Qué es un proyecto y cómo planificarlo paso a paso

Todos sabemos que el mundo funciona a través de proyectos. Ya hablemos del desarrollo de una complicada operación médica o de planificar un estupendo cumpleaños, los proyectos nos permiten organizarnos en equipo, plantear objetivos y conseguir el resultado que tanto deseamos. Sin embargo, es fácil vernos saturados al inicio debido a que suele haber demasiadas cosas encima de la mesa y a veces resulta complicado saber por dónde empezar. Por eso, desde IEBS te traemos esta guía en la que hablamos de qué es un proyecto y cómo planificarlo desde el inicio. ¿Estás preparado? ¡Comenzamos!

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Qué es un proyecto

El punto de partida a la hora de planificar bien nuestro proyecto es entender exactamente qué es un proyecto. Si haces una búsqueda rápida en internet, podrás encontrar cientos de definiciones diferentes y válidas, pero que pueden resultar demasiado genéricas. ¡Nosotros te damos la nuestra!

Un proyecto es un conjunto de acciones que se hacen en un tiempo determinado (los proyectos tienen inicio y fin) por parte de un equipo y haciendo uso de unos recursos asignados, con el objetivo de alcanzar un objetivo inicialmente definido.

Según esta definición, verás que los proyectos no solamente están en tu vida profesional, sino que nos rodean en nuestro día a día.

¡Volvamos al ejemplo de la fiesta de cumpleaños! Cuando organizas una celebración para tu mejor amigo o amiga, estás haciendo las labores habituales de project manager. Y verás que se cumplen las condiciones que habíamos dicho anteriormente:

• Es un proyecto definido en un espacio de tiempo determinado: comienzas con la preparación del cumpleaños con varias semanas de antelación, teniendo en mente el día de entrega del proyecto: la noche del cumpleaños.
• Tienes unos recursos y un equipo asignados: en este caso cuentas con un grupo de cuatro compañeros que te ayudarán a preparar todo para el gran día, y además cuentas con 100 euros de presupuesto. Tendrás que coordinar qué hacen tus compañeros y cuánto dinero le das a cada uno para realizar cada tarea. Uno comprará el regalo con 50 euros, otro la tarta con 20 y el último las luces por 10.
• Todos trabajáis en consenso y al unísono para conseguir el objetivo final: que sea el mejor cumpleaños del mundo.

Ahora que ya entiendes qué es un proyecto y que has comprendido que vivimos rodeados de ellos, vamos a revisar otros puntos importantes para que puedas planificar desde el inicio tus proyectos.

El ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto es el camino por el que pasa un proyecto, de principio a fin. Cada fase del proyecto avanza hacia la siguiente y ayuda a crear una estructura general para el proyecto. En resumen, las principales fases del ciclo de vida del proyecto son:

• Iniciar el proyecto
• Hacer un plan
• Ejecutar el plan
• Completar tareas y cerrar el proyecto

1# Iniciar el proyecto

En esta fase tendrás que sentar las bases principales de tu proyecto. En esta etapa te ayudará mucho hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto? Es decir, quién se beneficia del cumplimiento del mismo. Estos serán tus stakeholders, y conocerlos es importante para saber cómo has de ejecutar el proyecto.
• ¿Cuáles son los objetivos que se plantea tu cliente?
• ¿Cuál es el propósito y la misión del proyecto?
• ¿Cuáles son los objetivos medibles para el equipo?
• ¿Qué está intentando mejorar el proyecto? 
• ¿En qué fecha límite se debe entregar el proyecto? 
• ¿Qué habilidades y recursos requerirá el proyecto? ¿Los tenemos dentro del equipo?
• ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Cuáles son los beneficios?

En resumen, esta etapa te permitirá sentar las bases de tu proyecto para maximizar los resultados y, sobre todo, para asegurarte de que aportas el máximo valor a tus clientes.

El entregable final de esta fase es lo que se conoce como el project charter. Un project charter es un documento que formaliza la existencia de un proyecto y empodera al director del proyecto para usar los recursos de la compañía en beneficio de su ejecución. Lo podemos entender como el acta de constitución de un proyecto. Te dejamos aquí un post completo para que entiendas a la perfección cómo elaborar este documento.

2# Hacer un plan

Ahora que ya conocemos para qué hacemos el proyecto y qué tenemos que entregar (una fiesta de cumpleaños para nuestra amiga Clara), es el momento de planificar el cómo vamos a hacerlo.

Para ello, tenemos que desarrollar un plan detallado. ¿Qué es lo que necesitaremos para conseguir el objetivo? La clave es que seas capaz de dividir el gran proyecto en pequeñas tareas para que puedas planificar cómo hacer una a una.

3# Ejecuta el proyecto

Ahora que ya sabemos el qué y el cómo, es el momento de ponerse manos a la obra. Será ahora cuando tengas que utilizar tus habilidades de project manager o gestor de proyectos y sacar adelante tareas como:

• Supervisar a tu equipo mientras completan las tareas del proyecto.
• Identificar y eliminar cualquier barrera que ralentice o impida que el equipo complete las tareas. 
• Ayudar a mantener al equipo al tanto del cronograma y las expectativas de entrega.
• Abordar las debilidades en tu proceso o examinar los lugares donde el equipo puede necesitar capacitación adicional para cumplir con los objetivos.
• Adaptarte a los cambios y conseguir que tu equipo también lo haga contigo. Recuerda que el cambio es una constante en cualquier proyecto. ¡Es clave que aprendas a adaptarte!

4# Cerrar el proyecto

Ahora que ya hemos ejecutado cada una de las fases del proyecto, tenemos que darle un cierre formal. Recuerda que el proyecto no termina con la entrega del producto final (el cumpleaños), sino que hay que hacer un pequeño análisis de qué tal ha funcionado nuestra metodología para mejorar y aprender de los errores. En esta fase:

• Identifica si se han cumplido todos los requerimientos o si quedó algo sin terminar. Si quedó algo sin terminar, trata de identificar cuál fue la razón para que no vuelva a ocurrir.
• Si lo ves procedente, documenta las lecciones que has aprendido junto a tu equipo para que la siguiente vez realices una ejecución perfecta.
• No olvides felicitar a tu equipo y tomarte un tiempo para celebrar los éxitos conseguidos. ¡Eso ayudará a que el ánimo del equipo suba y que el próximo proyecto empiece con más ilusión!

Conclusión

¡Enhorabuena por haber leído hasta el final! Ya sabes un poco más sobre la gestión de proyectos y sobre cómo ser un gran project manager. Si quieres profundizar en tus conocimientos de gestión de proyectos y metodologías ágiles, te recomendamos que te informes sobre nuestro Master en Project Management, en el que trabajaras con prestigiosos trabajadores en activo del sector y aprenderás con una metodología novedosa e innovadora.

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