Qué es la RPA o Automatización Robótica de Procesos

El crecimiento de la tecnología y sus facilidades en la industria 4.0 es cada vez mayor. Es por ello que grandes y medianas empresas están optando por acudir a la Automatización Robótica de Procesos (RPA) con el fin de eliminar las tareas tediosas y liberar a sus trabajadores para que puedan enfocarse en trabajos de mayor valor. Si quieres saber qué significa RPA y por qué es esencial en las empresas digitales, sigue leyendo.

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¿Qué es RPA?

La Automatización Robótica de Procesos o RPA es una tecnología dentro de la automatización industrial que permite automatizar las tareas en diferentes áreas empresariales y ayudar a que los trabajadores se centren en realizar actividades que generen valor para la empresa.

Funciona por medio de la creación de bots configurados bajo una serie de reglas. La RPA permite que, a través de Machine Learning, el robot observe las acciones que el humano realiza para poder crear un proceso predictivo que lleve a la imitación y ejecución de estas tareas. Esta tecnología es compatible con cualquier aplicación o sistema.

El objetivo de la RPA es transferir la ejecución del proceso de los humanos a los robots, e interactúa con la arquitectura de TI existente sin necesidad de una compleja integración de sistemas.

¿En qué se diferencia la RPA de la automatización tradicional?

A diferencia de la automatización tradicional que suele requerir la intervención del equipo de IT para modificar o integrar sistemas, RPA trabaja directamente con las interfaces que ya existen. Esta tecnología es ideal para aquellos procesos que son repetitivos, basados en reglas claras y estructurados, es decir, aquellos en los que los robots pueden seguir una serie de pasos predefinidos sin tener que tomar decisiones complejas o enfrentarse a variaciones significativas.

Características de la RPA

#1 Interactúan con los sistemas existentes

Una de las principales ventajas de RPA es que puede funcionar con los sistemas que ya tienes en tu empresa, sin necesidad de hacer grandes cambios en tu infraestructura tecnológica. Los robots pueden operar a través de las interfaces de usuario de tus aplicaciones actuales, lo que evita tener que modificar tu ecosistema digital.

#2 Escalabilidad y flexibilidad

Las soluciones de RPA son muy escalables, lo que significa que puedes ajustar el número de robots según las necesidades de tu negocio. Esta flexibilidad es clave para adaptar la automatización a diferentes volúmenes de trabajo y áreas de la empresa.

#3 Mejora en la eficiencia y reducción de errores

Automatizar tareas repetitivas y propensas a errores no solo acelera los procesos, sino que también reduce considerablemente los fallos, mejorando la calidad de los resultados. Además, libera a tus empleados de tareas tediosas, permitiéndoles enfocarse en actividades más valiosas para la empresa.

#4 Reducción de costos operativos

La RPA ayuda a las empresas a reducir costos de varias maneras. Al automatizar tareas repetitivas, disminuye la necesidad de mano de obra humana, reduciendo los gastos en salarios, capacitación y gestión de personal. Además, como los robots de RPA pueden integrarse con la infraestructura existente sin grandes cambios, se ahorran costos de implementación. Y por si fuera poco, al reducir los errores, también se reducen los costos asociados a corregir esos errores, como puede ser el caso de un pedido mal procesado que termine en una doble entrega y una mala experiencia para el cliente.

#5 Cumplimiento normativo

Los robots de RPA están diseñados para seguir las reglas y regulaciones al pie de la
letra, lo que garantiza que los procesos se realicen de acuerdo con las políticas
internas y normativas externas. Esto es especialmente importante en sectores donde
el cumplimiento de normas es crítico.

Impacto estratégico de la RPA

La implementación de RPA no solo trae beneficios operativos, como hemos visto hasta ahora, sino que también tiene un impacto estratégico importante en las empresas, acelerando su transformación digital, fomentando la innovación y cambiando la forma en que se organiza el trabajo.

#1 Aceleración de la Transformación Digital

La RPA facilita la transformación digital permitiendo que las empresas modernicen sus operaciones rápidamente, sin necesidad de hacer grandes cambios en la infraestructura tecnológica. Esto es crucial en el entorno empresarial actual, donde la rapidez y la capacidad de adaptarse a la digitalización son claves para mantenerse competitivo.

#2 Innovación y mejora continua

Al liberar a los empleados de tareas repetitivas, las empresas pueden enfocarse en mejorar continuamente sus procesos, innovar en productos y servicios, y desarrollar nuevas estrategias de negocio. La RPA, al quitar la carga de las tareas rutinarias, permite que el talento humano se oriente hacia actividades más estratégicas y creativas.

#3 Integración con otras tecnologías emergentes

Cuando se combina la RPA con otras tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML), su potencial se multiplica. En este contexto, los robots no solo siguen reglas predefinidas, sino que también aprenden y toman decisiones basadas en datos complejos, ampliando las posibilidades de automatización y mejorando el valor añadido de estas tecnologías.

#4 Transformación de la fuerza laboral

La adopción de RPA está cambiando la naturaleza del trabajo, moviendo a los empleados de tareas operativas a roles más estratégicos y creativos. A medida que más tareas repetitivas y de bajo valor se automatizan, los empleados pueden enfocarse en actividades que requieren juicio, innovación y habilidades humanas, transformando así la estructura y las competencias requeridas dentro de la empresa.

Ejemplos de uso del «Robot Process Automation»

La RPA ha demostrado ser útil en una amplia variedad de industrias y funciones, desde la atención al cliente hasta la gestión de la cadena de suministro. Aquí te muestro algunos ejemplos destacados:

#1 Procesamiento de facturas electrónicas

Una de las aplicaciones más populares de la RPA hoy en día es la automatización del procesamiento de facturas electrónicas. Los robots pueden extraer datos de las
facturas, verificar su exactitud y cargar la información en los sistemas ERP, todo sin
intervención humana. Esto no solo acelera el proceso, sino que también reduce
errores y asegura el cumplimiento normativo.

#2 Gestión de recursos humanos

En recursos humanos, la RPA se utiliza para automatizar tareas como la selección de
personal, la gestión de nóminas y el seguimiento del desempeño. Por ejemplo, un robot puede filtrar currículums, programar entrevistas y enviar ofertas de trabajo, agilizando significativamente el proceso de contratación.

#3 Servicio al cliente

En el servicio al cliente, la RPA se usa para manejar consultas repetitivas y realizar
tareas como actualizar datos de clientes en sistemas CRM. Esto permite que los
agentes se concentren en resolver problemas más complejos y ofrezcan una mejor
experiencia al cliente. Hoy en día, los bots ya integran inteligencia artificial, lo que les
permite gestionar tareas cada vez más complejas, como tramitar una devolución o
programar una cita.

#4 Gestión de la cadena de suministro

La RPA es muy útil en la gestión de la cadena de suministro, automatizando tareas
como el seguimiento de envíos, la optimización de rutas de transporte y la gestión de inventarios. Los robots pueden monitorizar en tiempo real los envíos, actualizar automáticamente los niveles de inventario y generar informes de rendimiento,
mejorando la eficiencia operativa y reduciendo costos.

Condiciones para utilizar RPA

Actualmente, no todas las tareas pueden clasificar para ser automatizadas, aquellas que cumplan alguna de las siguientes condiciones serán en las que los robots de RPA podrán ser más efectivos.

1. Procesos altamente transaccionales: Tareas que sean muy repetitivas y por ende generen un alto volumen de trabajo.
2. Consumidores de tiempo: Procesos en los que la mano de obra se ve muy implicada.
3. Altamente escalables: Procesos que experimentan cambios estacionales fijos.
4. Procesos estandarizados: Tareas que son estables en el tiempo y que su ejecución siempre funciona de la misma manera.

Beneficios de aplicar la RPA

Los beneficios de RPA son amplios y de largo alcance. Puede poner a trabajar a los robots de software para lograr mejoras significativas y medibles en áreas de su negocio que van desde la satisfacción del cliente y el compromiso de los empleados hasta la velocidad del proceso, la precisión y la rentabilidad.

#1 Rentabilidad

Se calcula que el uso de la robótica reduce los costes operativos hasta en un 50%. Los robots pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y no se toman vacaciones en comparación con los humanos, que trabajan con un número preestablecido de horas.

Hacer que los robots se encarguen de parte del trabajo manual intensivo de los humanos puede suponer ganancias visibles para la empresa, aunque esto no significa tener que prescindir del ser humano, sino de actualizar conocimientos.

#2 Precisión y calidad

La Automatización robótica de procesos ofrece servicios mejorados a los procesos que tienen una alta probabilidad de error humano, aumentando así la precisión. También reducen los casos de repetición de trabajos y mejoran la calidad de los resultados de forma drástica. Lo mejor de todo es que los robots siguen todas las reglas al pie de la letra, por lo que producen un 100% de precisión en los resultados del proceso. En resumen, la tecnología RPA optimiza las capacidades que multiplican la capacidad organizativa.

#3 Seguridad empresarial

La robótica es una tecnología segura, no invasiva, que no interfiere con los sistemas y que proporciona una perfecta consistencia en la realización de las actividades de forma generalizada, cada vez y en todo momento.

Una de las principales preocupaciones que expresan los CEOs de las empresas sobre el uso potencial de las herramientas RPA tiene que ver con el riesgo operativo. Sin embargo, si hay una buena administración en la definición de parámetros de RPA, el riesgo de fugas entre plataformas es relativamente menor. 

#4 Mejora de la analítica

Tener acceso a datos precisos y sin errores procedentes de diversas fuentes mejora la calidad de la analítica en el proceso. Esto conduce a una mejor toma de decisiones y, en general, a la mejora de la ejecución del proceso.

#5 Aumento de la productividad de los empleados

La RPA facilita que los humanos y los robots hagan justo lo que saben hacer. Como comentábamos antes, no se trata de sustituir el trabajo del ser humano por máquinas, sino de aportar valor y liberar al trabajador de realizar tareas repetitivas para que puedan centrarse más en la interacción con los clientes, la gestión de las relaciones y otras actividades en las que los humanos destacan de forma natural.

#6 Mayor satisfacción del cliente

El servicio al cliente es un proceso de alto mantenimiento y alto compromiso que requiere una gran cantidad de tiempo y atención por parte de los empleados. Al dedicar menos tiempo a las tareas administrativas rutinarias, el personal puede volver a centrar su atención en los clientes. Los tiempos de resolución mejorarán, las disputas disminuirán y la satisfacción general del cliente con su empresa aumentará.

#7 Más rapidez

Como los bots se encargan de la ejecución, se puede hacer una mayor cantidad de trabajo en un período mucho más corto. Una entrega más rápida, junto con la precisión, se convierte en la norma con la automatización.

#8 Versatilidad

La automatización robótica de procesos es aplicable en todos los sectores, incluso en la automatización industrial, y tiene la capacidad de realizar una amplia gama de tareas. Cualquier proceso que esté basado en reglas y pueda ser definido y repetible es un candidato ideal para la automatización.

#9 Mejor soporte y gestión de TI

Esta tecnología mejora la calidad operativa del servicio de asistencia y supervisa la red. Esto permite a las empresas gestionar picos de trabajo a corto plazo sin tener que contratar personal adicional o formarlo.

Además, los bots pueden ayudar con tareas críticas, como ejecutar copias de seguridad del sistema y automatizar ciertas tareas: desde ayudar a los empleados con problemas de credenciales hasta proporcionar aprobaciones automáticas para solicitudes específicas del sistema.

#10 Empleados más motivados

Liberados recientemente de las tareas manuales y monótonas, los empleados pueden dedicar su tiempo a un trabajo que requiera de sus habilidades.

En estos casos, RPA realmente se paga solo al eliminar los costos laborales de pagarle a un empleado para que realice una tarea que se puede automatizar, al mismo tiempo que le brinda la oportunidad de redistribuir a ese trabajador y permitirle realizar una tarea que lo necesita más.

¿Qué hemos aprendido de la RPA?

Hemos visto que la Automatización Robótica de Procesos (RPA) está cambiando por completo la manera en que las empresas funcionan. No solo hace que las cosas se hagan más rápido y con menos errores, sino que también ayuda a reducir costos y mejorar la calidad del trabajo.

Al quitarle a los empleados las tareas más repetitivas, la RPA les permite enfocarse en cosas más importantes, lo que no solo aumenta la productividad, sino que también fomenta la innovación y facilita la transformación digital. Además, la RPA se adapta fácilmente a los sistemas que ya están en uso y se puede aplicar a muchas áreas diferentes, lo que la convierte en una herramienta clave para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva en el mundo digital de hoy.

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