Offboarding: Cómo asegurar una transición sin problemas

¿Has considerado alguna vez la importancia que tiene un buen proceso de desvinculación en tu empresa? Sabemos que puede ser difícil y delicado, pero no se trata solo de cumplir con las obligaciones legales, sino de cuidar la imagen de la empresa y mantener la retención de talentos. En este artículo, te mostraremos cómo realizar un offboarding y te daremos consejos para manejar los riesgos y desafíos que puedan surgir en el camino. ¡Sigue leyendo!

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¿Qué es el Offboarding?

El offboarding o desvinculación de empleados es un proceso fundamental para los departamentos de recursos humanos que implica la terminación de la asociación de un empleado con una empresa. Esto aplica tanto para la renuncia voluntaria del empleado como el despido del mismo.

Esta desvinculación involucra tareas como:

• Retirar el acceso a los recursos de la empresa
• Recolectar el material de trabajo de la compañía
• Notificar a otros departamentos que trabajen con esa persona y que les pueda afectar su salida.
• Realizar una entrevista de salida

¿Qué no es un proceso de desvinculación?

• El objetivo del offboarding no es un intento de convencer al empleado para que se quede.
• Si bien se recomienda dar un feedback al momento de la desvinculación, el offboarding no busca atacar o criticar el trabajo del empleado que se va.

¿Por qué es importante el offboarding?

Este proceso es tan importante como el onboarding, ya que es necesario garantizar que la salida del empleado sea lo más suave posible y se realice de manera justa tanto para la empresa como para el empleado.

Si bien el offboarding consiste en realizar los trámites necesarios para dar de baja al empleado en la Seguridad Social, gestionar la entrega de documentación, la liquidación de salarios, y la devolución de herramientas y equipos de trabajo, también se trata de ofrecer un buen trato al empleado y dejar una buena impresión de la empresa.

A continuación te contamos algunas de las ventajas de un buen proceso de offboarding:

1- Mejora la imagen de la empresa

Si tu procedimiento de baja consiste simplemente en entregarle un documento de salida al empleado e invitarlo a irse, es momento de cambiar este comportamiento. Reacciones impersonales como esta pueden dejar una impresión pésima de la empresa, no solo para la persona que se va, sino para aquellas que siguen trabajando para ti.

Un buen proceso de desvinculación de empleados puede garantizar que estos se conviertan en embajadores de tu empresa. Puedes reunirte con el empleado y escuchar su experiencia, además de valorar su contribución al crecimiento del negocio. De esta manera, es más probable que hablen bien de ti en público después de que se vayan.

2- Aumenta la seguridad de la información

Si la partida de un empleado de una empresa es involuntaria, es posible que intente lastimar a la empresa por enojo o venganza. Por ejemplo, pueden eliminar archivos importantes o cargar la base de datos de clientes de la empresa en una plataforma pública. 

Un proceso de offboarding garantiza que los datos confidenciales de la empresa se mantengan privados y seguros. Como parte de este proceso, los empleados deben devolver los dispositivos tecnológicos casi inmediatamente después de anunciarse su salida. Asimismo, la persona encargada de recursos humanos deberá comunicarlo al departamento de IT para eliminar o cambiar la información de la cuenta a retirar.

3- Reduce los riesgos de cumplimiento

Las entrevistas de salida ayudan al departamento de RRHH a descubrir o entender cualquier experiencia negativa que el empleado haya podido tener durante su tiempo en la empresa como por ejemplo, problemas de jerarquía, mobbing, amenazas, sexismo, síndrome del trabajador quemado, racismo, entre otros.

De esta forma, la empresa puede mitigar el problema o intentar aclarar la situación antes de que el empleado lo exprese de forma pública o lo demande.

Pasos para un buen offboarding

Unp de los objetivos del proceso de desvinculación es evitar un momento incomodo para la persona que abandona la empresa y hacerlo con tacto. Aquí te dejamos algunos pasos que puedes hacer para realizarlo de forma exitosa:

1. Comunicación al empleado

Es importante planificar la desvinculación con anticipación. Esto incluye notificar al empleado, si es posible de forma verbal y escrita con suficiente tiempo. Asegurarse de que se cumplan todas las obligaciones legales y preparar una lista de tareas para completar antes de que el empleado se vaya.

En el caso de un despido es importante comunicar el motivo de la salida, de esta forma, el empleado puede tomar este feedback, entender las razones y aplicarlo en sus futuros empleos.

Recuerda tratar a los empleados con amabilidad independientemente de las razones por las que ha dejado el cargo. Esto ayudará a proteger a la empresa de represalias, amenazas legales o violación de datos.

2. Informar a otros equipos

Desde el punto de vista de las relaciones laborales, es importante mantener informado a los otros equipos . Por ejemplo, si la partida de esa persona juega un papel importante dentro de un proyecto de funciones cruzadas, ¿Quién se encargará de sus funciones? Asimismo, si afecta una fecha límite, un producto o un proyecto. Esto ayudará a aliviar cualquier tensión, brechas en los equipos y cualquier sorpresa que, naturalmente, venga con cualquier cambio.

3. Transferencia de las responsabilidades

Este paso aplica para las personas que dejan la empresa por una renuncia. Si es el caso, para evitar una caída en la productividad, comienza a reclutar posibles aspirantes incluso antes de que el empleado se vaya o pídele al manager del equipo que asigne a alguien dentro de la empresa que pueda ejecutar esas responsabilidades.

Una vez asignada esta persona, el empleado que desea renunciar deberá capacitar al nuevo responsable para que asuma ese trabajo. Una forma de hacerlo es a través de una serie de preguntas como:

• ¿Cuáles son las responsabilidades principales del cargo?
• ¿Cómo es un día a día en pasos?
• ¿Hay alguna herramienta o aplicación que se use de forma regular para desempeñar el trabajo?
• ¿A qué documentos debe tener acceso el reemplazo para poder realizar las tareas de forma correcta?

Si el caso del offboarding tiene que ver con un despido o no se ha superado el periodo de prueba, este paso deberá omitirse. La razón, como comentamos anteriormente, tiene que ver con el enojo que puede tener el empleado por el motivo de su salida y las represalias que puede tomar con la documentación de la empresa.

4. Recuperación de propiedad de la empresa

Después de haber hecho la notificación correspondiente, el empleado deberá devolver cualquier equipo que sea propiedad de la empresa. Esto puede ser:

• Portátiles
• Teléfono móvil
• Tarjetas de crédito
• Uniformes
• Coches de empresa
• Identificación
• Llaves

5. Eliminar acceso a las cuentas

Como comentamos anteriormente, el encargado de realizar el proceso de offboarding deberá asegurarse de que la persona que abandona la empresa no pueda acceder a ninguna plataforma de la empresa desde otro ordenador o fuera de la empresa. Por ello deberá revocar los accesos a:

• Correo electrónico
• Licencias de software
• Plataformas de comunicación
• Herramientas de gestión de proyectos
• Herramientas de gestión de contraseñas

6. Documentación y pagos finales

Después de notificar al equipo de recursos humanos sobre la partida de un empleado, se deberá comenzar a preparar el papeleo correspondiente para que el empleado lo firme. Esta documentación puede ser la aceptación de su renuncia o algún contrato de confidencialidad.

El equipo de finanzas también deberá planificar la última nómina para que el empleado reciba su salario completo antes de irse. 

7. Entrevista de salida

Esta entrevista permitirá obtener información importante para que el departamento de recursos humanos pueda trabajar en una mejora de la cultura empresarial. Puede incluir preguntas como:

• ¿Consideras que tuviste los recursos y el apoyo para realizar tus tareas laborales de manera efectiva?
• ¿El trabajo coincidía con tus expectativas cuando te contratamos?
• ¿Hay algo que podríamos haber hecho para hacerte cambiar de opinión? (En caso de que haya renunciado)
• ¿Cuál es el mayor problema en el que crees que deberíamos mejorar?
• ¿Recomendarías esta empresa a quienes buscan trabajo? 

Conclusion

En conclusión, un buen proceso de desvinculación es crucial para el éxito de una empresa. Es importante planificar con anticipación, comunicar claramente, facilitar una transición suave y despedirse de manera profesional. Si se maneja de manera efectiva, esto puede ayudar a mantener una buena reputación y retener a los talentos clave en la empresa.

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