Qué es PMBOK y cómo usarlo en gestión de proyectos

¿Alguna vez te has preguntado cómo las empresas logran llevar a cabo proyectos exitosos y cumplir con los objetivos establecidos? ¡La clave está en PMBOK! Un conjunto de normas y buenas prácticas para la gestión de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI) del que hablaremos en este artículo para que puedas implementar en tu empresa. ¿Te interesa? ¡Sigue leyendo!

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¿Qué es PMBOK?

PMBOK o Project Management Body of Knowledge es una guía realizada por el PMI con el fin de que los Project Managers puedan tener a mano las principales directrices, buenas prácticas y conceptos fundamentales de la gestión de proyectos. PMBOK se basa en la experiencia de miles de profesionales de la gestión de proyectos de todo el mundo y se actualiza periódicamente para reflejar los cambios en la industria.

Los orígenes de PMBOK se remontan a 1969, cuando se fundó PMI con el objetivo de proporcionar un foro para que los profesionales compartieran información y discutieran los problemas encontrados en el campo de la gestión de proyectos. Actualmente, el propósito es permitir que las organizaciones estandaricen las prácticas de gestión de proyectos en todos los departamentos de tal forma que si cambian de empresa, puedan seguir aplicando las mismas metodologías de forma ordenada y segura.

La última edición de esta guía (PMBOK 7) fue publicada en 2021 y contempla enfoques de metodologías ágiles y modelos enfocados en la gestión del cambio.

PMBOK no es una metodología

A menudo, PMBOK se clasifica como una metodología. Sin embargo, la guía PMBOK no ofrece enfoques distintos para cada tipo de proyecto, es solo un compendio de buenas prácticas, con parametrizaciones generales que deben ser adaptados a cada proyecto específico. Es decir, los gerentes seleccionan lo que necesitan para sus respectivas empresas, equipos y proyectos en vez de seguir un método concreto.

¿Cómo se aplica PMBOK en la gestión de proyectos?

PMBOK proporciona una descripción general detallada del proceso de gestión de proyectos, junto con pautas para ayudar a los PM a tomar decisiones acertadas. Al leer la guía, los nuevos gerentes de proyectos pueden mejorar sus habilidades en la gestión de costos, la gestión de recursos humanos y la gestión de calidad. A continuación, te mostramos algunas maneras en las que el PMBOK puede ser útil:

• Ayuda a definir las líneas generales del proyecto desde el primer momento garantizando un mayor control, lo que ayuda a evitar retraso en los costes.
• Determinar el plan a seguir permite que el Project Manager conozca qué recursos necesitará y cómo se deben usar en el transcurso del proyecto
• Permite estimar el valor monetario del proyecto ayudando a identificar en qué actividad específica se está generando mayor inversión.
• El seguimiento y el control permiten a los gestores de proyectos detectar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes.
• La guía PMBOK también habla de lo que no funciona ayudando a minimizar los riesgos de un proyecto o su posible fracaso.
• Es una manera de fijar unas pautas y eliminar la necesidad de empezar de cero cada vez que se inicia un proyecto.
• Ayuda a tener un registro de todas las actividades que se desarrollan en cada etapa del proyecto

Las 5 fases del PMBOK

La gestión de proyectos como práctica está creciendo y extendiéndose rápidamente por todo el mundo, y ahora se considera globalmente como una competencia reconocida y estratégica, una carrera profesional y un tema de formación y educación. El marco del PMBOK consta de cinco grupos de procesos, diez áreas de conocimiento y 47 procesos de gestión de proyectos (PM). Veamos cuáles son los principales tipos de procesos mencionados en la guía.

Iniciación

Como su nombre lo indica, esta grupo incluye los procesos, actividades y habilidades necesarios para definir eficazmente el comienzo de un proyecto. Establecer fases claras para el trabajo que se va a realizar, formar equipos y disponer del presupuesto antes de que empiece el trabajo es vital para un buen comienzo de cualquier proyecto en cualquier sector.

Planificación

El grupo de procesos de planificación establece los procesos necesarios para definir el alcance del proyecto, establecer planes estratégicos para maximizar el flujo de trabajo y empezar a elaborar listas de prioridades y planificar las necesidades del equipo.

Este grupo de proceso también aborda una aclaración más estrecha de todos los objetivos y expectativas del proyecto y pone en marcha la infraestructura del proyecto necesaria para alcanzar esos objetivos de acuerdo con el calendario y las limitaciones presupuestarias.

Ejecución

El grupo número tres tiene que ver con la orquestación de actividades de acuerdo con el cronograma y la comunicación con el patrocinador y las partes interesadas. Esta fase es donde se gastará la mayor parte del presupuesto y se producirán los resultados del proyecto. Y es probable que sea aquí donde se vean las solicitudes de cambio de las partes interesadas.

Monitoreo y control

Tramitar las órdenes de cambio, abordar las consideraciones presupuestarias en curso y mitigar las circunstancias imprevistas que puedan afectar a la capacidad de un equipo para cumplir las expectativas iniciales del proyecto forman parte de las aptitudes y competencias básicas del Grupo de Seguimiento del Proceso.

En esta fase, los Project Manager deben evitar que el proyecto se estanque supervisando activamente los progresos y utilizando la previsión y la respuesta rápida para abordar los retos del proyecto.

Mientras que los demás grupos de procesos ocurren secuencialmente, el Monitoreo y Control se ciernen sobre todo el proyecto y, por tanto, ocurren a lo largo de todo el proyecto y no son lineales.

Cierre

Los procesos de cierre son esenciales para completar un proyecto o una fase. Durante el cierre, se espera la aceptación por parte del cliente. El gerente del proyecto es responsable de archivar los registros relevantes, celebrar el proyecto y agendar una reunión para discutir qué salió bien y qué podría mejorarse para el futuro.

La conclusión es que, si bien estos grupos de procesos no son necesariamente fáciles de aplicar, no hacerlo significa que el equipo no podrá obtener todos los beneficios de sus proyectos altamente estratégicos.

Las 10 áreas de conocimiento de PMBOK

La guía PMBOK también contiene 10 áreas de conocimiento que pueden ayudar a los Project Managers a hacer un mejor trabajo, estas son:

1. Integración: es el primer aspecto que se aborda en la Guía del PMBOK, que consiste en reunir todo lo que se sabe para gestionar el proyecto de forma holística y no por procesos individuales.
2. Alcance: Es la forma de definir lo que va a aportar el proyecto. La gestión del alcance consiste en asegurarse de que todo el mundo tiene claro para qué es el proyecto y qué incluye. Incluye la recopilación de requisitos y la preparación de la estructura de desglose del trabajo.
3. Tiempo: Se refiere a la administración del tiempo que los participantes dedican a las tareas del proyecto y a la duración global del mismo. Esta área de conocimiento ayuda a entender las actividades del proyecto, la secuencia de esas actividades y cuánto tiempo van a llevar.
4. Coste: Se trata de gestionar las finanzas del proyecto. La principal actividad de esta área de conocimiento es la preparación del presupuesto, que incluye calcular el coste de cada tarea y determinar la previsión presupuestaria global del proyecto.
5. Calidad: En esta área conocerás y establecerás las actividades de control y gestión de la calidad del proyecto, para que puedas estar seguro de que el resultado cumplirá las expectativas de sus clientes.
6. Adquisiciones: Esta área consiste en la adquisición y contratación de proveedores, desde la planificación de lo que necesitas comprar, pasando por el proceso de licitación y compra, hasta la gestión del trabajo del proveedor y el cierre del contrato una vez finalizado el proyecto.
7. Recursos humanos: Enfocado en saber qué recursos se necesitan para llevar a cabo el proyecto para poder formar el equipo. A continuación, se trata de gestionar a los miembros del equipo y, si es necesario, dotarles de habilidades adicionales para realizar su trabajo.
8. Comunicación: Dado que a menudo se dice que el trabajo de un gestor de proyectos se basa en un 80% en la comunicación, el gestor de proyectos deberá redactar un plan de comunicaciones para el proyecto claro y conciso que permita que todos los miembros entiendan de qué va el mismo.
9. Gestión de riesgos: Implica identificar los riesgos y saber cómo evaluarlos en el proyecto, lo que incluye realizar evaluaciones cuantitativas y cualitativas de los riesgos. La gestión de riesgos no es una actividad puntual, sino que abarca el control de los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.
10. Gestión de las stakeholders: Es uno de los grupos más importantes y consiste en identificar a las partes interesadas, comprender su papel y sus necesidades en el proyecto y asegurarse de poder satisfacerlas.

En conclusión, el PMBOK es un marco de referencia que proporciona una estructura sólida para planificar, ejecutar y controlar proyectos de manera efectiva. Es importante destacar que se basa en una metodología de consenso y está constantemente actualizada para reflejar las mejores prácticas actuales en la industria. Aunque no es la única herramienta disponible para la gestión de proyectos, es considerada un estándar de referencia en el campo y puede ser especialmente útil para aquellos que buscan obtener certificaciones en gestión de proyectos.

¿Qué te ha parecido este artículo sobre PMBOK? ¿Alguna vez la has implementado en tu proyecto? ¡Déjanos tu opinión en los comentarios! Y si quieres aprender a utilizar el PMBOK y conocer todas las metodologías disponibles para la gestión de proyectos, te invitamos a formarte en nuestro Master in Project Management.