Cómo funciona la Metodología Scrum: Qué es y cómo utilizarla

La gestión de proyectos y equipos es una de las partes más complicadas para cualquier empresa y más aún cuando se tratan de entornos VUCA como en los que vivimos. La optimización de los recursos, del tiempo, la coordinación del equipo y la asignación de tareas es un asunto de peso, que requiere de conocimiento y buen criterio para su implementación. Una de metodologías enmarcada dentro de Agile que más éxito tiene es SCRUM. En este post te contamos cómo funciona Scrum, cuál es su marco de trabajo y cómo utilizarla de forma efectiva. ¿Estás preparado? Allá vamos!

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Para saber cómo funciona Scrum, debes tener claro que la falta de planificación conlleva sobrecostes, retrasos en la entrega de proyectos y conflictos con los clientes u otros departamentos.

Como respuesta a esta problemática surgen las metodologías ágiles; nuevos sistemas de gestión que apuestan por una gestión dinamizada y muy coordinada de los procesos para llevar a un nivel óptimo el uso que damos a nuestros recursos.

¿Qué es Scrum?

La metodología Scrum permite abordar proyectos complejos desarrollados en entornos dinámicos y cambiantes de un modo flexible. Está  basada en entregas parciales y regulares del producto final en base al valor que ofrecen a los clientes. Dicho en otras palabras: Scrum sirve para mejorar el trabajo colaborativo entre equipos.

Se trata de una metodología que ayuda a los equipos a aprender y organizarse en base a las experiencias a la vez que aborda problemas e invita a reflexionar sobre los éxitos y fracasos.  Todo ello bajo una serie de herramientas y recursos que permite a los equipos organizarse con mayor agilidad.

Es una opción de gestión ideal para acometer proyectos desarrollados en entornos complejos que exigen rapidez en los resultados y en los que la flexibilidad es un requisito imprescindible. Scrum ofrece agilidad y el, resultado, siempre, valor.

La Historia de SCRUM

Aunque Scrum se utilizó por primera vez para describir el contenido ágil en 1986 en Harvard Business Review, el término se origina en el rugby. En rugby, un “scrum” o melé es una formación fija cuya función es conseguir la pelota y volver a ponerla en juego, tras una falta menor durante el juego. Es una metáfora de trabajo en equipo ya que los jugadores trabajan juntos para lograr su objetivo común: ganar el partido marcando puntos.

En este artículo de Harvard Business Review, los autores hablan de algunas de estas características de los equipos de SCRUM:

• Equipos autónomos: los equipos Scrum están pensados ​​para operar sobre la marcha, con un orden y dinámica únicos que carecen de jerarquía. Estos equipos se consideran autoorganizados, exhiben autonomía, crecimiento continuo y colaboración.
• Fases de desarrollo solapadas: las personas de un equipo Scrum deben trabajar para sincronizar sus ritmos para cumplir con los plazos de entrega. En algún momento del desarrollo, el ritmo de cada individuo comienza a solaparse y sincronizarse con el de los demás y, finalmente, se forma un ritmo colectivo dentro del equipo.
• Aprendizaje múltiple: Scrum es un marco que se basa en gran medida en prueba y error. Los miembros del equipo Scrum también tienen como objetivo mantenerse al día con las condiciones cambiantes del mercado. Es por eso que el aprendizaje es fluído y rota entre los diferentes miembros de la organización.
• Seguimiento sin control: como mencionamos, los equipos Scrum se autoorganizan y operan como una pequeña startup, pero eso no significa que no exista ninguna estructura. Al crear puntos de control a lo largo del proyecto para analizar las interacciones y el progreso del equipo, los equipos Scrum mantienen el control sin obstaculizar la creatividad.

Perfiles de la metodología Scrum

Como decíamos, este método no sería posible sin el concepto de «equipo de trabajo». Entre los puestos de trabajo Scrum, encontramos a los Product Owner o el Scrum Master. Te contamos cómo trabaja cada uno de ellos:

1# El Product Owner

El Product Owner es responsable de maximizar el valor del producto resultante del trabajo del equipo Scrum. La forma en que se hace esto puede variar ampliamente entre organizaciones, equipos Scrum e individuos.

Los Product Owners maximizan el valor del producto al representar y expresar la voz del cliente durante la duración del proyecto. Ellos son los responsables de entender las necesidades de los clientes, sus motivaciones y qué necesitan. Un producto no es útil para sus clientes si ese producto no cumple con sus expectativas y no satisface sus necesidades.

Las funciones de los product owners son:

• Desarrollar y comunicar explícitamente el objetivo del producto.
• Crear y comunicar claramente los elementos del Backlog del producto (el Backlog del producto contiene todas las características, requisitos y actividades asociadas con los entregables para lograr el objetivo del proyecto).
• Asegurarse de que la cartera de productos sea transparente, visible y entendible para el equipo.

2# El Scrum Master

Una responsabilidad clave del Scrum Master es ayudar al equipo a comprender y seguir la teoría de Scrum. Más específicamente el Scrum Master es responsable de establecer Scrum como se define en la Guía de Scrum.

Hacen esto ayudando a todos a comprender la teoría y la práctica de Scrum, tanto dentro del Equipo Scrum como de la Organización. El Scrum Master es, por tanto, el responsable de la efectividad del Scrum Team. Lo hacen al permitir que el equipo Scrum mejore sus prácticas, dentro del marco de Scrum.

El Scrum Master se asegura de que se produzcan reuniones importantes, como las Dailys. De la misma manera que un entrenador estaría al tanto del timing en un partido, el Scrum Master tiene la tarea de asegurarse de que la reunión se mantenga dentro del tiempo apropiado.

El Scrum Master actúa como entrenador del Scrum Team: estimulan y motivn al equipo a construir el producto en el marco de tiempo. También apoyan al equipo mediante la creación de un entorno colaborativo para que se logren los objetivos del proyecto.

En resumen, las funciones del scrum master son:

• Entrenar a los miembros del equipo en autogestión y funcionalidad cruzada con el resto de los miembros del equipo.
• Ayudar al equipo scrum a enfocarse en crear pequeñas mejoras o desarrollos del producto que puedan entregar un alto valors a los clientes. Es decir, la función de maximizar la entrega de valor en cada sprint.
• Eliminar todos aquellos impedimentos o blockers para el progreso del equipo Scrum.
• Asegurar que todos los eventos de Scrum tengan lugar y sean positivos, productivos y se mantengan dentro del marco de tiempo concreto.

Diferencias entre Scrum Master y Project Manager

El rol del Scrum Master a veces se confunde con el rol del proyect manager o gerente de proyectos. Si bien los dos roles comparten habilidades y cualidades relacionadas, son bastante diferentes.

Un Scrum Master es responsable de ayudar al equipo a comprender la teoría y la práctica de Scrum. Aseguran que los eventos de Scrum se lleven a cabo y ayudan al equipo a concentrarse en entregar valor y a eliminar los impedimentos.

La diferencia con un project manager habitual, es que el Scrum Master no asuma la gestión de cambios en el alcance o scope de un proyecto ni la gestión de las prioridades.

Qué es un Scrum Team

El Scrum Team es el equipo encargado de desarrollar y entregar el producto. Su trabajo es imprescindible: estamos hablando de una estructura horizontal auto-organizada capaz de auto-gestionarse a sí misma.

Qué es un Stakeholder

Y, finalmente, tenemos que hablar de los Stakeholders. En el mundo de los negocios, los stakeholders son aquellos individuos o grupos que tienen interés e impacto en una organización y en los resultados de sus acciones. Algunos de los ejemplos más comunes de stakeholders son los empleados, los accionistas, los clientes, los proveedores, los gobiernos y las comunidades.

Si quieres saber más en profundidad sobre los Stakeholders, aquí te dejamos un post en el que podrás aprender más de ellos. ¡Que lo disfrutes!

Cómo funciona la metodología Scrum

Para saber bien cómo funciona Scrum y qué es la metodología Scrum, debes saber que existe un marco de trabajo para su desarrollo, que comienza con la elaboración del llamado Product Backlog. Te lo contamos más detalladamente.

Qué es un Product Backlog

El proceso comienza con la elaboración del llamado Product Backlog. Se trata de un archivo genérico que recoge el conjunto de tareas, los requerimientos y las funcionalidades requeridas por el proyecto. Cualquier miembro del equipo puede modificar este documento pero el único con autoridad para agregar prioridades es el Product Owner, responsable del documento.

El autor Mike Cohn, experto en compañías software, utilizó el acrónimo «DEEP» para referirse a las diferentes etapas o fases de un buen Product Backlog. Corresponden a las iniciales de:

• Detailed Appropriately: en esta fase se definen los requisitos del producto con las características que afectan al desarrollo del producto.
• Emergent: esta parte define el Product Backlog como algo que no para de evolucionar y cambiar, ya que siempre se adaptará a las demandas del cliente y por ende, a las decisiones del Product Owner.
• Estimated: esta parte quiere decir «estimado», ya que se refiere al valor aproximado según el esfuerzo y el valor que se le de al proyecto.
• Prioritized: esta parte define el hecho de que, en el Product Backlog todos los elementos deben estar priorizados y repartidos en categorías.

¿Quieres seguir conociendo cómo funciona Scrum? La segunda etapa pasa por la definición del Sprint Backlog, que te desarrollamos aquí:

Qué es un Sprint Backlog

Es un documento que recoge las tareas a realizar y quién las desempeña. Es interesante asignar las horas de trabajo que va a suponer realizar cada una de ellas y asignarlas a un coste. Si su volumen es muy grande, crear metas intermedias será un acierto.

El Sprint es el periodo en el que se realizan todas las acciones pactadas en el Sprint Backlog , que supone entregas parciales para ir testeando el producto final.

El ciclo anterior deberá repetirse hasta que todos los elementos del Blacklog hayan sido entregados. Entre los distintos Sprints no se deben dejar tiempos sin productividad.

Qué es un Sprint Review

Todas las acciones que realicemos han de tener un control. Es en el Burn Down donde marcamos el estado y la evolución del mismo indicando las tareas y requerimientos pendientes de ser retratados.

En esta fase final del Sprint, se revisa todo el trabajo, una buena oportunidad para tener feedback sobre el desarrollo del producto.

Puede ser una reunión informal, siempre y cuando se tenga el objetivo claro del Sprint Review: brindar transparencia tanto al equipo como al cliente.

Suele durar unas cuatro horas horas para Sprints de cuatro semanas. Es decir, una hora por cada semana. La persona encargada de realizar este trabajo es el Product Owner, mientras que el Scrum Master se asegura de que esto sea así y de que se cumplan los tiempos establecidos.

Entonces ¿qué ocurre en el Sprint Review? Dentro de esta fase, en la que ya sabemos que el Product Owner es el encargado total de la revisión, se encarga de explicar los items del Product Backlog y asegurarse de que hayan sido finalizados.

A su vez, el equipo de desarrollo se encarga de hacer la demostración del incremento terminado durante el Sprint y responde a dudas relacionadas con ello.

A partir de ahí se hace una review del proyecto y se tratan los siguientes pasos a seguir. Si hay una respuesta por parte del cliente, el Product Owner reorganizaría el Product Backlog.

Por último, se hace una última revisión sobre tiempos, presupuesto y alcance del proyecto.

Sprint Planning Meeting

¿Quién no ha perdido horas de trabajo inútiles en reuniones poco productivas porque estaban mal preparadas? Esto no tiene cabida en los métodos ágiles. Cada minuto cuesta dinero. Las reuniones han de estar también planificadas, como una parte más de proceso. En este «Sprint Planning Meeting» el Product Owner prioriza las tareas contenidas en el Product Backlog.

Con estas tareas en mente se determina el objetivo del nuevo sprint priorizando las tareas a realizar por el Scrum Team y asignando tiempo a cada una de ellas. El objetivo debe ser alcanzable y el equipo sólo abordará un conjunto de tareas asumible.

Diariamente se hace un seguimiento del proyecto en esta reunión en la que se controla el cumplimiento de las tareas asumidas. Quizás has oído hablar de la Daily Scrum, que es el nombre adoptado del inglés. En dicha cita se pactan los objetivos para el día siguiente y se analizan los posibles problemas que hayan limitado o impedido directamente el cumplimiento de los objetivos.

Beneficios de la metodología Scrum

Los beneficios de Scrum son amplios y repercuten en el equipo, en los Stakeholders y en la organización en su conjunto.

Se fomenta el trabajo en equipo, focalizando todos los esfuerzos en alcanzar un objetivo común. Se trata de un modelo basado en la auto-disciplina y la auto-gestión, lo que repercute positivamente en la responsabilidad. Respecto al aspecto comunicativo, esta metodología fomenta la comunicación entre los distintos miembros del equipo.

Los Stakeholders tienen un mayor control y transparencia sobre el proyecto, permitiendo una mejor organización. El cliente puede hacer seguimiento más cercano de lo que pasa, sin tener que esperar a un resultado final que no le convenza. Con las metas intermedias se minimizan riesgos.

En definitiva, la adopción de estas buenas prácticas permite reducir el tiempo de desarrollo de productos, más capacidad de adptación y flexibilidad frente a un entorno y unos requisitos cambiantes aumentando el valor que se aporta a los clientes.

¿Qué te ha parecido este artículo? ¿Quieres aplicar tus conocimientos sobre cómo funciona Scrum? Si quieres formación en métodos ágiles para afrontar entornos dinámicos y exigentes, no te pierdas el Master en metodologías ágiles donde aprenderás los nuevos modelos de organización y gestión que están llevando al éxito a las empresas que dominan el mercado actual, así como los fundamentos de la cultura agile a través de metodologías y frameworks de escalado de proyectos que facilitan la optimización de recursos y la mejora de los resultados.