Cómo hacer un webinar con éxito

Los webinars se han convertido en un recurso muy importante para la estrategia digital de cualquier empresa. El formato vídeo ya es el elemento favorito por la mayoría de los usuarios de Internet, y por este motivo, los webinars cada día están siendo más demandados, tanto por la audiencia como por los profesionales, que cada vez quieren potenciar más este tipo de servicio para que sus seguidores puedan interactuar con la marca. Si te interesa saber cómo hacer un webinar con éxito, no te pierdas esta guía completa donde encontrarás todas las soluciones para crearlo correctamente y poder sacarle el máximo partido.

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¿Qué es un webinar?

Un webinar consiste en una conferencia o seminario en formato online que se retransmite en directo y se imparte a través de una herramienta o programa especializado. Una de las principales ventajas que ofrece un webinar es que el ponente dispone de la posibilidad de compartir la presentación con un elevado número de personas, e interactuar con los asistentes mediante un chat para responder a las preguntas o dudas.

Los webinars se emiten y se hacen en tiempo real, por lo que se debe especificar una fecha y horario concretos para el evento. Además es muy fácil participar, solamente necesitas un ordenador con conexión a internet y el enlace para entrar a la sesión.

La formación ahora se encuentra en Internet y los webinars son una forma rápida y fácil, tanto para transmitir conocimiento como para recibirlo. Ya no tienes ninguna excusa para no hacer el curso que tenías en mente o asistir a esa charla tan interesante que habías fichado.

Además, un webinar es probablemente una de las maneras más eficaces de llegar a tus seguidores y/o clientes, ya que ofreces un valor añadido. Si consigues realizar un webinar con éxito puedes llegar a conseguir tus objetivos de conversión. El potencial que tiene este formato es incomparable, ya que no solamente puedes demostrar tu conocimiento profesional sino que, además, puedes llegar a conectar con tu comunidad de una manera más directa y cercana.

Realizar un webinar no requiere tener conocimientos técnicos avanzados, pero lo que sí se necesita es tener una gran capacidad de organización para que todo funcione correctamente.

La clave para realizar un webinar con éxito dependerá en gran medida de la planificación que se haya realizado previamente, ya que como verás en este artículo, es de vital importancia tener definido un plan estratégico para crear un webinar.  

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¿Cuándo es buena idea hacer un webinar?

Existen muchas ocasiones en las que es un buen momento decidirte a hacer un webinar. Por ejemplo:

• Introducción a un curso.
• Formación sobre una temática determinada relacionada con el ámbito de la empresa.
• Tutorial sobre el funcionamiento de una herramienta o plataforma.        
• Sesión informativa.
• Presentación de proyectos.

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Ventajas de hacer un webinar

1. Se adapta a las necesidades y al día a día de los usuarios

En muchas ocasiones no es nada fácil asistir a un evento o conferencia que nos interese, ya sea por el día, la hora o porque no podemos permitirnos perder ese tiempo que requiere el trayecto de ida y vuelta.  Por ello, un webinar es una solución muy práctica a este problema ya que solamente necesitarás una pantalla y conexión a internet. Además, en muchas ocasiones, estos webinars pueden ser capturados para que, más tarde, la empresa pueda subirlo a sus plataformas correspondientes, ya sea redes sociales, canal de Youtube, etc.

Los webinars no suelen durar más de 1 hora, por lo que también es más sencillo encontrar ese espacio en nuestra agenda diaria. Además, en algunos casos, el usuario también puede estar al mismo tiempo contestando e-mails, hablando con compañeros, buscando información sobre la temática de la que se está hablando, etc.

2. Excelente manera de promover contenido de la propia empresa y mejorar su visibilidad

Todos aquellos que intervengan jugarán un papel muy importante a la hora de hacer un webinar con éxito ya que el objetivo es atraer participantes. Por ello, toda distribución y promoción será esencial. También deberás pensar en destacar el papel de todo tu equipo interno, profesionales externos, clientes, ponentes, etc.

3. Un webinar favorece las interacciones

En ocasiones y dependiendo del formato, la interacción suele ser dificultosa o incluso inexistente. Por ello, durante un webinar este elemento es mucho más ágil y fácil ya que la mayoría de las plataformas están habilitadas para chatear entre los asistentes y entre éstos y el propio ponente. De esta manera podemos llevar un control del número de participantes, un elemento muy importante para la elección de temas o mejoras en los posteriores vídeos.

4. Los influencers, los nuevos perfiles perfectos para los webinars

Resulta muy interesante utilizar este formato para realizar campañas específicas con influencers. De este modo puedes llegar a vincular sus seguidores con los de tu marca e ir creciendo poco a poco. Para ello podemos crear un webinar centrado en una temática sobre la que el influencer sea experto.

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¿Cómo hacer un webinar con éxito?

1. Planifica el webinar

Antes de nada, el primer paso será crear un plan adecuado para conseguir realizar un webinar con éxito y obtener los mejores resultados posibles. Para ello deberás establecer unos objetivos específicos como podrían ser los siguientes:

• Atraer nuevos clientes potenciales
• Convertir clientes potenciales en clientes
• Construir relaciones más sólidas entre mis clientes
• Dar a conocer un producto o servicio
• Demostrar que el ponente es un experto en una temática

De esta manera nos será más fácil darle forma tanto al contenido como a las llamadas a la acción.

2. Elige una temática

Otro aspecto muy importante es la temática que se tratará. Deberás asegurarte que sea un tema relevante para tu audiencia y que se ajuste al objetivo establecido. Además de que sirva para ayudar o educar a tu audiencia ante una necesidad específica, problema o herramienta. Sobretodo busca temas tendencia o sean de actualidad.

3. Elige un experto del sector

Como hemos comentado anteriormente, un influencer es un perfil clave para la creación de un webinar con éxito. Por ello, deberás seleccionar un profesional experto en el sector y, que a la vez, sea un referente para la audiencia que va a asistir.  Es muy importante que el ponente elegido sea admirable o conocido por la comunidad, ya que esto afectará positivamente en el número de registros al webinar.

4. Elige una herramienta

Es muy importante elegir la herramienta adecuada para tu webinar. No existen ni mejores ni peores, sino que cada una atiende a las necesidades de cada uno. Más adelante os recomendamos 8 herramientas con las que podréis disfrutar de vuestros webinars. Y no os preocupéis, ¡son sencillas de usar!

5. Contenido a incluir en la presentación

Deberás focalizar las ideas o contenidos que deseas transmitir al público, ya que como en cualquier presentación o exposición, es muy fundamental proporcionar la información adecuada. Como ayuda, puedes utilizar la siguiente recomendación que consiste dividir la presentación en diferentes bloques:

• Introducción: Introduce el tema del que tratará el webinar, quien eres, cual es tu profesión y cómo puedes ayudarles en su negocio.
• Cuerpo de la presentación: Realiza la presentación sobre la temática de la que vayas a hablar y, importante, ofrece ejemplos o estudios de casos reales relevando datos interesantes para la audiencia.
• Preguntas y dudas: Como norma general, todos los webinars suelen tener una sesión de preguntas al final de cada uno. De esta manera el profesional puede resolver dudas personalizadas o incluso generar un breve debate entre los propios asistentes.

6. Landing Page

Es fundamental tener una landing page o página de aterrizaje para captar todos los correos electrónicos de los asistentes al webinar y poder recopilar todos estos datos. Algunas plataformas permiten crear una página de registro con un breve formulario alojada en los propios servidores de la empresa y un correo de invitación que podemos personalizar con nuestro logo corporativo.

7. Promoción del Webinar

Este es el último paso antes de la hora. Si queremos conseguir un alto índice de registros para asistir a la sesión, será muy importante darle peso a la promoción y hacer una campaña para captar la atención del mayor número de personas posible.

La primera estrategia será promocionar el webinar a nuestra audiencia existente, ya sea formada por clientes actuales, clientes potenciales, suscriptores de nuestro blog, etc. Estos ya tienen una relación más cercana con nuestra marca y, además, nosotros tenemos su contacto para enviarles newsletters en las que incluimos los detalles de la sesión del webinar. Al mismo tiempo, también será necesario promocionar el webinar a través de los perfiles sociales corporativos.

Durante la promoción, no debemos olvidar insertar llamadas a la acción en publicaciones de blogs, grupos o comunidades relacionadas con la temática del webinar.

También puedes optar por realizar un webinar junto a otras empresas colaboradoras y así unir usuarios y seguidores para conseguir una mayor repercusión de la sesión.

Una vez finalice la sesión, debemos promocionar la grabación y los recursos del evento.

8. ¡Ya empieza el webinar!

Nos encontramos en el último paso y ya estamos listos para empezar con el webinar. Como en cualquier evento, siempre pueden producirse imprevistos de última hora. Por ello, será fundamental asegurarse que el enlace al webinar que se ha estado utilizando para las campañas de email marketing no nos falla y comprobar que el equipamiento audiovisual funcione a la perfección.

Es recomendable abrir la sesión unos cuantos minutos antes del comienzo para garantizar la conexión de los asistentes y que el webinar se ejecuta sin problemas técnicos.

Normalmente suele haber un moderador o responsable que realiza la tarea de introducción a la sesión y presentación del ponente, así como dirigir las preguntas del final.

Y finalmente, recordar convertir la sesión en grabación para subirla al canal audiovisual de nuestra empresa y enviarla cuanto antes a todos aquellos asistentes que no pudieron asistir. Con esto daremos una segunda oportunidad a todas esas personas interesadas para que así puedan disfrutar de nuestro webinar realizado.

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¿Qué herramientas uso para hacer un webinar con éxito?

Existen diferentes softwares y programas en el mercado dedicados a la realización de webinars. A continuación te recomendamos algunos, pero recuerda que siempre deberás escoger el que mejor se ajuste a tus necesidades o a los de tu empresa.

Anymeeting: Con esta herramienta podrás crear un espacio virtual para que puedas reunirte con tus contactos o clientes y poder crear tus propios webinars o reuniones online de forma gratuita hasta 200 asistentes. Permite pantalla compartida, grabación de la reunión, ya sea sólo audio así como también la pantalla en vídeo. Facilita la interacción con los asistentes con encuestas y chats online. De esta manera podrás evaluar el resultado de la reunión con informes detallados.

GoToWebinar: Te permite la creación de sesiones de formación con hasta mil participantes, de manera que puedes llegar a generar nuevas direcciones de contacto de una manera muy sencilla.

Webex: Otro servicio también orientado a charlas, cursos, conferencias, eventos, etc. que puede visualizarse en dispositivos móviles y es compatible con windows y mac.

Google Hangouts: Esta herramienta gratuita pone a nuestra disposición videoconferencias con decenas de contactos, posibilidad de trabajar con Google Docs, compartir pantalla o archivos y notas, chatear.

WizIQ: Servicio que ofrece una aula virtual, de un uso sencillo, trabaja con tecnología flash y grabada la sesión una vez finalizada.

BigBlueButton: Es un software de videoconferencia que posee las herramientas de chat, webcam, presentación, lista de participantes, canal de voz y permite compartir el escritorio del conferenciante.

ClassOnLive: Es un software muy completo y fácil de usar, ya que en menos de 10 minutos puedes crear el evento online (con la landing page o página web que contiene la información de tu videoconferencia web o seminario online y tu biografía).

Streaming: Otra opción más profesional es realizar el webinar con un programa de realización en directo en el que, a través de éste, puedas “jugar” con diferentes planos de cámaras y archivos y, a la vez, se transmita en directo. Pero para ello necesitarías de un material de vídeo adecuado y una tecnología más compleja. Por lo que, si es tu primera vez recomendamos los anteriores programas, pero si ya buscas algo mucho más profesional deberás tener en cuenta esta opción. Los programas o softwares con los que puedes contar para ello podrían ser Ustream, Wirecast, Boinxtv, Obs, etc.

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¿Cómo puedo medir el éxito de mi webinar?

Después de seguir todos estos consejos, ¿cómo puedes saber si el webinar ha sido efectivo o si ha aportado algún valor a la marca? Al fin y al cabo, el objetivo principal es ese así que es muy importante conocer los indicadores que te ayudarán a evaluar los resultados de tu webinar.

• Número de inscritos
• Número de asistentes (quienes realmente han visto el webinar)
• Quienes se registran posteriormente a la sesión para acceder al webinar grabado
• Interacción social por las diferentes redes de la empresa. Si por ejemplo hemos usado un hashtag durante el webinar podremos ver las interacciones y comentarios sobre ello.
• Quienes han dado un paso más y se han puesto en contacto con la empresa para solicitar información sobre algún producto, servicio, etc.

Todo esto nos permitirá tener una visión más exacta de las personas interesadas en el contenido que ofrecemos en forma de webinar además de aumentar la visibilidad de la marca y poder lograr más clientes.

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Como hemos estado viendo a lo largo del artículo, los webinars son una excelente forma de dar a conocer nuestra empresa, hacer engagement y dar valor añadido a todos aquellos que están interesados en la temática de nuestro negocio. La gran ventaja de esta estrategia es poder abarcar los máximos leads posibles para conseguir clientes potenciales y, más adelante, aumentar las ventas.

Aquí os dejamos una lista de nuestros webinars por si son de vuestro interés. Y recordad que cada miércoles a las 18h realizamos uno nuevo para todos aquellos que estéis interesados en participar. Estad atentos a nuestras redes sociales para inscribiros. ¡Es gratis!

¡Si os ha gustado el artículo no dudéis en comentarnos y compartirlo con todos vuestros contactos! Y no dudéis en empezar ya vuestro webinar para sea un éxito.