Project charter: gestiona tu proyecto con un documento clave

¿Sabes cuál es el primer paso que deben llevar a cabo las empresas cuando deciden comenzar un proyecto nuevo? ¿Si te hablamos del project charter sabes a lo que nos referimos? En esa segunda pregunta encontrarás la respuesta a la primera. Y es que el ser humano suele repetir los mismos errores a la hora de iniciar nuevos proyectos, como infravalorar la importancia de una buena organización o dejar de lado cuestiones que le ahorrarán, más adelante, un gasto considerable de tiempo y dinero. Si quieres saber qué es un project charter, has llegado al sitio indicado.

Te puede interesar: Postgrado en Gestión Ágil de Proyectos

Qué es un project chartere

Un project charter es un documento que formaliza la existencia de un proyecto y empodera al director del proyecto para usar los recursos de la compañía en beneficio de su ejecución. Lo podemos entender como el acta de constitución de un proyecto. En él se incluyen, entre otros elementos, una descripción general del proyecto, la asignación de los responsables, los criterios por los que se ha decidido crear la propuesta y los requerimientos, supuestos y riesgos clave.

Este documento puede diseñarse en diferentes formatos, como un documento Word, una presentación en PowerPoint o un archivo PDF, y es posible que en empresas más tradicionales se identifique simplemente como el acta de constitución o estatuto del proyecto. Independientemente de su forma o denominación, el project charter tiene tres propósitos básicos:

• Presentar el proyecto: al crearse en los primeros días y sin tener del todo definido quiénes se involucrarán en él, este documento es una excelente manera de poner al día al entorno, así como de informar a quienes más adelante entren a formar parte de él.

• Alinear a los participantes en los aspectos más importantes del proyecto, ya sea en lo referente a los objetivos, como al alcance o presupuesto con el que se trabajará.

• Obtener aprobación para planificar el proyecto.

Qué debe incluir un project charter

Debido a que el project charter se redacta antes de que se lleve a cabo una planificación real de un proyecto, este documento ni puede ni debe ser excesivamente detallado. Lo que necesitamos incluir es únicamente la información necesaria para describir el proyecto y el producto que queramos lanzar o la solución que planteamos.

A veces, las grandes corporaciones presentan documentos que incluyen decenas de páginas. ¿Crees que alguien las acaba leyendo? La respuesta es evidente, y eso significa que habremos trabajado en un documento que caiga en el olvido. Por tanto, en líneas generales, un project charter debe constar de un máximo de cinco folios. Cuanto más escueto sea, mejor. Queremos conseguir un documento que alguien pueda comprender en apenas unos minutos. Entre los elementos imprescindibles que debe incluir un project charter se encuentra:

• Descripción del proyecto: qué queremos conseguir con él
• Nombre y cargo del patrocinador o de la persona que lo autoriza
• Designación de responsables del proyecto
• Deberes, funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo
• Finalidad del proyecto: razones por las que es necesario
• Explicación de los intereses de la empresa, stakeholders y recursos necesarios
• Objetivos medibles y concretos del producto o servicio a desarrollar
• Hitos relacionados y calendario previsto
• Presupuesto destinado inicial
• Posibles riesgos
• Lista de requerimientos para su aprobación
• Otros puntos que se consideren importantes

Beneficios del project charter

La razón principal de contar con un project charter reside en la importancia de presentar un proyecto con una visión definida. Observa la imagen que te dejamos justo debajo: ¿crees que sin una definición pactada sería sencillo presentar un proyecto? No lo creemos.

Por eso es importante alinear la línea de trabajo, algo que conseguiremos con este documento que, entre otros beneficios, supondrá:

• El establecimiento de un responsable del proyecto frente a los encargados de los recursos de la organización.

• Empoderamiento del equipo que forme parte del proyecto, que podrá definir el proyecto, tomar decisiones y explicar fácilmente qué problemas pueden solucionar.

• Definición de los objetivos del proyecto, con lo que más adelante se podrá evaluar su éxito y la gestión realizada por sus responsables.

• Enumeración de las oportunidades de negocio que supondría la puesta en marcha del proyecto.

Diferencias entre project charter, contrato y caso de negocio

A menudo se suele confundir la existencia del project charter con la existencia de un contrato firmado, aunque lo cierto es que se trata de documentos con propósitos diferentes. Mientras que un project charter reconoce la existencia y autorización de un proyecto dentro de una organización, un contrato define un acuerdo legalmente vinculante que vincula a dos partes donde habitualmente hablamos de un comprador y un vendedor.

Por otra parte, cuando hablamos de un caso de negocio o business case lo hacemos de un argumentario de venta o una solicitud de financiación para un proyecto que se suele dirigir a la dirección o al consejo de inversión. El project charter, por su parte, se centra en definir la gestión del proyecto en sí. Por tanto, podemos entender el caso de negocio como un paso previo o precursor del documento en el que nos estamos centrando en este post.

Cómo crear tu propio project charter

Es importante que empecemos entendiendo quién debería participar en la creación del documento. Y es que, en muchas organizaciones, los gerentes de los proyectos elaboran el project charter sin ningún tipo de ayuda. Esto es un error. Aunque es posible hacerlo de esta manera, se está desperdiciando la oportunidad de contar con el equipo que se vaya a involucrar directamente en el proyecto.

Por eso, es recomendable organizar una reunión en la que se debata la creación del project charter, pasando por todos los elementos que hemos enumerado anteriormente, con el objetivo de realizar una sesión de brainstorming de cara a la redacción final del acta.

Llevar a cabo esta primera reunión con una pizarra (física o virtual) en la que anotemos las diferentes propuestas (y perspectivas) es una decisión inteligente que nos permitirá realizar un ejercicio de debate que simplificará el esfuerzo individual que supondría la creación de este documento. La puesta en común de las diferentes perspectivas es, a menudo, más enriquecedora que el propio project charter en sí. Por tanto, involucrar al equipo relacionado con el proyecto que defina el documento en sí es básico.

Una vez que tengamos toda la información que obtengamos en ese encuentro habrá llegado el momento de redactar un primer borrador que deberíamos enviar al resto de personas implicadas en la reunión con el objetivo de solicitar su feedback.

Más tarde, deberíamos actualizarlo con las mejoras propuestas y reenviarlo para su aprobación, que se formalizará con la firma del responsable del proyecto designado y del responsable máximo de la compañía o patrocinadores implicados.

Plantillas para crear un project charter

Aunque diseñar este documento es sencillo, sabemos que siempre agradecéis que os dejemos plantillas de las herramientas que os presentamos para poder inspiraros y contar con un punto de partida que conduzca hacia la creación de un documento único.

Por eso os dejamos 40 plantillas gratuitas y editables que TemplateArchive ha preparado para que podáis utilizar a este respecto, en donde encontraréis diferentes propuestas que adaptar al estilo de vuestros proyectos. Recuerda que esto es importante para que se alineé a la línea de tus productos y servicios, siendo importante que conste el logo, así como los mismos colores y tipografías habituales de tu marca.

¿Crees que el project charter puede ser un documento interesante con el que puedas trabajar? ¿Conocías esta solución? Cuéntanos qué te ha parecido el post en un comentario y comparte con tus seguidores en redes sociales para que pueda llegar al máximo de personas.

Las empresas buscan soluciones cada vez más ágiles y simplificadas que les permitan tener el control de todo su negocio, algo que supone un uso creciente de la nube y una gestión óptima de sus datos, algo que aprenderás a desarrollar en nuestro Postgrado en Gestión Ágil de Proyectos, donde podrás convertirte en el profesional que las empresas buscan para que sus proyectos destaquen frente a los de sus competidores. ¿Te animas?