Qué es la gestión de activos digitales o asset management

Ante la creciente creación de contenidos digitales y la digitalización de las empresas, la información corporativa se acumula año tras año en nuestros servidores. La gestión de activos digitales se ha convertido en una excelente solución en la era digital. Las empresas dedicadas al marketing digital son las principales beneficiadas con la aparición de estos sistemas que permiten almacenar y centralizar los activos digitales de la organización de forma segura. Si te interesa conocer qué es el asset management y cómo integrarlo en tu empresa, lee este artículo.

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¿Qué es la gestión de activos digitales (DAM)?

Los sistemas de gestión de activos digitales (DAM) ayudan a las empresas a almacenar, descubrir, organizar, compartir y recuperar el contenido que está disponible en línea de forma eficiente.

Principalmente se trata de implementar una biblioteca digital centralizada, de forma rápida y fácil con DAM. De esta manera, se proporciona un acceso controlado a documentos, imágenes, contenido multimedia, audio y vídeo. Además, consigue mejorar la seguridad de los datos compartiendo activos con empleados, clientes y otras partes interesadas.

Los activos digitales son cualquier contenido que se puede almacenar digitalmente, por lo que, gracias al DAM, puedes crear, administrar, publicar y compartir contenido con cualquier persona dentro o fuera de su organización.

La gestión eficaz de activos digitales requiere que las empresas organicen y controlen cada archivo digital que se incluye en su ecosistema de medios. Su principal valor es la eficiencia y reducción del tiempo, ya que es muy común que los miembros, por ejemplo, de la misma empresa inviertan mucho tiempo buscando un solo archivo. No obstante, esto no sucede en las organizaciones que cuentan con una solución DAM.

Ventajas de utilizar un sistema de gestión de activos digitales

Una vez has descubierto qué es el asset management, tal vez quieras conocer qué ventajas o beneficios tiene implementarlo en tu organización ¡Sigue leyendo!

1. Reducción de costes

Una de las ventaja más destacadas del DAM es que ahorra mucho tiempo de búsqueda por parte de los usuarios de los diferentes activos. Además, suele funcionar con un buscador de palabras clave que facilita mucho la tarea de encontrar un activo en cuestión. No solo eso, este sistema permite eliminar redundancias.

Por otro lado, a largo plazo, en el caso de que se produzca la escalabilidad del negocio, el crecimiento del número y diversidad de activos no supondrá un problema para el sistema DAM ya que permite gestionar una gran cantidad de activos digitales y usuarios. Tampoco supondrá un problema para el rendimiento del sistema porque tiene mucha velocidad de carga y está preparado para estas situaciones.

2. Mayor seguridad de los activos

Las organizaciones que no han implementado un DAM suelen tener sus activos digitales distribuidos en plataformas muy diversas y poco seguras. Esto debemos tenerlo en cuenta sobre todo cuando trabajamos con contenido que puede ser considerado sensible.

Los administradores de los sistemas de gestión de activos digitales pueden gestionar los accesos a contenidos más sensibles así como restringirlos.

Un ejemplo sencillo, la información financiera de la empresa puede ser algo más sensible, por lo que es esencial que esté restringida, lo cual es factible con el sistema DAM. No obstante, activos digitales como pueden ser imágenes, vídeos o contenido de marca genérico es probable que sea compartido con todos los empleados.

3. Mayor colaboración entre los empleados

En algunos sistemas de gestión de activos digitales los empleados o usuarios pueden comentar, editar, aprobar el uso de un activo, entre otras funciones. De esta manera, pueden modificar el activo lo que necesiten sin tener que estar utilizando otro programa, lo cual se traduce en una mayor eficiencia y reducción del tiempo invertido en tareas que no generan valor.

4. Mayor facilidad de acceso a los contenidos

Otra de las principales ventajas de los sistemas de gestión de activos digitales es que son capaces de mejorar la productividad ya que ahorran mucho tiempo, por ejemplo, a las personas implicadas en el departamento de diseño, de manera que puedan invertir sus esfuerzos en otras tareas de mayor valor para la organización.

Además, el flujo de comunicación y las tareas de los empleados son mucho más eficientes ya que cada uno puede encontrar los contenidos de forma más sencilla.

5. Visión global de los contenidos

Este tipo de sistema es esencial para que los directores de marketing tengan una visión global de los activos digitales actuales, de los que tenemos que producir, de aquellos que necesitan modificaciones, etc. También puede ser muy útil para el lanzamiento de un nuevo producto o campaña en específico, debido a que nos ayuda a detectar qué activos faltan.

6. Mayor organización

Otra gran ventaja de los sistemas DAM es que el almacenaje de los contenidos se desarrolla mediante una jerarquía muy intuitiva para los que lo utilizan. Además, el DAM es capaz de eliminar los activos duplicados y contribuye a que no se pierdan datos. De esta manera, equipos muy heterogéneos pueden acceder a los activos que ya hayan sido aprobados desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que favorece la identidad de marca.

Al seguir una jerarquía intuitiva, de nuevo, se mejora el flujo de comunicación y permite que los empleados se concentren en sus tareas principales.

¿Cómo elegir un software de gestión de activos digitales?

Otra de las preguntas que es probable que tengas una vez hayas entendido qué es el sistema de gestión de activos es cómo escoger el más adecuado para tu empresa u organización. A continuación te dejamos unas pautas muy sencillas para que puedas elegir el más óptimo para tus necesidades.

1. Revisar los procesos actuales

Uno de los aspectos que tenemos que tener en cuenta es llevar un control de los flujos de trabajo que tenemos en la empresa, así como los diferentes sistemas con los que contamos de forma previa a seleccionar una herramienta DAM. También es esencial tener en cuenta los requisitos y necesidades que tenemos en nuestra empresa antes de seleccionarla.

Un error muy común es escoger un sistema de gestión de activos digitales sin haber analizado previamente cuáles son las necesidades de la empresa, qué sistema nos va a aportar la mejor solución y qué objetivo pretendemos conseguir con la integración del mismo en nuestra organización.

2. Revisar las integraciones

La solución DAM que escojamos tiene que ser compatible con los sistemas con los que ya contamos en la empresa, de manera que no genere errores adicionales o pueda suponer la pérdida de datos en su proceso de integración en nuestra compañía.

3. Revisar los planes y precios

Antes de seleccionar un sistema DAM tenemos que considerar la escalabilidad que puede tener nuestro negocio, así como el presupuesto que nos interesa destinar al mismo. De hecho, hemos de valorar que, a medida que aumenta el uso de datos o usuarios, aumenta el precio de la plataforma. Para ello, la tarea de analizar correctamente qué costes nos va a suponer es primordial, ya que no es recomendable que con el paso del tiempo estos aumenten, no podamos afrontarlos y tengamos que retroceder y retirar este sistema de nuestra organización.

4. Revisar la seguridad de la plataforma

Hoy en día en Internet podemos encontrar muchas empresas de dudosa fiabilidad, además, la venta de datos supone un gran beneficio. Por ello, incorporar este sistema, con la información sensible de nuestra 0rganización, sin saber qué va a suceder con ellos es muy peligroso. De esta manera, es esencial asegurarse de que la plataforma sea segura, que esté autenticada, así como que cuente con respaldo de organismos de prestigio.

5. Revisar dónde se almacenan los datos del sistema

Por último, a la hora de elegir un sistema DAM, averigua si la solución está alojada en la nube, dónde se almacenan los datos, así como donde se ubican los servidores y su política de privacidad. De esta manera, acabaremos de asegurarnos de que nuestros datos están en un lugar seguro.

¿Quién utiliza el sistema de gestión de activos digitales?

El sistema de gestión de activos digitales lo utilizan normalmente las empresas de forma interna, no obstante, también pueden utilizarlo usuarios externos. ¡Descubre más posibilidades!

Usuarios internos

• Departamento de marketing: El departamento de marketing, de la mano del departamento de diseño, es uno de los que encuentran una mayor utilidad al sistema DAM. Este sistema facilita la colaboración entre los empleados de las diferentes áreas, ya que permite poner en común los activos digitales clave para el lanzamiento de diferentes productos o para unificar la identidad de marca, de manera que sea más sencillo perfilar una estrategia de marketing o ventas.
• Departamento de IT: El equipo de desarrollo o IT necesita estar al corriente de todo lo que sucede en el sistema DAM de forma que puedan facilitar la tarea del resto de empleados todavía más.
• Departamento de diseño: Los creadores de contenido de la organización como pueden ser fotógrafos o diseñadores gráficos, gracias a DAM, tienen la posibilidad de cargar contenido nuevo y acceder a activos de marca. También se pueden beneficiar de las integraciones con herramientas de diseño que permite la plataforma.

Usuarios externos

• Clientes: En algunas circunstancias y en determinadas empresas, los clientes necesitan acceder a la plataforma para poder utilizar los activos digitales disponibles en la misma. Aquí pueden encontrar toda la información de manera intuitiva y ordenada.
• Agencias: En el caso de que nuestra empresa trabaje de la mano con una agencia, es esencial que tengan acceso al sistema DAM para facilitar que puedan cargar los contenidos y la empresa aprobar su propuesta.
• Socios: Si en nuestra empresa colaboramos con socios externos, es posible que en ciertas ocasiones necesiten acceder a los activos digitales.

Aunque estos sean los principales agentes involucrados en un sistema DAM, puede haber muchos más en función de las necesidades de la empresa.

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