GUÍA: ¿Qué es SAP y qué soluciones ofrece?

Hoy toca hablar de un sistema informático del que quizás hayas oído hablar y que tiene vital importancia para empresas pequeñas, medianas y grandes, incluso organismos públicos. Estamos hablando del Software de Gestión SAP. En este punto, seguramente te estarás preguntando qué hace y para qué sirve el Software de Gestión «ERP» SAP. ¡Pues sigue leyendo y lo descubrirás!

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¿Qué es SAP?

SAP ERP es un software de planificación de recursos empresariales desarrollado por la empresa SAP SE. A su vez, el software ERP, o planificación de recursos empresariales, es un software modular creado para integrar las funciones principales de los procesos comerciales centrales de una organización en un sistema unificado.

Un sistema ERP consta de componentes de software, llamados módulos, cada uno de los cuales se centra en una función empresarial esencial, como finanzas y contabilidad, recursos humanos, producción, gestión de materiales o gestión de relaciones con los clientes (CRM). Las organizaciones solo usan los módulos que necesitan para ejecutar su negocio en particular.

El nombre de SAP proviene de una empresa multinacional alemana fundada en 1972 por antiguos empleados de IBM. Desde entonces, en nombre de esta compañía conocida mundialmente, los servicios de SAP o «Systems, Applications, Products in Data Processing funcionan prácticamente en todos los ámbitos de la administración empresarial.

El desarrollo de la compañía ha sido tan acelerado que se ha convertido en líder en software ERP. Sus servicios destacan por cubrir, además, las necesidades tanto administrativas como las de sus clientes y proporcionar las herramientas que se necesitan.

¿Para qué sirve SAP?

SAP recopila y procesa datos de todas las funciones de una empresa en una plataforma. Es esencial para muchas organizaciones porque permite que todos los departamentos se comuniquen entre sí fácilmente. El éxito de cualquier organización depende de la comunicación y el intercambio de datos efectivos entre sus funciones, y SAP es una buena forma de respaldar esos esfuerzos.

En resumen, SAP es un sistema informático que sirve para dar información. Basándose en datos y analizando todo lo procesado, el sistema produce la información necesaria para tomar decisiones y para que puedan ser interpretados por los que los utilizan.

Las 3 características del sistema SAP

El sistema SAP es un sistema enlatado, de código abierto y modular. Veamos cada característica paso a paso:

Un sistema a medida

¿Qué significa esto? Como su nombre indica, son sistemas hechos a medida para un cliente en particular. A pesar de tener algunos contras como imprevistos y el coste del proceso, satisfacen las necesidades del cliente de una forma más positiva cuando se trata de necesidades pequeñas o medianas empresas.

Un sistema enlatado

Es una de las características del Sistema SAP que engloba los sistemas dentro de empresas que fabrican software y no van dedicados a un cliente en concreto, como en el caso anterior, sino que va encaminado a cubrir las necesidades del mercado actual en un nivel más amplio. El sistema enlatado se comercializa a través de licencias de software.

Las conclusiones que aportan los expertos sobre esta característica es que es muy complicado el desarrollo de un sistema que englobe todas las funciones de la empresa. Por esta razón, según dicen, las empresas adquieren un ERP enlatado hecho a medida con las necesidades.

Un sistema de código abierto

Al tratarse de un grupo de programas, se necesitan códigos de programación. Un sistema SAP maneja grandes cantidades de datos, los analiza y permite una mayor rapidez y cumplimiento de determinados procesos.

Como apunta el ingeniero Ezequiel Karsz, “SAP es un sistema con código abierto y modificable por el cliente, en el ámbito puntual de SAP el lenguaje de programación es ABAP. Que los programas sean abiertos les brindan excelentes beneficios a las empresas que los usan. Si es un Sistema de Código Cerrado actúa como una caja negra a la cual le entra algo y tras la cual sale algo”.

Características del lenguaje ABAP:

• Se puede programar orientado a objetivos
• No es un lenguaje complicado
• Está dirigido por eventos
• Preparado para entornos multilenguaje
• Tiene elementos que permiten declarar datos, elementos de control interno, elementos operativos y acceso a base de datos.

¿Qué soluciones SAP existen?

Pero, ¿qué soluciones están disponibles? SAP ofrece soluciones en una amplia gama de áreas, tales como:

1# ERP y Finanzas

Enterprise Resource Planning ofrece varios informes financieros. Los informes incluyen proyecciones de flujo de caja basadas en la gestión de inventario y el estado de los pedidos.

Este tipo de informes brindan también posibilidad de que hayan entradas duplicadas, ya que se hace de forma automática.

2# CRM y experiencia del cliente

Un Customer Relationship Management (CRM) es una herramienta que ayuda a las compañías a comprender las necesidades de los clientes y a responder a esas necesidades.

Por su lado, un sistema SAP CRM permite a las empresas optimizar el flujo de trabajo y crear un intercambio de conocimientos. También mejora la gestión de cuentas. Todo esto ayuda a las empresas a hacer frente con eficacia a las necesidades de los clientes.

3# Gestión de red y gastos

La gestión de gastos se refiere a la práctica de gestionar las relaciones con los proveedores y las compras de la empresa. Ayuda a identificar el gasto de dinero y sacarle el máximo partido. En este sentido, el SAP conduce a una mayor eficiencia al automatizar todo el proceso. Reduce los costos de suministro y los riesgos al mantener un registro de lo que se trae, de quién y por cuánto.

4# Cadena de suministro digital

La oferta digital es el resultado de la aplicación de tecnologías digitales. Con su conectividad de extremo a extremo, SAP elimina el uso de papel. También elimina la entrada manual de datos y hace que todo sea confiable y fácil.

5# RRHH e interacción con el personal

En cuanto al ámbito de los recursos humanos, SAP ayuda a la gestión organizativa y realiza un seguimiento de la asistencia. También ayuda a verificar con precisión la nómina y garantizar el cumplimiento global de Recursos Humanos. Mejora los sentimientos y el apego del empleado a la empresa y la productividad.

6# Gestión de experiencias

SAP Experience Management ayuda a monitorear la interacción de las personas y la empresa. Potencia la experiencia de interacción con una compañía para descubrir oportunidades de mejora. También reduce la brecha entre las empresas y los clientes.

7# Business Technology Platform

SAP Business Technology Platform tiene gestión y análisis de datos y bases de datos, y tecnologías inteligentes. Ayuda a simplificar la adaptación de cualquier empresa a los cambios instantáneos del mercado.

8# Transformación digital

SAP proporciona aplicaciones y tecnologías inteligentes líderes como IA y machine learning. Ayuda a las empresas y organizaciones a reinventarse, orientarse al cliente y obtener mayores ganancias.

9# Pequeñas y medianas empresas

Las pequeñas y medianas empresas enfrentan varios desafíos. Incluye la gestión del flujo de caja, las operaciones de la cadena de suministro y el compromiso de los empleados. SAP ayuda a estas empresas a comprender las últimas tendencias de la industria. También les ayuda a reinventar la marca de un producto y adoptar el cambio de liderazgo.

10# Soluciones para la industria

Por último, SAP también ofrece más de 25 soluciones ERP específicas de la industria para ayudar a las empresas. Con eso, las organizaciones obtienen una visión general de los procesos comerciales específicos de la industria. Algunas de estas industrias son: aeroespacial y defensa, banca, defensa y seguridad, seguros y alta tecnología.

¿Qué sectores utilizan SAP?

La lista de industrias a las que SAP sirve es muy amplia y desde su creación ha ido creciendo desmesuradamente. Al ser tan amplia tanto en sector privado como público, necesitaríamos más de un post para explicar las diferentes áreas en las que se aplica. Por eso, te dejamos algunas de las más importantes e innovadoras.

• Materias primas, minería y agricultura
• Gas y petróleo
• Químicas
• Metalúrgicas
• Farmacéuticas
• Materiales de construcción, arcilla y vidrio
• Construcción pesada
• Servicios
• Consultorías y software
• Sanatorios y hospitales
• Sector público

No importa el tipo de industria, la función es la misma: organizar todas las acciones que forman parte del plan de la empresa.

Ventajas y desventajas de SAP

Los Sistemas SAP tienen sus pros y sus contras. Vamos a detallar las principales ventajas y desventajas de SAP:

• Simplicidad: Una de las ventajas de SAP es la simplicidad a la hora de utilizarlo. Al tratarse de un sistema que no necesita de muchos conocimientos técnicos, facilita al empleado familiarizarse más fácilmente con el sistema.

• Flexibilidad: Otra de las ventajas que es la flexibilidad que ofrece este sistema permite a las empresas la creación de reglas en el sistema SAP. Esto hará posible canalizar los posibles fallos  y errores. En las empresas, se puede decidir qué empleados tienen acceso a los datos que maneja el sistema SAP.

• Actualización constante: Una de las ventajas, que a la vez puede ser un obstáculo para el desarrollo, es la continua actualización del sistema. Está en continuo cambio en función de las actualizaciones que se produzcan en los mercados o la productividad pero, por otro lado, ese cambio tiene costes económicos que no todos los sectores se pueden permitir ante actualizaciones constantes.

• Altos Costes: Comenzando por la ya mencionada desventaja en cuanto a los costes inesperados o desmesurados que el Sistema SAP puede generar, hay que tener en cuenta que para aplicar este sistema es necesaria la adquisición del software y hardware para ejecutar los programas en la empresa y, además, el coste que supone la contratación de empleados que se encarguen de utilizar esta tecnología.

¿Qué es un consultor SAP?

Después de conocer la definición de SAP, es fácil imaginar qué hace un consultor de este software. Su principal objetivo es acompañar y hacer posible que las empresas integren SAP en la gestión de sus recursos para que se tomen mejores decisiones. Para ello, el consultor SAP estudia la compañía y trabaja los datos dentro de la herramienta. Además, hace un seguimiento exhaustivo y se encarga de que el resto de la empresa pueda interpretar y utilizar correctamente el software.

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Por último, un buen análisis de las tecnologías existentes puede ser la solución para alcanzar y poder desarrollar proyectos de innovación y transformación en la empresa que permitan crear productos y servicios nuevos con impacto en el mercado, e incluso, nuevos procesos que aumenten la competitividad de la empresa.

Por eso, si quieres convertirte en un experto en el ámbito, fórmate con el Master en Transformación Digital de IEBS. Aprenderás las ventajas y la importancia de todas las tecnologías digitales actuales, y conocerás métodos y técnicas para analizarlas y evaluarlas implementando sólo aquellas de mayor rentabilidad para tu organización. ¡Te esperamos!