Scrum Board: qué es y cómo hacer uno

En el mundo Scrum, todo comienza con una lista de mejoras del producto, pero para que el desarrollo ágil del producto tenga éxito, hay que transformar esa lista en un plan de sprints claro. Una representación visual del plan hace que sea fácil de organizar y actualizar, por lo que la mayoría de los equipos de Scrum utilizan un tablero Scrum. En este post te contamos qué es Scrum Board y cómo hacer uno.

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El tipo de Scrum Board que se utiliza tiene que significarlo todo para tu productividad. Tiene que ser limpio, rápido de crear y fácil de usar.

Más adelante podrás ver 10 de nuestros tableros favoritos, con partes gratuitas y de pago asequibles para usar en el desarrollo de tus proyectos. Pero antes de nada, repasemos todo lo que necesita saber para empezar. ¡Sigue leyendo más sobre qué es Scrum Board!

¿Qué es un Scrum Board?

Un Scrum Board es una instantánea visual del trabajo a realizar en equipo. No se debe confundir con los tableros Kanban, que están diseñados para el seguimiento del flujo de trabajo.

Los tableros Scrum o Scrum Boards están destinados a los equipos que planifican su trabajo en sprints: períodos de tiempo para crear un incremento de trabajo que se pueda enviar.

Elementos del Scrum Board

Como mínimo, los Scrum Boards se organizan en cuatro columnas:

Historias

Historias de usuario en el backlog del sprint actual (una lista de trabajo a realizar y experimentos a probar gestionados por el propietario del producto del equipo).

Estos elementos del backlog se escriben como experiencias de los usuarios con el producto: «yo como usuario quiero una cosa para este beneficio», por ejemplo.

To Do

Son subtareas de historias cuyo trabajo aún no ha comenzado. Se muestran como tarjetas o notas adhesivas e incluyen detalles importantes como los propietarios y las fechas de entrega.

In progress

Se trata de subtareas en las que el equipo está trabajando actualmente.

Done

Son las subtareas completadas, eliminadas del tablero al final del sprint.

Los equipos de Scrum más experimentados pueden incluir algunos detalles adicionales en el tablero, por ejemplo:

• Objetivo del sprint: A veces es útil para empezar a mantener la planificación bien enfocada.
• Gráficos de Burndown: El número total de horas del sprint esperadas contra las horas reales trabajadas. Ayuda a identificar la eficiencia del sprint y a hacer proyecciones.
• Verificar: Una columna adicional para las tareas que implican pruebas. Las tarjetas de prueba indican cómo se probará la tarea y se dejan para que el propietario del producto las revise.

¿Qué ocurre si no se utiliza una tabla en absoluto? Una simple lista de tareas pendientes no indica el progreso. Por eso, el Scrum Board necesita más contexto: agrupar las tareas por prioridad, mantener un registro actualizado de su estado y dejar claras las responsabilidades y los plazos.

Recuerda que los Scrum Boards hacen precisamente eso. Sirven como una única fuente de verdad que ayuda a construir la transparencia y la responsabilidad entre los equipos y todas las partes interesadas, asegurando que ninguna idea o elemento de acción se pase por alto.

No es necesario ser un desarrollador de software para utilizar uno. Los equipos de todo tipo los encuentran útiles para planificar proyectos complejos.

Cómo funciona un Scrum Board

• Antes de empezar, el equipo prioriza los elementos del backlog del producto (la lista completa de ideas del propietario del producto) y los traslada al backlog del sprint (la lista de elementos seleccionados que el equipo estima que puede completar en el sprint). Reencuadrar los elementos como historias ayuda a desvincular las principales prioridades del backlog del producto.
• El equipo divide las historias en tareas individuales. Cualquier tarea que sea demasiado grande debe dividirse en pasos. Todas las tareas comienzan en la columna de tareas de más a la izquierda.
• A medida que avanza el sprint, las tareas se desplazan de izquierda a derecha. El equipo actualiza el tablero, añadiendo nuevas tareas según sea necesario, durante las reuniones diarias de scrum. El propietario del producto revisa el progreso según sea necesario.
• Cuando alguien lleva una tarea hasta la línea de meta, vuelve a la columna de la izquierda para elegir la siguiente tarea en la que trabajar. Al final del sprint, todas las tareas de todas las historias deben estar en la columna Done. (Si no es así, el sprint se considera fallido).
• Por último, el equipo celebra una reunión retrospectiva para analizar la eficacia de las tareas y el éxito del sprint en general. A continuación, se restablece el tablero para dar una buena sensación de cierre.

El Scrum Master puede ser el encargado de crear y mantener el tablero, pero no debería actuar como guardián. Todos los miembros del equipo deben ser capaces de acceder y actualizarlo.

Eso es algo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el tipo de tablero: una solución de software o uno propio. Pero hay más cosas que considerar, empezando por si el tablero se aloja digitalmente o físicamente. Aquí tienes una rápida comparación para ayudarte a decidir antes de consultar las 10 mejores opciones.

Elección de un tablero Scrum: Físico vs digital

Ninguna de las dos opciones es la mejor: todo depende del equipo. Por ejemplo, un tablero físico simple también podría ser más intuitivo para los principiantes, mientras que una herramienta digital rica en características podría tener más sentido para los equipos técnicos o de ritmo rápido.

El primer paso en Scrum debería ser aislar las necesidades, los puntos fuertes y los puntos débiles del equipo para poder decidir la mejor manera de organizar el trabajo.

Herramientas y plantillas para Scrum Boards

Aquí hay una buena mezcla de herramientas de software, plantillas y formatos favoritos para los tableros de Scrum.

Software Jira

Coste: A partir de 10 $/mes. Prueba gratis durante 7 días.

Jira Software es la solución de facto para el desarrollo ágil de software, ya que puede integrarse con herramientas para desarrolladores como Confluence y Bitbucket.

Incluye pestañas para el tablero (el sprint individual), el estado de la liberación (para el seguimiento de las diferentes versiones), y los informes de todos los KPIs clave de Scrum como burndown y la velocidad.

También tiene capacidades de planificación de Sprint como la estimación de historias y el ajuste del alcance.

Trello

Coste: Gratis. Los planes de pago comienzan en $9.99/mes.

Trello fue diseñado para ser un tablero Kanban, pero se puede ajustar fácilmente para Scrum porque se construye el tablero desde cero.

A menos que utilices una de sus prácticas plantillas. Lo bueno de usar Trello para Scrum es que anima a dividir las tareas en etapas granulares con características como listas de control y etiquetas. Si quieres ir más allá, puedes utilizar Power-Ups ágiles como el póker de planificación, una técnica de planificación ágil. Un Power-Up incluido en el plan gratuito.

Asana

Coste: A partir de 9,99 $/mes. Prueba gratis durante 30 días.

Asana, una completa herramienta de gestión de proyectos, incluye plantillas para equipos Scrum. La herramienta facilita especialmente la priorización de tareas (con votaciones), la colaboración (con conversaciones y documentos adjuntos) y el estar al día (con notificaciones y actualizaciones diarias).

Una gran opción para centralizar las tareas y las comunicaciones en un solo lugar. También puedes guardar tus propias plantillas y añadir campos personalizados como la prioridad y el coste para mantener los proyectos centrados y dentro del presupuesto.

Airtable

Coste: Gratis. Los planes de pago comienzan a partir de 10 dólares al mes.

Al igual que Asana, Airtable incluye plantillas dedicadas a la planificación de Scrum y flujos de trabajo ágiles. Esta, por ejemplo, incluye todo lo esencial, además de múltiples vistas y un resumen de costes. Nada innovador, pero si ya eres un usuario de Airtable y quieres mantener todo en un solo lugar, esta opción tiene sentido.

Monday.com

Coste: A partir de 25$/mes para 5 usuarios. Prueba gratis durante 15 días.

Monday.com es una herramienta de productividad. También es similar a Asana, pero mientras Asana establece los proyectos en una línea de tiempo, Monday.com organiza el trabajo en un formato similar a una hoja de cálculo y también incluye la planificación de sprints, su plantilla por defecto. También puedes importar datos de otras herramientas como Trello, Excel o Basecamp.

Bitrix24

Coste: Gratis para hasta 12 personas.

Bitrix24 es tu solución si te centras en el trabajo de los clientes. Para una solución gratuita, integra un CRM intuitivo, además de la posibilidad de invitar a los clientes a comprobar el progreso, e incluso el propio servidor de archivos para organizar proyectos con muchos documentos.

Al igual que Monday.com, incluye el seguimiento del tiempo, algo que no se ha visto en ninguna otra herramienta gratuita.

Sólo sirve para equipos pequeños. Con más de 12 tendrás que contratar el plan de Usuarios Ilimitados a un precio relativamente alto, de 99 dólares al mes.

Zoho Sprints

Coste: A partir de 10 $/mes. Pruebe gratis durante 15 días.

Zoho Sprints es una herramienta de gestión de proyectos ágiles que forma parte de la suite de software de productividad de Zoho. Al igual que Jira, incluye pestañas para el backlog, el tablero y los análisis relacionados con Scrum.

Lo que lo diferencia es su función de hoja de horas, que proporciona de tiempo y hace un seguimiento de las horas facturables. También puedes programar reuniones retrospectivas desde la aplicación.

Apa

Coste: Gratis.

Las personalizaciones pueden ayudar o perjudicar dependiendo del equipo. Si el tuyo prefiere mantener las cosas simples, Apa es la herramienta perfecta.

Su objetivo es simplificar las cosaspara los equipos de Scrum: sólo tienes que crear columnas, arrastrar y soltar widgets alrededor. Además de la amplia gama de gráficos que puedes utilizar para esto último (gráficos burndown, diagramas de flujo acumulativo, diagramas de tiempo de plomo/ciclo, etc), básicamente tiene la funcionalidad mínima viable necesaria para gestionar todo de manera eficiente.

Una pizarra virtual

Coste: Gratis.

Dejando a un lado las herramientas digitales, generalmente son mejores para los equipos remotos o expertos, como he dicho antes. ¿Pero qué pasa si eres un equipo remoto que quiere mantener las cosas simples? He aquí la pizarra virtual.

Scrumblr es una buena opción. Sin florituras, de uso gratuito. Y no es necesario registrarse. Puedes añadir y editar un número ilimitado de columnas, publicar pegatinas en tres colores y añadir etiquetas de colores adicionales para obtener más información visual.

Cómo sacar el máximo partido al Scrum Board

Una vez has entendido qué es exactamente el Scrum Board, te compartimos unas recomendaciones sobre cómo utilizar de forma adecuada estos tableros.

Crea tareas detalladas

Las tareas que se asignan en los tableros normalmente deben realizarse y asignarse solo a un miembro del equipo, de forma que los empleados piensen que su compañero la acabará ejecutando y al final no se complete.

Además, las tarea deben estar claramente definidas y si es necesario preguntar sobre los resultados esperados de la tarea que se ha asignado, para evitar confusiones.

Estas tareas se deben asignar durante la reunión de planificación del sprint, de forma que nos permita evitar atascarlos en procesos innecesarios.

Limita el tablero con tareas importantes

No sobrecargues el tablero con tareas poco relevantes, de manera que puedas mantener al equipo enfocado en su especialidad y en la consecución de los objetivos de la empresa. También es importante que te asegures de que el equipo tenga una proporción de trabajo adecuada a su jornada laboral.

Si los empleados perciben que tienen muchas tareas asignadas es probable que no sepan cuál es prioritaria y que acaben agobiándose.

Asigna las tareas y recursos de forma adecuada

Aquí es donde entra en juego el papel del Scrum Master. El Scrum Master debe facilitar al máximo todo lo relacionado con procesos y proyectos scrum. Estos profesionales ayudan al equipo a optimizar su flujo de entrega. No solo eso, también deben programar los recursos, ya sean humanos o logísticos, ya que cuando el Scrum Master asigna estos recursos correctamente, el sprint se desarrollará de manera más eficiente y efectiva.

Ceremonias Scrum eficientes

No es ninguna sorpresa que la comunicación es la herramienta clave del éxito de cualquier empresa, al igual que la organización. Las ceremonias Scrum son básicas para que los equipos puedan avanzar en sus proyectos. Estas deben ser cortas y focalizadas en responder a 3 preguntas: ¿Qué hicimos ayer? ¿Qué planeamos hacer hoy? ¿Hay algo que nos detenga? A partir de aquí, planificar los tableros Scrum es muy sencillo.

Si ya te ha quedado claro qué es un Scrum Board, ¡comenta y comparte!

Además, si te estás planteando dar el salto hacia la gestión de proyectos con metodologías agile, apúntate al Master en Project Management donde aprenderás los métodos ágiles y los nuevos modelos de organización y gestión que están llevando al éxito a las empresas que dominan el mercado actual.

Si quieres saber más sobre nuestro Master, te dejamos aquí este vídeo en el que podrás ver más información. ¡Que lo disfrutes!