Qué es un ERP: cómo implementarlo y ventajas

En entornos altamente competitivos y dinámicos como aquellos en los que hoy conviven las empresas, conseguir una ventaja competitiva es esencial para destacar en un mercado en el que cada día surgen nuevas oportunidades y marcas. Adaptarse a los cambios es una cuestión de responsabilidad y, sobre todo, de supervivencia. Gestionar de manera óptima una organización es importante, y eso es algo que podemos hacer con la implementación de un software del que hoy te vamos a hablar. Si quieres descubrir qué es un ERP, cómo implementarlo y conocer sus principales ventajas, este post es para ti.

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Qué es un ERP

Un ERP es un sistema capaz de integrar la información procedente de los distintos departamentos empresariales, agilizando su tránsito por la empresa y permitiendo que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y consistente. Conocido como Enterprise Resource Planning, lo podríamos traducir como sistema de planificación de recursos empresariales. Hablamos de una herramienta que se encarga de diferentes operaciones internas de la compañía, ya sea a nivel de producción, de distribución o incluso de cuestiones relacionadas con recursos humanos.

Incorporar un sistema ERP en la empresa es cada vez más habitual en el mundo empresarial debido a que con ello ayudamos a obtener mejores resultados en todo lo relacionado con la gestión. Aprovechar la evolución que ha experimentado la tecnología en los últimos años es clave, aunque es importante que su implementación se lleve a cabo de la manera correcta.

Como los datos hablan por sí mismos, os dejamos uno extraído por Panorama Consulting: un 40% de las empresas que adquieren un ERP nota un aumento significativo de su productividad, algo que debería servir para destinar un presupuesto a esta cuestión cada vez más habitual en el mundo laboral.

Ventajas de incorporar un sistema ERP en empresas

Tener el control del flujo informativo que se genera en las organizaciones es clave para centralizar la inmensa cantidad de datos con la que hoy en día trabajan las compañías. Entre las principales ventajas de incorporar un sistema ERP en las empresas están:

1# Mejora en la toma de decisiones

Al centralizar y unificar la información, podemos crear una base de datos con información fiable que nos permita tener en cuenta los escenarios futuros con mayor precisión. Además, los gerentes dispondrán de toda la información centralizada en sus dispositivos. Así, conseguiremos mejoras en el proceso de toma de decisiones.

2# Se evitan duplicidades

Debido a la integración y a la centralización que proporcionan los programas ERP, los responsables de los diferentes departamentos accederán en tiempo real a la misma información. Así reduciremos registro duplicados y la duplicación de operaciones.

3# Mayor escalabilidad

Al ser los sistemas ERP modulares, cada organización podrá contratar aquellas prestaciones que necesite en un momento concreto. Además, en el futuro, cada compañía podrá contratar los módulos adicionales que sean necesarios.

4# Adaptación a las necesidades

A la hora de implantar o cambiar de ERP, la empresa proveedora podrá configurar la aplicación para adaptarla a las necesidades específicas que requiera en cada momento.

5# Mayor control y trazabilidad

Los sistemas ERP recogen todos los datos referentes a la actividad de la empresa. Esto permite controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena de valor.

6# Más seguridad informativa

Será más difícil robar la información debido a los distintos niveles de acceso o autorización. Además, toda la información estará centralizada con copias de seguridad generadas de forma automática para evitar posibles errores.

7# Integración con clientes y proveedores

El proveedor se convierte en un socio estratégico que participará activamente en el diseño y desarrollo de nuevos productos, ayudándonos a mejorar la productividad y a reducir costes. Y en cuanto al cliente, los sistemas ERP permiten crear un marco comunicativo y de colaboración con ellos. Así, la empresa dispondrá de más información de calidad con la que ajustar las necesidades de compra y de inventario, además de segmentar mejor en sus campañas de marketing.

8# Mejor capacidad operativa

La automatización de actividades que anteriormente se desarrollaban de modo manual reducirá de forma significativa la posibilidad de errores asociados al componente humano. Con ello, la empresa mejorará su capacidad operativa y podrá atender a más clientes o fabricar más productos

9# Mejor rentabilidad

La mayor eficiencia, disminución de errores y eliminación de duplicidades reducirá el nivel de costes, lo que se traduce en una mejora sustancial del rendimiento y de los beneficios que obtendrá la empresa.

Cómo implementar un sistema ERP

Una vez que hayas entendido que contar con un sistema ERP solo te aportará beneficios, ha llegado el momento de enseñarte a hacerlo bien y evitar que su implementación dé dolores de cabeza a la compañía: hay que tener clara la complejidad del sistema y otros aspectos que pueden generar incidencias complejas. Lo primero que tenemos que hacer es identificar los fabricantes que pueden ayudarte, así como crear un documento en el que se incluyan los requisitos necesarios para la organización y seleccionar el producto a partir de las necesidades de la compañía.

Una vez que hayamos hecho esto y tengamos claro qué proveedor lo implementará (te aconsejamos buscar referencias para decidirlo), es importante fijar un calendario con los procesos, plazos y personas responsables, así como definir distintos entregables de cada etapa de la implementación y definir los procesos de autorización.

Finalizado proceso de implementación, te recomendamos que se elija a alguien encargado de asesorar y ayudar a la compañía durante las primeras semanas. Esta persona guiará a los empleados, facilitándoles la adaptación y ayudándoles a que se acostumbren al nuevo entorno de trabajo. Además, es aconsejable monitorizar los resultados y procesos del día a día durante las primeras semanas para detectar errores y resolverlos en el menor tiempo posible.

Perfiles implicados en la implementación de un ERP

Por último, veamos los miembros del equipo que cumplen un rol esencial en el proceso de la implementación del software de gestión, entre los que es posible dividir entre agentes externos (dependientes del proveedor) y agentes internos (empleados de la compañía)

Agentes externos

• Director del proyecto: el que ocupa la posición más importante, encargándose de la supervisión y toma de decisiones durante el proyecto para evitar que se desvíe el foco de lo importante.

• Jefe del proyecto: marca la metodología de implantación del software en función de las necesidades de cada empresa, siendo el responsable de garantizar que el proyecto no resulte fallido.

• Consultores: ocupan el puesto de manera temporal, encargándose de la reingeniería de los procesos, de establecer otros nuevos y de enseñar a los futuros usuarios el funcionamiento del sistema.

Agentes internos

• Patrocinador: suele ser el propietario de la empresa o el gerente, y es aquel que toma la decisión de la implantación y quien institucionaliza el proyecto de cara al resto del equipo.

• Usuarios líderes: son los responsables de cada departamento de la organización y aquellos que facilitan todos los recursos para que el proyecto avance por el buen camino.

• Usuarios finales: son los empleados de la organización, que facilitarán todos los recursos para que el proyecto avance. Deben tener predisposición a los cambios que supone la implantación de un ERP.

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