Qué es un workflow y cómo podemos automatizar flujos de trabajo

En el contexto de las tecnologías de la información, un workflow es la automatización de un procedimiento de trabajo en el que intervienen diferentes actores. Por ejemplo, documentos, información o tareas. Estos actores interactúan entre los participantes según un conjunto de reglas definidas con el propósito de contribuir a la consecución de un objetivo de negocio más general. En este sentido, un workflow automatiza la realización de una parte o del total de este proceso con la implicación de métodos y sistemas informáticos. Si quieres saber cómo automatizar flujos de trabajo y qué es un workflow, ¡sigue leyendo!

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¿Qué es un workflow?

Un workflow o flujo de trabajo es un sistema que gestiona procesos y tareas repetitivas. Es el mecanismo o sistema por el cual las personas y las empresas realizan su trabajo. Esto engloba desde fabricar un producto hasta proporcionar un servicio, procesar información o cualquier otra actividad que genere valor.

Dentro de la gestión de procesos de negocio se puede definir como una serie simple de tareas individuales. El workflow ayuda a simplificar y optimizar el proceso empresarial dentro de una organización. En gran medida, lo hace mediante la coordinación de interacciones entre diferentes partes interesadas o entre individuos y sistemas de información. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo enrutan las tareas al empleado apropiado en el momento adecuado, proporcionando la información pertinente y el empujón para acelerar el trabajo a lo largo del proceso general.

El concepto de workflow existe desde hace décadas y suele describirse como un proceso que mueve un documento o una tarea de un paso a otro. El objetivo principal es mejorar la velocidad, confiabilidad y estandarización de procesos comerciales complejos. Piensa en ello como un trabajo que fluye de una etapa a la siguiente, ya sea a través de un compañero, una herramienta u otro proceso. Se puede ejecutar completo solo (como escribir, editar y publicar un post de blog) o puede involucrar a varias personas (como facturar a un cliente). Normalmente viene representado en un diagrama.

Veamos un ejemplo que implique a varias personas:

• Un autónomo crea una factura y se la envía a un cliente
• El cliente envía la factura a su departamento financiero
• El departamento de finanzas aprueba la factura y procesa el pago

Y ahora un ejemplo individual:

• Escribes un post de blog
• Lo optimizas para SEO
• Compruebas que la ortografía y la gramática sean correctas
• Se publica

Origen y tipos de workflow

Al ingeniero mecánico Frederick Taylor se le atribuyen las teorías de gestión científica fundamentales hoy en día en los flujos de trabajo. En su momento, buscó aumentar la eficiencia industrial mediante el análisis empírico de los procesos de fabricación. El objetivo era reducir el desperdicio y estandarizar las mejores prácticas.

Las teorías de Taylor, junto a las de Henry Gantt (conocido por ser el creador del diagrama de Gantt), continúan siendo la base de la gestión de proyectos y de la ingeniería industrial actual. Los flujos de trabajo ayudan a planificar y monitorear proyectos de una manera metódica y lógica, lo que permite a los equipos alcanzar fechas límite e hitos importantes.

Dicho esto, existen tres tipos de workflow claves:

• Lineal: Por lo general, avanza de un paso al siguiente sin retroceder.
• Estado: Se mueve según diferentes «estados». Suele avanzar con esta referencia, pero también puede regresar al punto anterior si se precisa.
• Basado en reglas: Se procesa de acuerdo con reglas predefinidas que pueden permitir la captura de datos obligatoria, la reasignación automática de tareas u otras acciones.

Beneficios de automatizar flujos de trabajo

Cuando empleamos sistemas automatizados o estrategias analíticas formales para mejorar los flujos de trabajo en una empresa, obtendremos muchos beneficios, entre los que se incluyen:

• Eliminación de tareas aburridas y repetitivas, lo que facilita que los empleados se concentren en un trabajo más creativo y de mayor valor
• Aplicaciones, sistemas y tecnologías cognitivas avanzadas integradas
• Mejora de la toma de decisiones (volviéndose racional y coherente basada en datos)
• Reducción de los costes y los riesgos
• Procesos operativos más rápidos y eliminación de los cuellos de botella
• Mejores experiencias de cliente y más consistentes
• Seguimiento del estado de las solicitudes (completada, pendiente o en curso, etc.) en tiempo real
• Proporciona al personal recordatorios y alertas cuando las tareas vayan a caducar
• Alinear mejor las tareas y asignarlas a los miembros del personal más apropiados
• Reduce drásticamente el papeleo y los costes asociados

Cómo automatizar flujos de trabajo

El primer paso a la hora de automatizar flujos de trabajo no podía ser otro que elegir el proceso que queramos involucrar. En este sentido, recomendamos no empezar con workflows que involucren a clientes externos o que tracen todo el proceso de almacenamiento de inventario de principio a fin. Para la primera vez, elige un ámbito en el que haya poco en juego.

Una vez hayas elegido el proceso, es hora de ponerlo en marcha. A continuación, sigue la lista de verificación de workflow dividido en cuatro pasos:

1. Identifica al responsable del proceso

El responsable del proceso tendrá la autoridad para realizar los cambios pertinentes en los flujos de trabajo existentes. A medida que vayas preparando el workflow, te encontrarás con muchas situaciones que necesitarán una definición que seguramente no te hayas planteado antes. Por ejemplo, aspectos tan banales como si los días de vacaciones se actualizan el primer día del año o la fecha de inscripción.

En este sentido, el responsable del proceso deberá poder aclarar las dudas que vayan surgiendo que todavía no estén documentadas. Un efecto secundario de la automatización de procesos es que todo se vuelve mucho más definido de lo que ya estaba.

2. Ten en mente el motivo

Para que la automatización de procesos sea lo suficientemente eficiente deberás tener en cuenta el porqué en cada momento. Recuerda siempre el objetivo de su automatización a la hora de implementar cambios y añadir nuevos flujos, procesos o actores. El objetivo puede ser desde ahorrar tiempo a dinero, hacer un mejor seguimiento de los artículos, quitarle carga de trabajo a los empleados, etc. No intentes abarcar todos los ámbitos y mantén el enfoque principal en el centro.

Además, para documentarte correctamente, pregunta acerca de la historia. Es decir, infórmate sobre cómo se han gestionados estos flujos de trabajo en el pasado, si ha habido cambios y por qué. Los flujos de trabajo a menudo pueden involucrar políticas de oficina y límites departamentales, así que no hagas suposiciones.

3. Haz un diagrama

Los workflow siempre se representan en diagramas que nos dan una visión mucho más amplia y general de aquello en lo que se convertirá el proceso. Por eso, en esta tercera etapa deberás mapear el flujo que seguirán los elementos. Reflexiona acerca de si quieres flujos de trabajo paralelos, añadir tareas condicionales, etc. Eso sí, mantén un flujo de trabajo corto. Siempre podrás agregar tareas más adelante en el caso de que sea necesario. Cuanto más corto sea el workflow, más posibilidades tendrás de que sea exitoso.

Una vez tengas el diagrama, ingresa la información en tu software de gestión de flujo de trabajo. La mejor forma de demostrar la eficacia de tu automatización es compararla con la versión manual. Pregúntate cuántas personas están implicadas, cuánto tiempo suelen tardar en cada tarea, cuánto tiempo dura todo el proceso, etc. Sin datos de control claros será difícil argumentar qué está marcando una diferencia.

4. Ponlo en marcha

A la hora de ponerlo en marcha, mejor empieza por asignarte todas las tareas a ti mismo. Así evitarás molestar y hacer perder el tiempo a tus compañeros mientras se hacen pruebas. Asegúrate de que todas las rutas condicionales, ramas paralelas, números de secuencia y campos de fórmula funcionen correctamente. Puedes ejecutar varios elementos de diferentes tipos para asegurarte de que siga la ruta.

Una vez hechas las pruebas, ¡ya puedes ponerlo en marcha!

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