Método Kaizen: ¿En qué consiste y cómo implementarlo en tu empresa?

Si en tu empresa ya han probado todos los métodos posibles y han invertido grandes cantidades de dinero en intentar mejorar los procesos sin éxito, seguramente no han probado el método kaizen. La metodología utilizada por Toyota y la base del lean manufacturing que busca, entre otras cosas, reducir los defectos, eliminar residuos e impulsar la productividad. ¿Quieres saber más? Sigue leyendo

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¿Qué significa el método kaizen o de mejora continua?

Kaizen es una enfoque de gestión y resolución de problemas originario de Japón. La palabra significa «buen cambio» y busca la mejora continua no solo aplicada a las empresas sino también a las personas.

Es una filosofía de “hacerlo mejor cada día, con todos y en todas partes” en donde la atención se centra en las mejoras pequeñas y frecuentes de los procesos de trabajo existentes, generadas por todos los empleados en todos los niveles de una organización, no solo por los gerentes y ejecutivos. 

Origen del método kaizen

El método kaizen fue desarrollado por el industrial estadounidense W. Edwards Deming en las décadas de 1950 y 1960. Edwards creía que las empresas no podían competir si no eran capaces de mejorar continuamente su calidad y eficiencia y desde entonces sus ideas han sido adoptadas en todo el mundo.

En el pasado, Kaizen consistía principalmente en pequeñas mejoras, como cambiar el color de las etiquetas o añadir algunos pasos adicionales a una línea de fabricación. Hoy en día, incluye proyectos mucho más amplios, como el rediseño de todo el proceso de producción.

Los 10 principios del método Kaizen

Aplicar este método en las empresas requiere de la adopción de una mentalidad adecuada en toda la empresa. Y para ello se tienen en cuenta los siguientes principios:

1. Cuestiona las prácticas actuales

Si quieres hacer crecer y mejorar tu negocio, debes reflexionar sobre lo que haces ahora. Los procesos desafiantes tal como están pueden ser delicados a veces, pero es necesario ser crítico con sus propios procesos para realizar cambios impactantes y duraderos.

2. Mantén la mente abierta

La mayoría de las veces, tenemos ideas fijas sobre cómo hacer las cosas y qué valorar, simplemente porque siempre lo hemos hecho así. Mantén siempre tu mente abierta al cambio. Si te obsesionas con una idea determinada, empieza por preguntarte qué pasaría si creyeras o hicieras lo contrario. Haz el ejercicio mental de defender la creencia o posición contraria.

3. Ve los problemas como oportunidades

Todos los grandes problemas a los que se enfrenta tu empresa no son más que oportunidades para aportar soluciones y contribuir al valor. Cuantos más problemas veas, más ideas tendrás. Siempre puedes convertir los residuos en oro.

4. Ten una actitud positiva

Mantener una actitud positiva es una de las reglas más importantes del Kaizen. Solo manteniendo una mentalidad positiva podrás ver nuevas oportunidades para hacer crecer a tu organización, a tu equipo y a ti. Sin una actitud positiva, dejas de luchar y de innovar

5. Deja de lado el perfeccionismo y enfócate en lo simple

El método Kaizen no existe para perfeccionar sistemas o procesos de repente, sino simplemente para mejorarlos.  Implantar un cambio es difícil, y aplicar un cambio complejo es aún más difícil, si no casi imposible.

Por lo tanto, elige una solución sencilla que puedas empezar a aplicar inmediatamente. Un pequeño cambio implementado con éxito te motivará a implementar nuevos y mayores cambios.

6. Corrige y aprende de los errores

Al innovar y mejorar las cosas, se cometen errores constantemente. No dejes que los errores crezcan y se conviertan en algo incontrolable e ingobernable. Ten el valor de admitir que has cometido un error y corrígelo inmediatamente. Haz siempre un control de daños.

7. Fomenta la participación sin juzgar ni culpar

Crea un entorno en el que los empleados no tengan miedo de hablar cuando reconozcan un punto débil o piensen que hay una mejor manera de hacer algo. Asimismo, reconoce las ideas que no han funcionado y ayuda a mejorar en lugar de señalar con el dedo. La innovación, después de todo, es solo una palabra elegante para ensayo y error.

8. Practica el método de las 5s

El método Kaizen es una mentalidad para estar siempre en busca de lo óptimo. Por eso, una de las mejores formas de mejorar la eficiencia del negocio es aplicar el método de las 5s: Clasifica, ordena, limpia, estandariza y ten disciplina.

9. Usa la creatividad para encontrar soluciones de bajo costo

Básicamente, hay dos formas de encontrar ideas para un cambio positivo. Se puede utilizar dinero para contratar a personas e invertir en nuevas tecnologías, o se puede utilizar la propia creatividad.

No hay forma de que un cambio se aplique de forma permanente si no hay suficiente motivación sobre la mesa. Si hay suficiente motivación, habrá muchas ideas creativas para un cambio positivo.

10. No dejes de buscar la mejora

Lo mejor del Kaizen es que no tiene fin. No importa cuántos cambios haya implementado, siempre hay una forma de hacerlo mejor. Por eso es importante que no te quedes atrás ni te dejes sobrepasar por el entorno.

¿Cómo aplicar el método Kaizen en la empresa?

Si quieres implementar la metodología de mejora continua en tu negocio, puedes seguir los siguientes pasos:

1. Involucra a tus empleados: Si quieres construir un lugar de trabajo que no se oponga al cambio y que sea genuinamente responsable del cambio, necesitarás la ayuda de todo el personal de la empresa. Para ello puedes reunirte con los líderes de cada equipo y que sean ellos los encargados de recopilar y transmitir la información al resto de empleados.
2. Encuentra los problemas: Recopila una lista de comentarios generalizados de los empleados y las oportunidades de mejora potenciales.
3. Crea una solución: Anima a los empleados a ofrecer soluciones creativas, fomentando todo tipo de ideas. Elija una solución o soluciones ganadoras de las ideas presentadas.
4. Prueba la solución: La implementación a pequeña escala es la mejor manera de probar las soluciones, especialmente en organizaciones más grandes. Si las ideas necesitan evolucionar un poco más, mantén el entusiasmo y mejora el concepto de la mesa antes de implementarla en la empresa. 
5. Estudia los resultados: Verifica el progreso, con planes específicos sobre quién será el punto de contacto y cuál es la mejor manera de mantener comprometidos a los trabajadores. Determina qué tan exitoso ha sido el cambio.
6. Estandariza la solución: Si los resultados no son positivos, necesitarás volver al punto 3 e introducir algunas otras ideas que estaban sobre la mesa. No debes frustrarte porque Kaizen tiene muchas ventajas, y las encontrarás lenta pero constantemente. Si, por el contrario, has obtenido el resultado deseado, deberás replicar y estandarizar el proceso en todos los departamentos para que la empresa opere de forma más eficiente.
7. Repite todo el proceso para que sea posible optimizar más prácticas. La mejora continua y el cambio lento y gradual es la verdadera esencia de Kaizen.

¿Por qué implementar el método Kaizen?

Kaizen es una metodología que fomenta el trabajo continuo, ya que invita a que los empleados permanezcan profundamente involucrados y se conecten con los objetivos organizacionales.

Además, brinda la oportunidad de pensar y solucionar inconvenientes existentes con soluciones creativas y prácticas. A continuación, detallamos algunas ventajas adicionales de utilizar este método de mejora continua en la empresa:

1. Los pequeños cambios se convierten en ventajas significativas. Conducen a una mayor eficiencia, una mejor calidad, una mayor seguridad, una entrega más rápida, menores costos y una mayor satisfacción del cliente.
2. Los empleados de empresas basadas en Kaizen generalmente encuentran el trabajo más sencillo y más placentero, lo que resulta en mayor satisfacción laboral y menor rotación.
3. Kaizen mejora la calidad del producto, el uso de recursos, la capacidad de fabricación, las comunicaciones, el uso del espacio y la retención de empleados.

La utilización del método Kaizen es una forma simple de implicar a los empleados y desarrollar una cultura de optimización continua. Parece obvio, sin embargo, el compromiso de los empleados tiene un efecto directo en los procesos comerciales y el triunfo. Una vez que organices y empoderes a todos los empleados para que participen en el panorama general por medio de pequeños efectos en sus ámbitos locales, se quedarán más tiempo y trabajarán de forma más inteligente.

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