Social Media Policy: el código de conducta para empleados en redes sociales

Con el auge de la tecnología y sus posibilidades sociales surge en millones de empresas la eterna pregunta ¿permitir o prohibir el uso de redes sociales en el trabajo? Esta dicotomía refleja cada vez más la actual situación de los trabajadores de una empresa en el ámbito tecnológico.

El mayor obstáculo que suelen encontrar las empresas para permitir utilizar estos medios a sus empleados se basa principalmente en la productividad o, mejor dicho, en la no-productividad. Muchas de estas empresas opinan que utilizar las redes sociales en el trabajo perjudica el rendimiento de sus trabajadores, sin embargo y según un informe de Evolv, estudios recientes revelan que los trabajadores que incluyen el uso de redes sociales en su jornada laboral presentan un rendimiento mayor a los que no lo hacen, y más concretamente aumentaron su número de ventas.

Con unos resultados tan positivos, ¿por qué un gran número de empresas se resisten a implementar dichas redes en el ámbito laboral? En Posizionate Social Media Marketing creemos firmemente que el desconocimiento puede perjudicar gravemente la evolución de una empresa, llegando a provocar precisamente el efecto que querían evitar introduciendo dichos cambios.

Cabe destacar que otro de los inconvenientes que suelen tener en cuenta las empresas es el miedo a verse perjudicados por publicaciones o comentarios de sus propios empleados. Es por ello que todo negocio dispuesto a facilitar estas prácticas debe contar con un manual de uso y de buena praxis.

Cómo involucrar a los empleados en la estrategia de Social Media de la empresa

Lo primero que debe hacer una empresa para ayudar a sus empleados en el uso de redes sociales es:

1. Transmitir a los empleados los nuevos cambios: principalmente y para una buena implementación en redes sociales hay que informar y transmitir a los empleados la necesidad de dichos cambios. Deben ser conscientes de la importancia que supone tener presencia en estos medios y de lo que eso conlleva, y deben conocer los valores que la empresa está queriendo transmitir a través de ellos. De poco o nada sirve que un trabajador no esté en consonancia con su empresa en este sentido.
2. Formarlos: no es necesario que sean expertos, para eso ya existe el perfil del Community Manager, pero sí deben conocer la netiquette de las diferentes redes que van a utilizar y cómo actuar en situaciones concretas. El responsable de la empresa tiene que comunicar al resto del equipo cuáles son los ideales que buscan transmitir al resto del mundo.

Una vez los empleados son conscientes de las intenciones de la empresa y de cómo funciona cada red social les tocará a ellos prepararse para lo que supone compartir información con millones de personas:

1. Identificación clara del usuario: cualquier empleado que utilice sus redes sociales y que en su perfil conste que trabaja para una marca determinada, no debe hacer comentarios en nombre de la misma sino a título personal, a menos que haya sido designado por la propia empresa para hablar por ella.
2. No revelar información confidencial: algo muy importante y que puede llegar a costar el puesto de trabajo es la revelación de información confidencial, ya sea de la propia empresa, de clientes, proveedores o compañeros de trabajo. Debemos proteger siempre la integridad de los que trabajan con nosotros. Ante la duda puedes acudir a un superior para consultarlo y asegurarte.
3. Evita los temas delicados: cualquier tema de naturaleza sensible como puede ser la religión o la política es preferible que sea evitado, ya que cualquier comentario respecto a estos asuntos puede generar controversia. Si lo haces recalca que son tus creencias y no las de la empresa y, por supuesto, sé lo más respetuoso posible para no herir la sensibilidad de nadie.
4. Piensa, luego escribe: antes de publicar nada se debe comprender que una vez se envíe no habrá vuelta atrás y puede suponer una repercusión muy grande. Aunque se borre una publicación es probable que alguien ya haya hecho una captura de pantalla del mensaje enviado y acabe dando vueltas por la red de forma permanente.
5. Transparencia en los debates: a la hora de participar en los múltiples debates que surgen en la red se debe identificar siempre con un nombre real. En ningún caso se utilizan pseudónimos para hablar sobre la empresa, esto puede generar desconfianza en los demás y verse afectada la imagen de la marca.
6. Mensajes que correspondan con los ideales de la empresa: esto es sumamente importante. Todo lo que se publique debe estar en consonancia con los principios e ideales de la empresa, en especial cuando se está identificado como trabajador de dicha empresa.
7. Buen uso del contenido: lo que se publique no debe perjudicar ni a la empresa ni a la competencia. No se deben enviar contenidos ni mensajes que puedan desprestigiar a otras empresas y en ningún caso se debe vulnerar el derecho de Copyright.

Tampoco se debe obviar el hecho de que cada vez son más los usuarios que cuentan con su propio blog y en el que se identifican como trabajadores de una empresa concreta, de forma que van exponiendo públicamente sus propios razonamientos, algo totalmente válido pero que debe ser revisado por un superior o un experto en la materia.

Aunque en este artículo se intente mostrar de forma general los principales conceptos de la política de medios de comunicación social, es preciso saber que este documento tiene que ser flexible y que puede ser modificado según la estrategia de la empresa, pero en cualquier caso los empleados deben conocer siempre de primera mano la dirección en la que se está cimentando la empresa.

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