El Timebox para la gestión de proyectos

Seguramente más de una vez te ha pasado que destinas cierta cantidad de tareas para realizar en un día y una de ellas termina ocupando todo tu tiempo. Dentro de la gestión de proyectos y las metodologías agile existe una técnica muy útil para poder tomar el control de tu agenda, conseguir terminar el día con todos los objetivos cumplidos y aumentar tu productividad. A esta se le conoce como Timebox. Si quieres saber cómo funciona, sigue leyendo.

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¿Qué es un Timebox ?

Como lo comentamos anteriormente, el Timebox o caja del tiempo, es una técnica que consiste en establecer un tiempo máximo para cumplir una serie de tareas y alcanzar un objetivo dentro de un proyecto. La realización de dichas tareas se ha de realizar en un tiempo concreto, lo que favorece que aumente la productividad para conseguir alcanzar los objetivos acordados.

El timeboxing no busca hacer todo el trabajo más rápido, busca trabajar de forma eficiente, distribuir tareas y repensar aquellas que están ocupando tiempo innecesario.

Timebox en Agile

El timebox en agile permite establece la duración máxima de un evento evitando que los equipos pierdan tiempo en actividades rutinarias o de poca profundidad como reuniones de actualización, retroalimentación o planeación.

En vez de trabajar hasta completar un objetivo y después medir el tiempo, la caja del tiempo agile deja de funcionar cuando se alcanza el límite de tiempo establecido y ahí se evalúa lo conseguido. Esto ayuda a que los equipos de trabajo estén más enfocados y trabajen todos en función de cumplir el objetivo inicial en el tiempo determinado.

Las timebox pueden tener una duración variable dependiendo del tamaño del proyecto. Es posible tener cajas de un día como cajas de hasta seis semanas. Lo ideal es no alargarlas tanto en el tiempo ya que podrán hacer que el equipo pierda el foco.

Timebox y el rol del Project Manager

El Project Manager juega un papel fundamental en la organización de las cajas del tiempo por equipos. Sera él quien haga un seguimiento y lleve el control de los cumplimientos de los objetivos en los sprints pactados por cada uno de los departamentos o personas involucradas en el proceso.

El Project Manager debe seguir un proceso similar al siguiente:

• Acordar un plazo
• Controlar el comienzo y final del timebox
• Revisar el desempeño para ver si se cumplieron los objetivos
• Documentar los logros y analizar el funcionamiento del timebox para proponer nuevas mejoras de cara a la planificación de sprints futuros.

Pasos del Timeboxing

Dentro del proceso de timeboxing podemos identificar 5 pasos clave: despegue, investigación, perfeccionamiento, consolidación y cierre. Te los explicamos en detalle

Despegue

Consiste en una sesión donde los miembros del equipo definen los objetivos y acuerdan los tiempos del timeboxing. El Project Manager se encarga de repartir las tareas a cada uno de los miembros del equipo.

El propósito de la reunión inicial (kick-off) es el de revisar los objetivos que se quieran alcanzar, sabiendo que estos se pueden cumplir dentro del plazo del timebox, y que en caso contrario se pudieran modificar.

Además, tenemos que testear que los participantes que trabajen en el timebox son capaces de afrontar las tareas aceptando los costes que conlleva que un equipo se dedique íntegramente a esta tarea.

Investigación

Investigar todos las tareas que se van a llevar a cabo en el timeboxing, poniéndose el equipo de acuerdo en los recursos que van a emplear. Este proceso es para rectificar que las teorías que se llevarán a cabo en el momento de perfeccionamiento son fiables.

Aquí se trabajará la posible solución por parte de todos los miembros del equipo para demostrar lo propuesto en la primera fase. Todo el equipo debe de trabajar conjuntamente en el Timebox para refutar esta teoría.

Desarrollo

Analiza todas las tareas dentro del timebox, y empieza a desarrollarlas siguiendo el orden de prioridades. Este es el punto en donde se pretende alcanzar el final del proyecto lo antes posible siguiendo los pasos establecidos en los puntos anteriores.

Tras revisar los resultados por parte del Project Manager, este dará el aprobado si se han cumplido los objetivos pactados. En este punto no se ha de realizar cambio alguno con respecto al trabajo ya hecho; las modificaciones solo serán resultado de haber cometido algún fallo durante el proceso de trabajo en el timebox.

Consolidación

Esta es la etapa en donde se cierran todos los cabos sueltos. Lo que se hace es verificar que todos los tareas que se han planteado de forma inicial se han desarrollado de forma correcta y se detectar posibles fallos o cambios por hacer.

Cierre

Este es el punto de ver los resultados finales y si el timebox ha tenido éxito. En el caso de haber fallos, intentar enmendarlos en futuros procesos dentro de la caja del tiempo.

¿En qué deriva todo este trabajo? En el aumento de la productividad de los trabajadores y una mayor efectividad para sacar adelante sus tareas. Trabajar de una manera mucho más eficiente centrándonos solo en un punto de acción y en acabarlo en el tiempo establecido. Finalizado el timebox es momento de ver el feedback sobre su realización correcta.

Cómo integrar el timebox en tu empresa

Sabemos que las empresas buscan innovar en cuanto a técnicas de motivación laboral. No obstante es necesario saber cómo podemos aplicar metodologías ágiles como las del timeboxing que ayuden a sacar los proyectos del día a día. Os dejamos una serie de consejos útiles a continuación:

#1 Define un objetivo claro

Como lo mencionamos anteriormente, las cajas de tiempo no buscan ser un obstáculo en el camino ni conseguir realizar tareas por realizar. Lo que se pretende es llevar a cabo todas las tareas de forma correcta sin sacrificar su calidad.

Para ello, se deben fijar unos objetivos medibles y cumplibles dentro del tiempo y consultarlos con el equipo para verificar que todos están de acuerdo. Si tu cumples el rol de Project Manager, debes asegurarte que exista un espacio de preguntas para asegurarte que todos están trabajando en la misma línea.

#2 Destina tiempo y recursos para la realización de la actividad.

El número de personas y el material que se emplea para realizar la tarea siempre han de ser fijos, no obstante los objetivos pueden variar a medida que se va progresando. Si se ve que no se va a cumplir con los plazos, se reducen el número de objetivos con el fin de cumplir la tarea.

#3 Evita interrupciones

Durante el tiempo de desarrollo de una tarea concreta, intenta evitar cualquier tipo de interrupciones. Si tienes un chat empresarial es importante que silencies las notificaciones o utilices un estado de «ausente». De esta forma tu equipo sabrá que en ese momento estás dedicando toda tu atención a un trabajo específico y que si llegasen a necesitarte, deberán comunicarse en otro momento.

#4 Establece tiempos de descanso

Trabajar con esta metodología timebox no significa que no puedas detenerte. Es más, no realizar descansos puede afectar directamente en tu productividad que es lo que busca esta técnica. Por ello, asegúrate de realizar pausas breves en bloques tiempo que ayuden a recuperar tu rendimiento.

#5 Organiza tus timebox en herramientas de gestión de proyectos

Existen diferentes herramientas dentro de la gestión de proyectos que harán tu planificación de timebox más ordenada. Algunas te permiten crear listas de tareas, controlar tu tiempo a través de temporizadores, entre otras funciones.

#6 Mantén tu motivación y a la de equipo

La finalidad del timeboxing es agilizar todas las tareas, de ahí que tengas que motivar al equipo recordando cual es el objetivo a alcanzar. Puedes crear rutinas de trabajo: 40 minutos de trabajo y 10 de descanso para dosificar el trabajo, o crear una cadena buscando al que esté más especializado en cada tarea, para que el tiempo para sacar el proyecto vaya mucho más rápido.

Ahora que conoces una nueva técnica para mejorar la productividad y eficiencia en tu empresa, podrás sacarle más partido a todos tus proyectos. Esperamos que este artículo sobre el Timebox como técnica en la gestión de proyectos haya sido útil para ti y para tu empresa. ¡Te invitamos a compartirlo!

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