Qué es el RPA o Automatización Robótica de Procesos

El crecimiento de la tecnología y sus facilidades en la industria 4.0 es cada vez mayor. Es por ello que grandes y medianas empresas están optando por acudir a la Automatización Robótica de Procesos (RPA) con el fin de eliminar las tareas tediosas y liberar a sus trabajadores para que puedan enfocarse en trabajos de mayor valor. Si quieres saber qué significa RPA y por qué es esencial en las empresas digitales, sigue leyendo.

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¿Qué es RPA?

La Automatización Robótica de Procesos o RPA es una tecnología dentro de la automatización industrial que permite automatizar las tareas en diferentes áreas empresariales y ayudar a que los trabajadores se centren en realizar actividades que generen valor para la empresa.

Funciona por medio de la creación de bots configurados bajo una serie de reglas. La RPA permite que, a través de Machine Learning, el robot observe las acciones que el humano realiza para poder crear un proceso predictivo que lleve a la imitación y ejecución de estas tareas. Esta tecnología es compatible con cualquier aplicación o sistema.

El objetivo de la RPA es transferir la ejecución del proceso de los humanos a los robots, e interactúa con la arquitectura de TI existente sin necesidad de una compleja integración de sistemas.

Condiciones para utilizar RPA

Actualmente, no todas las tareas pueden clasificar para ser automatizadas, aquellas que cumplan alguna de las siguientes condiciones serán en las que los robots de RPA podrán ser más efectivos.

1. Procesos altamente transaccionales: Tareas que sean muy repetitivas y por ende generen un alto volumen de trabajo.
2. Consumidores de tiempo: Procesos en los que la mano de obra se ve muy implicada.
3. Altamente escalables: Procesos que experimentan cambios estacionales fijos.
4. Procesos estandarizados: Tareas que son estables en el tiempo y que su ejecución siempre funciona de la misma manera.

Usos de la RPA en empresas

La Automatización robótica de procesos puede utilizarse para automatizar acciones como el flujo de trabajo, la infraestructura y los procesos de back office que requieren mucha mano de obra. Estos robots de software pueden interactuar con una aplicación interna, un sitio web, un portal de usuario, etc. Veamos algunos casos de uso:

1. Incorporación de nuevos empleados

Si trabajas en el área de recursos humanos sabrás que hay algunos procesos que son rutinarios como la creación de nuevas cuentas para el empleado, el alta en la base de datos, entre otros. Los bots de RPA se pueden encargar de recoger toda esta información y enviarla de forma automática.

La tecnología RPA también se puede utilizar para reducir la cantidad de papeleo que procesa, al tener un sistema de captura electrónica que elimina la necesidad de crear copias en papel de los documentos al recibirlos y tratarlos digitalmente.

2. Atención al cliente

Este es uno de los puntos que más dolores de cabeza causa a los empleados y al que más puedes sacarle provecho con un sistema de RPA. Los sistemas automatizados de atención al cliente pueden ser de ayuda para ordenar las consultas y ofrecer respuestas iniciales a los clientes de forma rápida y efectiva.

Si por ejemplo, un cliente tiene una consulta directa para el departamento de ventas, el sistema automatizado puede segregar esta consulta para que le llegue directamente a este equipo. De esta forma se pierde menos tiempo y se garantiza que la respuesta sea dada por la persona indicada.

3. Procesamiento de facturas y nóminas

El gran volumen de procesamiento de facturas y nóminas tiene tareas manuales repetitivas que si no se gestionan a tiempo, pueden resultar en pagos demorados e incorrectos. Esto puede desencadenar en una mala reputación y en una molestia por parte del destinatario de ese dinero.

El sistema RPA se puede ocupar de manera efectiva procesando los datos y haciendo los pagos sin demora. Eso mejora la experiencia general del cliente y tiene un impacto positivo en su reputación.

4. Comparación de precios

La comparación de precios es una actividad muy recurrente en las empresas ya sea para comprar productos o para analizar la competencia. Esto suele ser una tarea que demanda tiempo ya que dependiendo de las decisión que se tome el presupuesto se verá más o menos afectado.

Haciendo uso de la RPA no solo será posible comparar precios de diferentes proveedores, sino que también se podrán realizar un seguimiento de la fluctuación del precio. De esta forma sabremos cuál es el mejor momento para comprar y el mejor precio

5. Recopilación de datos en la web

Los bots de RPA son expertos en hacer web scrapping. Utilízalo para automatizar búsquedas y guardar información relevante. Te ahorrarás tiempo que te será útil para analizar y tomar decisiones oportunas para tu empresa.

Beneficios de aplicar la RPA

Los beneficios de RPA son amplios y de largo alcance. Puede poner a trabajar a los robots de software para lograr mejoras significativas y medibles en áreas de su negocio que van desde la satisfacción del cliente y el compromiso de los empleados hasta la velocidad del proceso, la precisión y la rentabilidad.

#1 Rentabilidad

Se calcula que el uso de la robótica reduce los costes operativos hasta en un 50%. Los robots pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y no se toman vacaciones en comparación con los humanos, que trabajan con un número preestablecido de horas.

Hacer que los robots se encarguen de parte del trabajo manual intensivo de los humanos puede suponer ganancias visibles para la empresa, aunque esto no significa tener que prescindir del ser humano, sino de actualizar conocimientos.

#2 Precisión y calidad

La Automatización robótica de procesos ofrece servicios mejorados a los procesos que tienen una alta probabilidad de error humano, aumentando así la precisión. También reducen los casos de repetición de trabajos y mejoran la calidad de los resultados de forma drástica. Lo mejor de todo es que los robots siguen todas las reglas al pie de la letra, por lo que producen un 100% de precisión en los resultados del proceso. En resumen, la tecnología RPA optimiza las capacidades que multiplican la capacidad organizativa.

#3 Seguridad empresarial

La robótica es una tecnología segura, no invasiva, que no interfiere con los sistemas y que proporciona una perfecta consistencia en la realización de las actividades de forma generalizada, cada vez y en todo momento.

Una de las principales preocupaciones que expresan los CEOs de las empresas sobre el uso potencial de las herramientas RPA tiene que ver con el riesgo operativo. Sin embargo, si hay una buena administración en la definición de parámetros de RPA, el riesgo de fugas entre plataformas es relativamente menor. 

#4 Mejora de la analítica

Tener acceso a datos precisos y sin errores procedentes de diversas fuentes mejora la calidad de la analítica en el proceso. Esto conduce a una mejor toma de decisiones y, en general, a la mejora de la ejecución del proceso.

#5 Aumento de la productividad de los empleados

La RPA facilita que los humanos y los robots hagan justo lo que saben hacer. Como comentábamos antes, no se trata de sustituir el trabajo del ser humano por máquinas, sino de aportar valor y liberar al trabajador de realizar tareas repetitivas para que puedan centrarse más en la interacción con los clientes, la gestión de las relaciones y otras actividades en las que los humanos destacan de forma natural.

#6 Mayor satisfacción del cliente

El servicio al cliente es un proceso de alto mantenimiento y alto compromiso que requiere una gran cantidad de tiempo y atención por parte de los empleados. Al dedicar menos tiempo a las tareas administrativas rutinarias, el personal puede volver a centrar su atención en los clientes. Los tiempos de resolución mejorarán, las disputas disminuirán y la satisfacción general del cliente con su empresa aumentará.

#7 Más rapidez

Como los bots se encargan de la ejecución, se puede hacer una mayor cantidad de trabajo en un período mucho más corto. Una entrega más rápida, junto con la precisión, se convierte en la norma con la automatización.

#8 Versatilidad

La automatización robótica de procesos es aplicable en todos los sectores, incluso en la automatización industrial, y tiene la capacidad de realizar una amplia gama de tareas. Cualquier proceso que esté basado en reglas y pueda ser definido y repetible es un candidato ideal para la automatización.

#9 Mejor soporte y gestión de TI

Esta tecnología mejora la calidad operativa del servicio de asistencia y supervisa la red. Esto permite a las empresas gestionar picos de trabajo a corto plazo sin tener que contratar personal adicional o formarlo.

Además, los bots pueden ayudar con tareas críticas, como ejecutar copias de seguridad del sistema y automatizar ciertas tareas: desde ayudar a los empleados con problemas de credenciales hasta proporcionar aprobaciones automáticas para solicitudes específicas del sistema.

#10 Empleados más motivados

Liberados recientemente de las tareas manuales y monótonas, los empleados pueden dedicar su tiempo a un trabajo que requiera de sus habilidades.

En estos casos, RPA realmente se paga solo al eliminar los costos laborales de pagarle a un empleado para que realice una tarea que se puede automatizar, al mismo tiempo que le brinda la oportunidad de redistribuir a ese trabajador y permitirle realizar una tarea que lo necesita más.

Esperamos que este artículo sobre la automatización robótica de procesos haya sido útil. Si es así, te invitamos a compartirlo y a dejar tu comentario.

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