Qué es un product backlog y cómo hacer uno [Guía Scrum]

A la hora de gestionar proyectos, es importante contar con una serie de técnicas que nos permitan mejorar el uso de recursos con los que nuestra empresa y nosotros mismos contamos. La gestión de proyectos y equipos se ha convertido en una de las cuestiones más importantes para alcanzar el éxito, algo a lo que están contribuyendo las metodologías ágiles, nuevos sistemas de gestión con los que adaptarse a entornos de trabajo cada vez más complejos creando el mayor valor posible. Hoy queremos hablarte de una herramienta imprescindible para optimizar recursos: el product backlog. Si quieres saber qué es un product backlog y descubrir cómo hacer uno, este es tu post.

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Qué es un product backlog

Un product backlog es una herramienta esencial para la gestión de proyectos que consiste en la elaboración de un listado de todas aquellas tareas que queremos realizar durante el desarrollo de un proyecto con el objetivo de que estas sean visibles para todo el equipo.

Gracias al uso de esta hoja de ruta, conseguiremos obtener una vista genérica de todo lo que tenemos que hacer en los próximos días, semanas, meses e incluso años para alcanzar el éxito con nuestros proyectos.

Esta lista debe ser ordenada y contar con una serie de elementos mediante los que podamos desglosar y definir cada tarea de la forma más precisa posible, añadiendo en ella detalles como descripciones, orden de realización e importancia. Estos elementos suelen varias según el ámbito de cada empresa.

El product backlog forma parte de la metodología Scrum, una forma de trabajo que permite llevar a cabo proyectos complejos en entornos dinámicos y cambiantes de forma flexible a partir de entregas parciales del producto final. Gracias al uso del product backlog conseguiremos:

• Organizar por prioridades cuáles son los elementos más importantes
• Explicar al equipo de trabajo cuáles deben ser las primeras entregas
• Realizar un seguimiento eficiente del desarrollo de un proyecto

Buenas prácticas a la hora de hacer un product backlog

Esta lista priorizada debe llevarse a cabo por el Product Owner de la compañía, expresándose mediante historias de usuario (características del producto) que tengan en el centro al cliente final y a las necesidades que cubrimos con ellas. Apunta las buenas prácticas que debes tener en mente a la hora de realizar un product backlog:

1# Redáctalo de forma clara

Lo habitual es que un product backlog desarrolle las user stories mediante breves descripciones expresadas desde la propia perspectiva del usuario.

Un ejemplo sería el siguiente: “como cliente, puedo navegar en las diferentes categorías del catálogo de la empresa para asegurarme de que en mi carro de la compra está todo lo que necesito antes de culminar el proceso”. Esto determina el primer elemento que debe incluir el product backlog: sus features o características, donde se incluyen todas las actividades tangibles que aporten valor al producto.

2# Trabaja con entradas

Un product backlog debe dividirse en una serie de entradas que agreguen valor al cliente y que se prioricen en función de la importancia para el cliente, su tamaño o la dificultad, situándose según su importancia más arriba o abajo del listado. Así, los más importantes deberían contar con un mayor nivel de detalle para poder afrontarse cuanto antes. Las tareas de bajo nivel, por otra parte, deben excluirse de este documento. Además, el product backlog debe incluir los bugs o errores que se vayan encontrando en el desarrollo del producto.

3# Incluye el trabajo técnico y el conocimiento necesario

Es probable que el equipo deba llevar a cabo un trabajo técnico con el objetivo de sacar adelante el proyecto. Nos referimos a las acciones puntuales que deban desarrollarse para realizar cualquier tarea de desarrollo. Por ejemplo, la actualización de los sistemas operativos o el trabajo colectivo con un software específico.

Además, debe incluir la adquisición de conocimientos precisa para desarrollar el producto, incluyendo las necesidades de conocimiento que debe adquirir el equipo para realizar su trabajo de la forma más eficiente.

4# Ten en cuenta sus principios

Según uno de los fundadores de Scrum Alliance, Mike Cohn, debemos tener en cuenta cuatro etapas a la hora de llevar a cabo un product backlog, yendo de la necesaria definición de requisitos del producto a su priorización por categorías, pasando por su evolución constante y por la estimación del valor aproximado de su esfuerzo y del valor del proyecto en la compañía.

5# Potencia su actualización

Esta lista debe estar viva, entendiendo con esto que hablamos de un proceso dinámico que debe ir evolucionando según lo vaya haciendo el propio proyecto y su equipo. Aunque las grandes decisiones recaerán en manos del Product Owner encargado, todo el equipo implicado en el proyecto puede enriquecer esta herramienta con propuestas, dejando siempre claro que hablamos de un proceso abierto y en constante cambio que debe estimularse.

Cómo hacer un product backlog

Nuestra recomendación es que dividas el desarrollo de tu proyecto en diferentes etapas a superar con el objetivo de que tu proyecto no parezca un reto imposible y que te puedas centrar en actividades más pequeñas que te lleven hacia el cumplimiento general del proyecto. De esta forma, el equipo trabajará con mayor motivación. Esta división en diferentes etapas (sprints) puede estimarse en entregas cada semana o mes.

Crea tu propio backlog en una hoja de cálculo tipo Excel y organiza las tareas que el equipo debe desarrollar durante un periodo determinado de tiempo. Además de tener en cuenta las buenas prácticas que hemos enumerado con anterioridad, te aconsejamos que el documento incluya:

• Historia de usuario
• Tareas relacionadas con cada historia
• Estimación de días dedicados para cada tarea
• Departamentos o personas implicadas en cada tarea
• Importancia del proceso
• Estado de realización
• Elementos a tener en cuenta en cada tarea
• Estado de aprobación

Programas para gestionar proyectos

La gestión ágil de proyectos ha supuesto un antes y un después en la organización de equipos dentro de las empresas como respuesta a un mercado cada vez más exigente en el que las compañías deben ofrecer un servicio óptimo en el menor tiempo posible.

A la hora de dar el salto a la gestión ágil de proyectos, es imprescindible dedicar un tiempo a la investigación de aquellas herramientas que puedan convertirse en nuestro mejor aliado a la hora de dinamizar y rentabilizar nuestros proyectos.

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