La ley de Pareto: el secreto para lograr más en menos tiempo

En este artículo quiero compartir con vosotros una de las técnicas de productividad y gestión ágil que más me han ayudado en mi carrera profesional y en mi vida personal. Se trata de la Ley de Pareto, la técnica 80/20; popularizada por Tim Ferriss en su best seller “La jornada laboral de 4 horas”. Muchos puede que ya la conozcáis y la estéis aplicando, en ese caso, enhorabuena. Para el resto que no la aplica o que todavía no la conoce, este post va dirigido a vosotros.

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Sinceramente, la productividad nunca había sido una de mis mayores preocupaciones hasta hace tres años cuando me di cuenta de que estaba trabajando más de 13 horas diarias. Sabía que ese ritmo no podía ser bueno ni para mi salud mental ni para mi salud física. Y es que por un lado tenía mi trabajo como responsable de marketing, que me ocupaba no menos de 9 horas diarias, mi empresa de creación de contenidos que me suponía otras 2 horas y otros proyectos como por ejemplo las clases en IEBS o el mentoring a emprendedores que completaban mi jornada laboral de 13 horas. Sólo entre semana ya trabajaba más de 65 horas, ni que decir tiene que los fines de semana también me comía unas cuantas.

Cuando vi por primera vez el libro de Tim Ferriss de la jornada laboral de 4 horas pensé: “¡Mira este tío: trabaja tres veces menos que yo y le debe ir -por lo menos- tres veces mejor!” Decidí comprarlo, lo leí en tres días y mi conclusión fue la siguiente: “Tengo que aplicar la técnica 80/20 ahora mismo”.

Qué es la Ley de Pareto: El principio 80/20

A lo largo de su libro, Tim Ferriss nos habla del principio 80/20, un principio que viene a decir que dedicamos un 80% de nuestro tiempo a tareas que nos reportan únicamente un 20% de nuestros beneficios o lo que es lo mismo, que sólo dedicamos un 20% de nuestro tiempo a tareas que nos reportan el 80% de nuestros beneficios.

Este principio puede aplicarse a una amplia variedad de situaciones, tanto en las relaciones personales como en el mundo empresarial. Por ejemplo, en términos de productividad, podríamos decir que el 80% del trabajos e realiza en el 20% del tiempo. En el empresarial, el 80% de los ingresos de un negocio pueden provenir del 20% de los clientes más fieles. La Ley de Pareto se ha convertido en una herramienta muy útil para entender cómo se distribuyen los resultados y los esfuerzos en distintos momentos.

La cuestión es que Tim Ferris tenía razón: no sé en qué porcentaje, pero es verdad que yo dedicaba muchísimas horas de trabajo a tareas que realmente no eran objetivos o que no me aportaban un valor acorde al esfuerzo. Estoy también seguro de que tú, sea en el porcentaje que sea, también estás perdiendo mucho tiempo en tareas que te aportan pocos resultados. Ahora estás ciego y quizás no lo ves, se trata de una ceguera provocada por la vorágine de tareas que tienes a tu alrededor.

Es el momento de poner foco a lo que de verdad importa, es hora de aplicar la técnica 80/20.

Cómo aplicar la Ley de Pareto para una gestión ágil

A pesar de que me leí el libro en tres días, tardé varios meses en aplicar la técnica 80/20. ¿Por qué? Porque cuando llevas un ritmo frenético de trabajo es difícil encontrar tiempo para pensar, analizar y poner las ideas en orden. Quizás te suene de algo.

Eliminando y delegando tareas

Mi primera recomendación es que para aplicar esta técnica te reserves todo un día. Si intentas pensar en ello mientras estás haciendo otras mil cosas no funcionará. Yo lo que hice fue coger una hoja de cálculo en la que creé tres columnas. La primera columna sería un listado de las tareas, la segunda columna un listado de las horas semanales que dedicaba a cada una de ellas y la tercera columna lo relevantes que eran estas tareas para alcanzar mis objetivos. Establecí tres niveles de relevancia:

• Mínima
• Media
• Máxima

Este es un ejemplo: Redacción de artículos para mis blogs, 7 horas semanales, relevancia mínima.

Esta tarea se refiere a la redacción de artículos para algunos de mis blogs, como por ejemplo supercurioso.com o elviajerofeliz.com. Escribía artículos para estos blogs porque me gusta escribir y me gusta la temática, pero inconscientemente me había creado la obligación de escribir para ellos de manera constante, lo cual me quitaba mucho tiempo. Esta actividad a su vez tampoco aportaba demasiado valor al blog, ya que había otros redactores freelance que se encargaban de escribir y podían hacerlo incluso mejor que yo. Mi primera medida: dejar de escribir por obligación, hacerlo sólo cuando realmente me apeteciera y tuviera tiempo y delegar toda la escritura a trabajadores freelance. El resultado: acababa de reducir en 7 horas mi semana laboral: iba por el buen camino.

De este mismo modo encontré otras muchas tareas en las que mi trabajo tenía una relevancia mínima o media. En estos casos tenía dos opciones; delegar o eliminar.

• Delegar: todas las tareas que se tenían que hacer sí o sí pero en las que mi trabajo no aportaba valor añadido. (Es el caso de la escritura de artículos).
• Eliminar: todas las tareas que no tenían sentido, ni haciéndolas yo, ni haciéndolas otras personas, tareas que te roban tiempo, te cansan e incluso pueden llegar a frustrarte sin darte un resultado que justifique tan alto precio. Estas tareas tóxicas las fui tachando y eliminando de mi rutina.

Pero no quiero engañaros, este ejercicio de priorización de tareas no es nada fácil. Cuando tenía que asignar la relevancia a cada una de las tareas me veía constantemente sobrevalorándolas; todo me parecía trabajo muy importante. Hay que ser muy estrictos en esta fase y si es necesario podemos solicitar la ayuda de una persona que pueda supervisar esta asignación desde un punto de vista externo (un compañero de trabajo por ejemplo).

La segunda parte del proceso consistió en seguir las normas que me había marcado en mi hoja de ruta: no volvería a hacer las tareas que no tenía que hacer y delegaría todas aquellas que conviniera delegar. Este proceso me costó varias semanas, en primer lugar porque constantemente me encontraba haciendo tareas que no debía hacer sólo por la inercia de haber estándolo haciendo hasta ahora y, en segundo lugar, porque para delegar siempre tienes que dedicar tiempo a transferir conocimientos y procesos. De cualquier manera, una vez completé este proceso, me vi felizmente más desocupado. Pero mi trabajo no terminaba ahí.

Seleccionando y potenciando tareas

Ahora que ya disponía de más tiempo era el momento de poner todo mi foco en aquellas tareas que me daban el “80%” de mis beneficios. Es decir, aquellas tareas que en un porcentaje u otro me aportaban el mayor valor en todos los ámbitos de mi trabajo.

Como la hoja de cálculo ya la tenía hecha, sólo tuve que seleccionar aquellas tareas a las que les había puesto una relevancia máxima pero que, a su vez, les dedicaba poco tiempo.

Por ejemplo: Contactar con anunciantes, 1 hora semanal, relevancia máxima.

Como normalmente los anunciantes eran los que venían a mi puerta, no dedicaba mucho tiempo a buscar nuevos anunciantes. Claro está, si mi empresa vive de los anuncios, ¿debería potenciar mucho más los acuerdos con anunciantes no? Pues eso comencé a hacer; todo el tiempo que antes dedicaba a tareas superficiales como la redacción de artículos, ahora lo dedicaba a tareas altamente importantes como la búsqueda de anunciantes. El resultado: los beneficios se multiplicaron.

Beneficios de aplicar la Ley de Pareto

Tras explicaros mi experiencia personal, veamos un resumen de los beneficios que puede conllevar la aplicación de la Ley de Pareto:

• Identificar problemas: La aplicación de la Ley de Pareto puede ayudar a identificar los problemas críticos que están obstaculizando el progreso del proyecto. Al centrarnos en los aspectos clave, se pueden abordar estos problemas de manera más efectiva y resolverlos con mayor rapidez.
• Maximizar la eficiencia: Al centrarnos en los objetivos que proporcionan un mayor valor, podremos minimizar los recursos y el tiempo que necesitamos para lograrlos. Esto ayudará a mejorar la eficiencia del equipo y maximizar la productividad.
• Mejora de la toma de decisiones: Al centrarnos en los objetivos se pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas y esto hará que podamos minimizar los riesgos y maximizar las oportunidades.
• Priorizar: Ayuda a identificar las prioridades adecuadas, lo que permitirá al equipo enfocarse en los aspectos más relevantes del proyecto. Esto aumentará el impacto del proyecto y reducirá el tiempo necesario para completarlo.
• Aumentar la satisfacción del cliente: Por último, la Ley de Pareto también nos puede ayudar a enfocarnos en los aspectos más importantes del proyecto que son cruciales para la satisfacción del cliente. Al asegurarnos de cumplir con estos objetivos, podremos aumentar la satisfacción del cliente y mejorar la reputación del equipo.

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