¿Cómo aplicar la transformación digital en los departamentos de RRHH?

En todo proceso de transformación empresarial, como es el caso de la transformación digital, la clave del éxito no radica en la tecnología sino en las personas. Impulsar la digitalización y la transformación con la tecnología en el centro y dejar atrás a las personas solo nos puede llevar al fracaso, dado que son éstas las que sustentan cualquier metodología con sus valores y principios, y las que generan valor para los clientes con su creatividad y capacidad de comunicación. Hoy te explico el papel fundamental de la Transformación Digital en el departamento de RRHH de cualquier empresa. ¡Empezamos!

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En qué consiste la transformación digital de RRHH

En un entorno de elevada incertidumbre, donde el mercado cambia más rápido de lo que los procesos y estructuras de las organizaciones tradicionales permiten desarrollar nuevas soluciones, la ventaja competitiva la tendrán aquellas compañías que logren adaptarse de forma constante, iterativa e incremental a las necesidades de sus clientes. 

Para ello, es necesario llevar a cabo un proceso de transformación cultural y abordar diferentes cambios en la manera de trabajar y de relacionarnos con los clientes. Mediante la transformación digital, buscamos generar una cultura de trabajo más colaborativa, abierta, transparente y enfocada en la entrega de valor que los modelos tradicionales. Pero, ¿qué papel juegan las áreas de RRHH en la transformación digital de una compañía? ¿por qué es importante agilizar estas áreas?

Ventajas de la transformación digital de RRHH

Una organización digital puede responder más rápida y eficazmente a las oportunidades y amenazas (internas y externas) que se encuentran en el día a día. Del mismo modo, el área de Recursos Humanos puede obtener numerosos beneficios con la transformación. Por ejemplo:

• Aportar más valor al negocio y responder de manera más flexible a los retos a los que se enfrenta el área, como la diversidad o la escasez de talento crítico.
• Focalizarse en la experiencia del empleado en la compañía (employee experience) como principal stakeholder, generando propuestas de valor basadas en su feedback y aumentando, por tanto, el engagement de los empleados.
• En una organización digital logramos un mayor grado de colaboración, multidisciplinaridad y transversalidad de las áreas, lo que puede ser muy beneficioso para un departamento de RRHH que cada vez requiere de un enfoque más tecnológico, creativo y experimental.
• Promover el empoderamiento de los equipos, la toma de decisiones basada en evidencias y la cultura de mejora continua y aceptación del error en todos los niveles de la organización.

En una organización que ha apostado por la transformación digital, RRHH seguirá llevando a cabo las mismas funciones que en una organización tradicional; incorporación de talento, desarrollo, compensación, RRLL, etc. pero de una manera en la que podamos responder más rápido a las necesidades de la compañía y poniendo foco en la aportación de valor. Dado que contaremos con feedback constante de nuestros stakeholders y trabajaremos alineados con valores como la transparencia y la colaboración.

Además, estas funciones cambian también su enfoque en una organización digital, poniendo el foco en las personas.

Recursos Humanos como palanca de la transformación cultural

El área de RRHH es clave en un proceso de transformación digital de toda la compañía por los siguientes motivos:

Adquirir nuevos hábitos

La transformación cultural implica abandonar viejos hábitos y adquirir otros nuevos. Este cambio de mindset y adopción de nuevos hábitos deben ser reforzados como parte de la gestión del cambio, recompensando los nuevos comportamientos y valores. Impulsar la transformación cultural desde el área de HR puede ser clave a la hora de gestionar el cambio con éxito en la organización y hacer que la transformación sea sostenible en el tiempo.

Programas de reskilling

En una compañía que se transforma es necesario llevar a cabo programas de reskilling. Ofreceremos programas de mayor valor y más ajustados a las necesidades de cada momento si el área encargada de desarrollarlos trabaja de manera agile, es decir, con el empleado y el negocio en el centro.

Incorporación de perfiles T

El proceso de atracción e incorporación de talento juega también un papel fundamental en la transformación: evolucionaremos la compañía a través de la incorporación de perfiles T (especialista – generalista). Además, impulsaremos la transformación cultural incorporando talento con valores afines a la cultura que quiere adoptarse.

Si hemos vivido el proceso de transformación como área, podremos co-crear el viaje con los empleados del resto de la organización. ¿Quién mejor que el área de RRHH para impulsar esta misión?

En definitiva, la forma en que las organizaciones piensan y operan está cambiando radicalmente, y las personas están en el centro de este cambio. RRHH juega, por tanto, un papel fundamental en el proceso de transformación agile, y merece la pena para ellas aceptar el desafío, dado los múltiples beneficios que comprende esta nueva manera de trabajo para el área y para toda la organización.

Nuevas herramientas y prácticas

Además, con la transformación digital y las metodologías ágiles, las áreas de HR también podrán beneficiarse de aprender nuevas herramientas y prácticas que pueden ser muy valiosas en el área y la organización, como pueden ser:

• Retrospectivas: evento en el que un equipo inspecciona su manera de trabajar y detecta oportunidades de mejora, generando un plan de acción a corto plazo. Con las retrospectivas podemos generar una cultura de mejora continua en los equipos, en la que cualquier persona sea responsable de detectar problemas y generar soluciones que mejoren su día a día.
• Algunas prácticas de Management 3.0 como los moving motivators, que sirven para trabajar con las personas sus principales agentes motivadores y su autoconocimiento, así como para generar alineamiento entre los empleados y las áreas.
• Skill matrix y Shu Ha Ri: nuevas formas de abordar los procesos de desarrollo y aprendizaje. La skill matrix, por ejemplo, nos puede ayudar a detectar gaps de conocimiento en equipos. Así como a saber lo que los empleados quieren aprender y cómo eso encaja o no con los objetivos de la empresa.

Ejemplos de aplicar la transformación digital en RRHH

Hemos hablado de la transformación digital de RRHH desde un punto de vista para agilizar los procesos, pero veamos ejemplos de todo lo que puede suponer:

1# Portal de empleados

Es muy común que los empleados tengan dudas a menudo sobre actualizaciones de información personal, petición o revisión de días libres, declaraciones de impuestos, deducciones, etc. Estas solicitudes, si no están digitalizadas, pueden llegar a consumir mucho tiempo del equipo de RRHH.

Para evitar muchos de estos problemas, existen herramientas que brindan a los empleados acceso a ciertas funciones de recursos humanos mediante softwares.

De esta forma, los trabajadores se convierten en los responsables de su información personal y pueden acceder a sus documentos, nóminas, fichajes, etc. Esto ofrece una mejor experiencia para los empleados y para el equipo de RRHH supone una liberación de trabajo.

2# Sistemas de seguimiento de candidatos impulsados ​​por IA

Cada oferta de trabajo recibe una media de 250 solicitudes. Se calcula que solo el 12% son de candidatos suficientemente cualificados para el puesto y que la revisión de los currículums requiere alrededor de 23 horas por contratación.

Para agilizar esto, cada vez son más las empresas que apuestan por la implementación de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) impulsados por IA. En un mercado competitivo, nadie se puede dar el lujo de perder a un buen candidato. Por eso, los sistemas de seguimiento de candidatos impulsados por IA utilizan filtros preprogramados basados en keywords, skills, años de experiencia, educación, etc. para descartar a los candidatos no cualificados del proceso antes de que alguien de RRHH empiece a analizar las solicitudes.

Además de esto, estas herramientas también pueden publicar listados de trabajos en múltiples plataformas, realizar evaluaciones previas a las entrevistas, programar entrevistas, facilitar las evaluaciones de candidatos de múltiples entrevistadores y proporcionar los datos que necesitamos para evaluar el éxito de los procesos de contratación.

3# People Analytics

En tercer lugar tenemos lo conocido como People Analytics. Esta es la práctica de recopilar y aplicar datos organizacionales de personas y talento con el objetivo de mejorar los resultados comerciales.

Por ejemplo, entre otras cosas, permite a los departamentos de recursos humanos obtener conocimientos basados en datos para tomar decisiones clave en diferentes aspectos, como el de contratación. Todo con el objetivo de sacar el máximo beneficio de esta información y usarla para mejorar el rendimiento de la empresa.

Te permite:

• Analizar la rotación de empleados
• Aumentar el nivel de compromiso
• Detectar el desgaste del empleado
• Disminuir el índice de absentismo laboral
• Fomentar el engagement
• Gestión de crisis
• Mejorar el proceso de contratación

4# Chatbots de recursos humanos

Un chatbot de recursos humanos es un asistente virtual que representa al departamento. Te permite conversar con los empleados y automatizar distintas operaciones, como el reclutamiento, la incorporación o la mejora digital de la experiencia general de la plantilla.

También se puede utilizar para obtener feedback del departamento. En vez de depender de largas encuestas de fin de año, se pueden utilizar chatbots para solicitarlo de forma proactiva.

Un chatbot se puede entrenar para solicitar comentarios de forma casual mientras nos comunicamos con los empleados, almacenamos y luego analizamos la información. También pueden involucrar a los empleados y sugerir estrategias y soluciones para mejorar su vida laboral. Esto ayuda a mantener un estándar de experiencia de los empleados y mantiene informados a los departamentos necesarios con las actualizaciones adecuadas.

5# Onboarding Digital

Una incorporación cuidada de un nuevo empleado en una empresa es fundamental en cualquier proceso de empleo. Esta parte esencial de dar la bienvenida a un nuevo trabajador ayuda a presentarles la cultura de la empresa, el equipo y las metas y objetivos generales.

Si se lleva a cabo correctamente, el trabajador tendrá éxito. Sin embargo, los esquemas de incorporación mal organizados son una de las principales razones por las que muchos nuevos empleados abandonan la empresa en los primeros meses. Hoy en día, las organizaciones están recurriendo a herramientas digitales para crear y entregar su proceso de onboarding digital 100% online.

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