Qué es Work in Progress (WIP) en Kanban y cómo utilizarlo

Las metodologías ágiles se han convertido en imprescindibles en cualquier empresa y beneficiosas para todo tipo de profesionales. Una de las técnicas de gestión más populares es Kanban, que permite entender el desarrollo de proyectos mediante el impacto visual. Entre los elementos clave de esta metodología destaca el Work in Progress o WIP, un concepto simple a la par que potente para transformar por completo la productividad de un equipo. Si quieres saber como mejorar tu productividad con WIP en Kanban, no te pierdas este post.

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Qué es WIP en Kanban

WIP en Kanban es una forma de establecer la cantidad de trabajo en la que un equipo puede enfocarse a la vez. Podemos traducirlo como trabajo en proceso y se trata de una forma de mejorar la productividad y los tiempos de entrega. Work in Progress o WIP hace referencia a una medición necesaria para que los diferentes departamentos de una organización mantengan el foco y prioricen aquellos objetivos más importantes, pudiendo aplicarse a personas concretas, equipos determinados o a toda la organización.

Partiendo de la base de que Kanban trabaja con la visualización del momento presente en las organizaciones, limitar el WIP nos permitirá ser más eficaces en el día a día, evitando pérdida de tiempo de trabajo y de energía de los empleados, detectando fácilmente cuellos de botella y creando hábitos más saludables en la forma de trabajo.

Ventajas de trabajar con WIP en Kanban

Definir un Work in Progress adecuado nos permitirá obtener una mayor visualización en las tareas semanales de una organización, visibilizando el trabajo semanal que tiene un equipo por delante. Más allá de su objetivo principal, estas son las diferentes ventajas de trabajar con WIP:

• Mayor percepción por parte de los trabajadores de que forman parte de un equipo, trabajando en conjunto por la realización de tareas.

• Mejor organización y volcado de la información que permita que los trabajadores puedan distribuirse el trabajo sin que el responsable esté presente de manera constante

• Más facilidad en la identificación de problemas y en su resolución

• El hecho de trabajar con una metodología ágil como Kanba nos permitirá tener claro en qué situación se encuentra cada tarea asignada y evitar que algunas de ellas se queden paradas durante demasiado tiempo, mostrando cuellos de botella antes de que la situación se complique.

Eso sí: es importante que los miembros del equipo sean honestos con las fases en las que se encuentra cada tarea, que se utilicen métricas y que se anoten los tiempos de ejecución de cada una de ellas con el objetivo de mejorar la ejecución progresivamente.

Cómo aplicar límites WIP en tu empresa

El primer paso a la hora de trabajar con Work in Progress o WIP debería ser definir el número de personas que deben formar parte de cada etapa de trabajo, siendo esta una decisión que debería tomarse consensuadamente con todos los profesionales implicados.

Es importante establecer unos límites WIP adecuados que no provoquen que algunos miembros del equipo se queden en el banquillo al no estar realmente integrados en el procedimiento o, en caso contrario, haciendo que un equipo se encargue de excesivas tareas hasta el punto de que no logre trabajar en ellas de forma óptima y en el tiempo esperado.

Por ejemplo, si pactamos un WIP = 5 esto significa que no podríamos trabajar al mismo tiempo con más de cinco tareas y que el equipo de trabajo debe enfocarse en llevarlas a cabo cuanto antes para poder asumir nuevas tareas. Ajustar el WIP es algo que la empresa debe ir adaptando para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo, algo para lo que se debe tener en cuenta:

• El número de elementos que forman parte del trabajo

• El número de personas implicadas

• El lead time o tiempo que transcurre desde que se inicia cada proceso hasta que se completa

• El delivery rate o número de ítems de trabajo por unidad de tiempo

Buenas prácticas para trabajar con WIP

Estableciendo una cantidad máxima de trabajo lograremos optimizar equipos a medio plazo y entender lo antes posible los obstáculos que debemos considerar. Limitar el WIP nos ayudará a controlar, medir y adaptarse a las necesidades de una compañía. Para que puedas llevar a cabo este proceso de forma óptima, te damos cuatro consejos a aplicar en tu estrategia WIP:

1# Reparte las tareas individuales

Hazlo de tal forma que sea posible establecer las horas de trabajo semanales que se dedicará a ellas, asegurándote que sea el tiempo justo para que se pueda trabajar en todas ellas sin que se creen cuellos de botella.

2# Vincula el WIP a las habilidades de cada equipo

Es decir, ten en cuenta que cuando cuentes con un especialista en una tarea específica, el tiempo que se necesitará para llevarla a cabo será menor. Formar a trabajadores en procesos específicos permitirá aumentar sus capacidades, algo que afectará al flujo de trabajo de todo el equipo.

3# Ponle freno a la inactividad

Si crees que algún miembro del equipo se encuentra atascado o libre de tareas, trabaja a su lado para ayudarle a avanzar o trata de que colabore con otros compañeros en tareas adicionales.

4# No pierdas de vista la importancia de la calidad

Centrarse únicamente en la velocidad y la cantidad de tareas que se saca adelante es un error. Ponerle límites al trabajo que lleva a cabo un equipo significa apostar por la calidad de las tareas que se emprenden y por evitar la sobrecarga de trabajo. Recuerda siempre que fomentar estos valores es clave.

¿Conocías el significado de WIP y cómo puede ayudarte en tus proyectos? ¿Estás dispuesto a trabajar con esta herramienta? Cuéntanos qué te ha parecido el post en un comentario y comparte con tus seguidores en redes sociales para que pueda llegar al máximo de personas.

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