¿Qué es la retrospectiva agile y cómo hacer un equipo más ágil?

El manifiesto agile dice que un equipo debe planificar y encontrar la forma de aumentar la calidad y ser más eficaz. En este sentido, se pueden utilizar las retrospectivas ágiles para adaptar la manera de trabajar pero, a veces, los equipos tienen dificultades para descubrir qué es una retrospectiva agile y no entienden por qué deben hacerlo. La mejora continua es uno de los valores principales de la gestión ágil de proyectos y, para conseguirlo, las retrospectivas son un punto de adaptación en nuestros procesos. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!

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¿Qué es una retrospectiva agile?

Una retrospectiva agile, o sprint retrospective, como le llaman en la Guía de Scrum, es la práctica en la que los equipos reflexionan sobre su forma de trabajar para promover una mejora continua en lo que hacen.

Todo el equipo acude a la reunión de retrospección donde reflexionan acerca del sprint (la iteración) que han llevado a cabo. A partir de aquí deciden qué y cómo quieren adaptar este proceso para mejorar. Las acciones que salgan en esta reunión serán comunicadas y puestas en marcha en el siguiente proyecto. Esto convierte a la retrospectiva agile en una forma eficaz de realizar mejoras en los procesos cortos.

El «moderador» de estos encuentros, que suele ser el Scrum Master, tiene una serie de herramientas y técnicas de retrospección y está capacitado para elegir la más efectiva. Algunas de estas técnicas son hacer las preguntas adecuadas o realizar juegos de autoevaluación ágil centrados en la solución y las fortalezas de cada uno. De hecho, para asegurarse de que estas acciones de mejoras se realizan, suele hacerse un seguimiento describiendo quién debe hacer qué y por qué razones. Cada reunión de retrospectiva comienza evaluando si esto se ha llevado a cabo y si están terminadas las acciones en las que se quedó.

Durante la retrospectiva agile el equipo analiza los siguientes aspectos:

• ¿Qué ha salido bien en el Sprint anterior?
• ¿Qué problemas tuvimos?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué se puede mejorar?
• ¿A qué mejora nos comprometemos para el próximo Sprint?

Es decir, el objetivo es analizar cómo fue la última iteración, cómo trabajamos, qué problemas tuvimos, qué cosas funcionaron bien y cuáles no.

¿Por qué son importantes las retrospectivas agile?

Respecto a por qué es importante llevar a cabo las retrospectivas agile, podríamos resumirlo en que lo imposible es hacer siempre las mismas cosas y esperar resultados diferentes. Si lo que queremos es resolver los problemas de la empresa y ofrecer un valor añadido a nuestros clientes tenemos que empezar por cambiar la forma en la que trabajamos.

Uno de sus beneficios es que le dan más poder al equipo. Como estos se sienten empoderados habrá poca resistencia a la hora de hacer los cambios que se necesiten. De la mano de esta, otra de las ventajas es que las acciones que se acuerdan en una retrospectiva se realizan por los mismos miembros del equipo. Es decir, no hay traspaso. El equipo analiza qué ha pasado, define las acciones a poner en marcha y las llevan a cabo. Esto es mucho más efectivo y más rápido y económico. Estas ventajas hacen que las retrospectivas agile sean una de las mejores formas de implantar mejoras y explican por qué son unos de los factores de éxito para usar scrum.

Esquema de una retrospectiva

Se puede utilizar un esquema como el siguiente como estructura de la reunión para no perder el hilo:

• Apertura: En esta primera parte el objetivo es preparar el escenario y romper el hielo. Mediante preguntas, juegos o dinámicas, se anima a los integrantes del equipo para empezar a guiar la retrospectiva hacia el tema que queramos. La duración de esta parte deberá ser de unos cinco minutos.
• Recopilar datos: En esta segunda parte el moderador deberá intentar hacer un resumen sobre la última reunión y si se han conseguido o no los objetivos que se habían propuesto los miembros del equipo en la última retrospectiva. La duración de esta parte deberá ser de unos diez minutos.
• Genera insights: ¿Qué queremos evitar? ¿Qué riesgos hay? ¿Qué objetivos nos marcaremos? Se trata de intentar generar expectativas en la siguiente iteración teniendo en cuenta los resultados anteriores. La duración de esta parte deberá ser de unos diez minutos.
• Decidir las acciones: Ya tenemos los problemas y los puntos de mejora pero, ¿cómo podemos mejorarlos? ¿Qué acciones podemos llevara a cabo? Deberán ser acciones concretas que un miembro del equipo pueda realizar en una fecha determinada. La duración de esta parte deberá ser de unos quince minutos.
• Cierre de la retrospectiva: El objetivo de este último punto, como indica el nombre, es hacer un cierre resumiendo todos los puntos y haciendo que el equipo se vaya motivado y con ganas para afrontar el próximo sprint. La duración de esta parte deberá ser de unos cinco minutos.

Como resultados de una retrospectiva, podemos encontrar un plan de acciones de mejora, nuevas best practices, acuerdos de equipo actualizados e impedimentos para escalar.

La frecuencia es clave

En cuanto a la frecuencia con la que se deben hacer retrospectivas, cualquier lanzamiento o proyecto importante merece una y debe realizarse durante la semana posterior al inicio del proyecto, pues sino pueden olvidarse detalles importantes. Sin embargo, las retrospectivas pueden hacerse con más frecuencia, por ejemplo, para lanzamientos menores o incluso en reuniones diarias o semanales.

Hay que tener en cuenta que las retrospectivas son una herramienta invaluable para mejorar la dinámica, los procesos y la productividad de los equipos. Pueden ser una gran forma de elogiar a los miembros del equipo, así como para quejarse cuando las cosas no han salido positivamente. La clave está en convertir esta reunión en acciones para el futuro y no solo en quejarse.

Cuanta más frecuencia, mejor, ya que los participantes pueden no sentirse suficientemente cómodos al principio para soltar comentarios honestos. Repetir el proceso con regularidad generará familiaridad y rutina, lo que supondrá una mayor aceptación. Los moderadores deben fomentar la veracidad y la transparencia reforzando la percepción de «espacio seguro» y siendo autocríticos frente a los demás.

Problemas más comunes

De hecho, entre los problemas que nos podemos encontrar con este formato y que hay que tratar de evitar a toda costa son:

• Siempre hay personas con más capacidad de comunicación que otras. Hay que animar a que hablen todos por igual.
• Pueden haber temas delicados que no lleguen a tratarse por miedo, los temas conflictivos hay que saber afrontarlos.
• Evitar las reuniones repetitivas de las que se extraen siempre los mismos resultados.
• Pueden darse momentos de tensión y esto puede acabar en desmotivación o en una situación incómoda
• Es común ese sentimiento de pérdida de tiempo. Los objetivos y los puntos a tratar deben estar trabajados y cuidados para no salirse del hilo.

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