Getting Things Done: La metodología de trabajo definitiva

La principal barrera para nuestra productividad somos nosotros mismos. Reconocerlo supone el primero paso para iniciar el camino hacia la mejora continua. El consultor y profesor sobre organización personal, David Allen, explica a través de su método GTD sobre productividad personal. Allen dice que es necesario lograr la concentración absoluta sobre la tarea que se está llevando a cabo en cada momento, olvidando el resto de preocupaciones, citas o tareas pendientes de ejecutar. En este artículo te contamos cómo funciona la metodología GTD, ¡no te lo pierdas!

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Qué es y origen de la metodología Getting Things Done (GTD)

La metodología GTD o Getting Things Done es un marco de trabajo para organizar y realizar un seguimiento de las distintas tareas y proyectos. Se trata de un sistema de productividad y administración del tiempo que ayuda a completar tareas y gestionarlas, así como a cumplir compromisos de una forma eficiente y sin estrés mediante un sistema integral de listas y calendarios.

Dan Millman, ex campeón mundial de trampolín, entrenador y profesor universitario, cuenta en su libro autobiográfico “El Guerrero Pacífico”, la importancia de aprender a disfrutar de cada uno de los momentos que vivimos porque ningún momento está vacío y merece toda nuestra atención.

Estamos acostumbrados a mirar únicamente a los objetivos que nos marcamos, y no a aprender y disfrutar del camino que nos lleva hacia ellos. ¿De qué nos valen los triunfos si no aprendemos a saborearlos? Dan, a través de su propia experiencia, relata que solo aprenderemos a prestar la atención y concentración que merece cada instante si vaciamos la basura que alojamos día a día en nuestra mente: “Cuando por fin logres vivir el presente, te sorprenderá todo lo que puedes hacer y lo bien que lo haces.”

En esta línea, el consultor y profesor sobre organización personal, David Allen explica a través de su afamado Método GTD sobre productividad personal, que es necesario lograr la concentración absoluta sobre la tarea que se está llevando a cabo en cada momento, olvidando el resto de preocupaciones, citas o tareas pendientes de ejecutar. Para ello, define un proceso basado en cinco fases que facilita el “vaciado” de tareas que ronda en nuestra cabeza, de modo que podamos tener el control en cada momento sobre lo que tenemos pendiente por hacer o sobre los proyectos que estamos ejecutando. A esto se le conoce como metodología GTD.

¿Para qué sirve la metodología GTD?

David Allen combinó en su libro ideas del budismo zen con las estrictas técnicas de organización que había perfeccionado mientras asesoraba a sus clientes. De hecho, propuso una teoría sobre cómo funcionan las mentes de las personas.

Esta teoría decía que cuando tratamos de hacer un seguimiento de las obligaciones en nuestra cabeza creamos inconscientemente «bucles abiertos» que nos ponen ansiosos. Esa ansiedad, a su vez, reduce nuestra capacidad de pensar con eficacia. Por eso, si pudiéramos evitar preocuparnos por lo que se supone que deberíamos estar haciendo, podríamos enfocarnos más en lo que estábamos haciendo en realidad, consiguiendo lo que el autor denominaba como una «mente como el agua» o «mind like water».

Para mantener esta mentalidad, debemos lidiar con las nuevas obligaciones antes de que puedan acumularse como bucles abiertos.

En este sentido, la metodología GTD señala varios pasos. La idea fundamental del método es anotar todas las tareas por escrito para asegurarnos que no nos olvidemos nada. Esto hará que a la larga estemos menos estresados porque no tendremos que recordar todo. Dado que no tendremos que recordar constantemente tareas importantes, nuestra mente estará menos obsesionada con las tareas planificadas en momentos complicados del día.

En resumen, este método nos permite dividir las tareas más grandes en subtareas más pequeñas y establecer fechas límite específicas para ellas. Hacer una revisión regular garantiza que se realice un seguimiento de todas las tareas y proyectos, identificará las debilidades del sistema y obtendremos mejoras.

Ventajas de la metodología GTD

Entre las ventajas de la metodología GTD encontramos las siguientes:

• Menos estrés: Cuando tienes un marco claro para sacarte las cosas de la cabeza y organizar tus ideas, un efecto secundario natural es que te sientes menos estresado.
• Más claridad: El enfoque GTD también le brinda más claridad. Cuando hayas escrito todas tus tareas e ideas y puedas verlas frente a ti, será más fácil priorizar tus responsabilidades y comprender mejor qué debe hacerse y cuándo.
• Mayor poder cerebral: Gracias a este método podemos desempeñar mejor el trabajo. Nos resultará más fácil concentrarnos en la tarea en cuestión y no tendremos preocupaciones de fondo, ya que dispondremos de un plan estipulado.
• Libertad de elección: Lo mejor de GTD es que te brinda mucha libertad y flexibilidad. Cada uno decide qué tareas son las importantes y cuáles no requieren nuestra atención.

Fases de la metodología GTD

De forma resumida, podemos definir las cinco fases de la siguiente manera:

1# Recopilar

Extracción de toda la información de nuestra mente relacionada con tareas pendientes, citas, proyectos, etc. para almacenar en diferentes bandejas de entrada (libretas, pizarras, cajas, apps de to do-list, etc.)

Este primer paso puede tardar varios días cuando empecemos a utilizar el método Getting Things Done. Después de eso, simplemente tendremos que agregar nuevas tareas, citas e ideas a la bandeja de entrada a medida que surjan. Esto rara vez lleva más de unos minutos.

2# Procesar

Revisión de las bandejas de entrada para determinar qué tipos de tareas debemos hacer y cuáles deben ser desechadas en nuestras prioridades y estrategias. Es decir, deberemos revisar y procesar todo lo que hemos recopilado en nuestras bandejas de entrada. Esto significa que tendremos que decidir en qué parte del siguiente esquema pertenece cada tarea:

3# Organizar

Planificación, a través de listas de tareas, de las actividades a ejecutar y de las que debemos hacer seguimiento tras ser delegadas. Deberemos asignar todos los elementos procesables a bandejas temporales o colocarlos en listas y procesarlos desde allí.

• Calendario: Incluir solo citas.
• Proyectos: Cualquier tarea que requiera más de una acción es un proyecto.
• Siguientes acciones: Mantén una lista separada de todas las próximas acciones que no sean específicas del proyecto.
• Esperando a: También haz una lista de recordatorios para todas las tareas delegadas fuera de los proyectos.

4# Revisar

Repasar y comprobar las listas de tareas creadas y alimentadas en la fase de organización. Ya habremos obtenido un poco más de claridad al organizar las tareas y citas, pero eso por sí solo no será suficiente para aumentar la productividad y garantizar que lo hagamos todo en el tiempo asignado. Para ello, tendremos que revisar periódicamente las listas y el calendario para seleccionar la próxima tarea.

Con la metodología GTD, realizaremos una revisión semanal que contará con los siguientes pasos:

• Vacía tu cabeza: Al final de la semana, escribe todas las ideas que se te ocurran.
• Bandejas de entrada: Coloca las nuevas tareas, ideas y fechas donde correspondan en el sistema GTD.
• Lista de tareas: ¿Está actualizada la lista? ¿Has tachado todas las tareas pendientes completadas? ¿Cuáles son tus próximas acciones para los próximos días?
• Listas de proyectos: ¿Está actualizada la lista? ¿Has completado al menos una de las siguientes acciones en la última semana para hacer avanzar con los proyectos?
• Listas del «quizás»: ¿Quieres transferir algunos de los elementos de esta lista a la de proyectos y procesarlos ahora?
• Calendario: ¿Está actualizado el calendario? ¿Realmente has asistido a todas sus citas? ¿Cuáles son las próximas? ¿Las has puesto todas?
• Lista «en espera»: ¿Cuál es el estado actual de las acciones delegadas? Haz un seguimiento con tus compañeros de trabajo si es necesario.

5# Hacer

Ejecución de las tareas pendientes. De nada sirve lograr una excelente planificación si finalmente no acabamos ejecutando las tareas. Ahora, deberás utilizar cuatro criterios para decidir qué hacer a continuación:

• Contexto
• Tiempo disponible
• Energía disponible
• Prioridad

En la actualidad, existen numerosas aplicaciones web, de escritorio y para dispositivos móviles que nos permiten implementar o incluso seguir el método GTD de forma sencilla. Estas aplicaciones son un estupendo medio que nos facilita el seguimiento del método, pero es importante destacar que una herramienta por si sola no mejora la productividad si no se tiene claro cómo se quiere trabajar.

Las personas más productivas y los profesionales más eficientes, lo son, no por aplicar un procedimiento que los tenga ocupados cual robots durante cada una de las horas de cada uno de sus días, sino por conocer a la perfección lo que pretenden conseguir, y por lograr el control sobre su actividad, adquiriendo la capacidad de modificar dichas actuaciones en función de los cambios o imprevistos que surjan.

Algo tan simple como conocer qué debemos hacer, nos otorga una maravillosa y potente herramienta que nos facilitará acercarnos a la plenitud, y por tanto al éxito personal y profesional.

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