¿Qué es PMO en gestión de proyectos?

La gestión de proyectos requiere un enfoque sistemático para planificar, ejecutar y controlar los proyectos de manera efectiva. La Gestión de la Oficina de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) proporciona estructura y soporte para asegurar que los proyectos se entreguen dentro del presupuesto, plazo y alcance definido. En este artículo, exploramos qué es PMO en gestión de proyectos y por qué deberías considerar formarte.

Te puede interesar: Master in Project Management

¿Qué es PMO?

PMO o Project Management Office es una entidad dentro de una organización que se encarga de fortalecer y mejorar la gestión de proyectos.

El objetivo principal de una PMO es estandarizar los procedimientos mediante los cuales una organización lleva a cabo sus proyectos. A través de la estandarización, los diversos equipos de proyecto pueden aplicar métodos confiables para producir resultados consistentes relacionados con el proyecto. 

Funciones del Project Management Officer

Las funciones de la oficina de gestión de proyectos pueden variar según la organización y la industria, pero en general, su mayor responsabilidad es asegurarse de que se sigan los procesos y se apliquen los estándares adecuados para mejorar la eficiencia y la efectividad del proyecto.

• Un PMO supervisa y proporciona orientación en áreas como la planificación y programación del proyecto, el control del presupuesto, el seguimiento y la presentación de informes del estado del proyecto, la gestión de riesgos y problemas, la gestión de cambios y la gestión de recursos humanos.
• Administrar los recursos del proyecto y resolver problemas relacionados con los recursos
• Creación y actualización de procesos y políticas de gestión de proyectos
• La identificación de mejores prácticas, la gestión de la cartera de proyectos y la colaboración con otros equipos y departamentos de la organización.
  

La Project Management Office suele ser un grupo de alto rango, ubicado por debajo de los principales responsables de la toma de decisiones de la organización, hecho que les permite transmitir información importante del proyecto a la alta dirección y las necesidades de la alta dirección al personal que trabaja en los proyectos.

Tipos de PMO

Existen tres tipos de PMO en función del grado de control y autoridad que tiene sobre los proyectos de la organización:

1- PMO de soporte

Una PMO de soporte recopila y almacena todos los proyectos de una organización y brinda apoyo según sea necesario.

Ejerce poco control sobre los diversos proyectos, desempeñando un papel más de consultoría que garantiza que los equipos sigan las mejores prácticas y tengan el conocimiento que necesitan para mantenerse en el camino. También es útil para transmitir consejos sobre cómo proceder con nuevos proyectos en función de la información obtenida de proyectos anteriores.

2- PMO de control

Una PMO controlador cumple la misma función consultiva que una PMO de apoyo, pero tiene la autoridad para obligar a los equipos a seguir las prácticas organizacionales, como el uso de herramientas de project management y la adherencia a metodologías específicas. Una PMO de control ejerce un nivel moderado de control sobre los proyectos de una organización.

3- PMO directiva

Una Project Management Office directiva puede dirigir completamente los proyectos de una organización, ejerciendo un alto nivel de control gerencial.

Asigna gerentes de proyecto a los proyectos, recibe informes de estos gerentes y es responsable de los resultados de cada proyecto. Al funcionar como la autoridad centralizada de proyectos de una organización, una PMO directiva puede ayudar a garantizar la coherencia en toda la empresa.

¿Cómo escoger el tipo de PMO adecuado para tu proyecto?

Para escoger el tipo adecuado de Oficina de Gestión de Proyectos, es necesario tener en cuenta varios factores.

• Considerar el tamaño y complejidad del proyecto: Un proyecto grande y complejo necesitará una PMO más completa y estructurada que un proyecto pequeño y simple.
• Tener en cuenta la cultura de la organización y la madurez de la gestión de proyectos en la misma. Si la organización tiene una cultura sólida y ya cuenta con procesos y herramientas establecidos, una PMO de mayor nivel puede ser adecuada.
• Nivel de autonomía: Si se desea que los equipos de proyecto tengan un alto nivel de libertad para tomar decisiones, entonces una PMO más básica puede ser suficiente.
• Tener en cuenta el presupuesto: Una PMO de mayor nivel requerirá más recursos y puede ser más costosa de implementar y mantener que una PMO más básica.
  

En resumen, la selección del tipo correcto de PMO dependerá de factores como el tamaño y complejidad del proyecto, la cultura de la organización y la madurez de la gestión de proyectos, el nivel de autonomía requerido y el presupuesto disponible. Cualquiera que sea el tipo de PMO seleccionado, lo importante es que apoye la gestión efectiva del proyecto y conduzca a mejores resultados en general.

5 Beneficios del Project Management Office

Implementar una oficina de gestión de proyectos (PMO) en tu empresa puede ser un proceso transformador. A continuación, te presentamos algunos beneficios claves que se pueden obtener al implementar una PMO en tu empresa:

1- Estandarización

La estandarización puede ayudar a establecer reglas sobre cómo deben completar una tarea. Por ejemplo, dos gerentes de proyectos separados pueden tener diferentes expectativas para escribir informes, pero la estandarización puede garantizar que cada informe incluya el mismo formato, tipos de detalles y más. Esto también puede ayudar a la alta gerencia a comparar el desempeño entre los gerentes de proyecto al establecer una modelo de referencia.

2- Resultados de calidad y precisos

Al garantizar que se utilizan los mismos procesos y herramientas, una PMO puede ayudar a garantizar que se sigan las mejores prácticas en toda la empresa. Esto puede mejorar la calidad del trabajo producido y a su vez puede mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la capacidad de la empresa para competir en el mercado.

3- Fomenta la colaboración

Una PMO es un departamento dedicado a la gestión de proyectos, por lo que está en una excelente posición para fomentar la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo del proyecto. Esto puede ayudar a mejorar la productividad y a reducir los conflictos en el equipo.

4- Facilita la toma de decisiones

Al tener una Project Management Office que sirva como fuente centralizada de información sobre todos los proyectos en la empresa, los líderes pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas. Esto puede aumentar la capacidad de la empresa para responder rápidamente a las oportunidades y amenazas del mercado.

5- Alineación con los objetivos de la organización

Una de las funciones de una PMO es determinar si un proyecto se alinea con los objetivos a largo plazo de la organización. Si la PMO ve que la finalización de un proyecto en particular puede no hacer avanzar a la organización hacia sus objetivos, puede cancelar el proyecto para redirigir el tiempo, el dinero y los recursos a otros proyectos que estén mejor alineados. De esta forma, la PMO ayuda a que las actividades de la organización siempre agreguen valor.

Si estas interesado en la gestión de proyectos y deseas conocer más sobre PMO, puedes considerar nuestro Master in Project Management que te proporcionará la oportunidad de conocer y formarte en las metodologías y herramientas para la gestión de proyectos.

Además, podrás desarrollar habilidades de liderazgo y gestión de equipos, conocer los marcos de trabajo, modelos y mejores prácticas de la gestión de proyectos y entender cómo agregar valor a tu empresa. ¡Te esperamos!