que podemos darte es que esta sea lo suficientemente detallada como para poder asignar una parte del trabajo a un tercero y que puedas monitorizarlo correctamente.

¿Cómo hacemos esto? Pues cuando estés planteando los elementos de tu Work Breakdown Structure pregúntate si has especificado lo suficiente tus tareas como para calcular su tiempo y costo.

Por ejemplo, imagina que estás organizando una fiesta de cumpleaños y en tu WBS tienes estos 2 hitos o milestones:

• Organizar restaurante
• Organizar entrega del regalo

¿Podemos medir cuánto tiempo y dinero nos llevarán cada una de estos hitos por sí solos? Parece que puede ser difícil. Tratemos de romper uno de los hitos anteriores en tareas.

• Organizar restaurante
  • Preparar un listado de 10 restaurantes cercanos a la casa del cumpleañero.
  • Llamar a todos los restaurantes de la lista anterior y pedir presupuesto y menú para 30.
  • Enviar menú a los asistentes para que elijan cuál es su elección.
  • Dejar reserva (10% del precio total) en el restaurante elegido.

Como ves, es mucho más sencillo calcular cuánto tiempo y dinero nos va a llevar la realización de cada tarea que el tiempo y dinero que nos llevará el hito en sí mismo.

La conclusión sobre el nivel de detalle o profundidad de tu WBS debería ser lo suficiente como para que puedas determinar (con cierta precisión) cuánto tiempo y dinero va a llevarte cumplir cada tarea. ¡Entonces tendrán el tamaño adecuado!

¡Ya sabes un poco más sobre gestión de proyectos! Recuerda que construir un WBS es clave para poder identificar cuáles son los hitos clave de un proyecto y poder trabajar de forma más organizada y fluida. Si lo que quieres es dominar las metodologías ágiles y aprender a gestionar un proyecto con las mismas, te recomendamos nuestro Master en Metodologías Ágiles. ¡Infórmate ahora!