Matriz RACI ¿Para qué sirve y cómo hacerla?

¿Alguna vez has tenido un problema durante tu trabajo porque no sabías a quién tenías que preguntar cuando ha surgido un inconveniente? ¿O has tenido que validar una parte de tu trabajo pero no has sabido exactamente con quién tenías que hacerlo? Tener claro a quién tenemos que reportar un problema, a quién podemos consultar o quién tiene que aprobar nuestro trabajo es crucial para el correcto desarrollo de un proyecto. Para ello, existen diferentes tipos de documentación pero hoy destacaremos uno de los formatos más comúnmente utilizados: La matriz RACI. Si te quedas hasta el final del post aprenderás a cómo utilizarla y a crear tu propia matriz! ¿Te animas a saberlo todo sobre RACI? ¡Comenzamos!

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¿Qué es una matriz RACI?

Una matriz RACI es una representación en forma de gráfico de qué funciones y responsabilidades tienen los diferentes miembros del equipo y stakeholders y permite identificar rápidamente a quién hemos de reportar o comunicar algo en cualquier momento.

En definitiva, permite garantizar que el trabajo se realice de forma eficiente. Además, la matriz RACI es un gráfico muy visual que permite ver rápidamente a quién debemos consultar algo, informar o pedir aprobación.

Elementos de una Matriz RACI ¿Qué la compone?

Una matriz RACI permite crear roles concretos aportando una dirección clara a cada miembro del equipo. La matriz RACI también es conocida en otras fuentes como la Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM en inglés o MAR en español).

En primer lugar, vamos a desglosar cada uno de los roles que se pueden asignar a las personas:

• R: Responsable: quien hace el trabajo
• A: Aprobador: quien se asegura de que el trabajo se realice
• C: Consultado: quien da su opinión sobre el trabajo
• I: Informado: quien necesita conocer el resultado

Ten en cuenta que los gráficos RACI pueden organizarse de diferentes maneras, según las preferencias personales, el número de tareas asignadas y el número de personas implicadas.

Ahora vamos a examinar de forma más exhaustiva las funciones que tendrá cada uno de estos roles.

Responsable

Las personas a las que se asigna el papel de «responsable» de una tarea son las que realmente realizan el trabajo para completar la tarea. Todas las tareas necesitan al menos un responsable. Es una buena práctica intentar limitar el número de miembros del equipo asignados al rol de responsable de una tarea, pero en algunos casos, puede tener más de uno.

Un par de preguntas que hay que hacerse a la hora de determinar qué persona o personas deben ocupar el papel de responsable de una tarea determinada son:

• ¿A qué departamento pertenece el trabajo?
• ¿Quién realizará el trabajo?

Resulta útil evaluar a las personas del equipo para saber qué papel les corresponde. En el caso de que en tu proyecto las diferentes personas cumplan más de un rol (porque es un equipo pequeño, por ejemplo) puede ser más fácil que en la matriz indiques las funciones en lugar del rol (R/A/C/I).

Para el ejemplo práctico de este post vamos a imaginarnos un proyecto de una empresa que vende flores y vegetación especial para oficinas. Vamos a definir una tarea que es la de crear una amplia gama de productos y precios con diferentes frecuencias de envío. Ahora analicemos quién será el responsable de hacer el trabajo, aprobar, ser consultado o ser informado para esta tarea:

Aprobador

La persona «aprobadora» (Accountable en inglés) es la encargada de asegurarse de que la tarea se realiza. Es importante que sólo haya una persona responsable de esta tarea. La persona responsable tiene, en última instancia, la autoridad para aprobar la entrega del responsable.

Para determinar quién debe ser el aprobador, hemos de hacernos 2 preguntas:

• ¿Quién delegará la tarea a realizar?
• ¿Quién revisará el trabajo para determinar si la tarea está completa?

Es posible que se encuentre con una situación en la que la parte responsable también tenga que hacer de aprobador, pero siempre que sea posible, es útil separar estas funciones. Asegurarse de que la responsabilidad no es compartida garantiza que no haya confusión sobre a quién pertenece la propiedad.

Si seguimos nuestro ejemplo, el papel de aprobador lo tiene el jefe de finanzas o head of finance. El Jefe de Finanzas tiene que asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y obtenga beneficios, por lo que tiene la máxima autoridad sobre los precios del producto. Por lo tanto, tendrá que aprobar el trabajo del analista financiero en la tarea.

Consultado

Los miembros del equipo que se les asigna el papel de «consultado» tienen información útil para ayudar a completar la tarea. No hay un número máximo o mínimo de personas a las que se pueda asignar un papel de «consultado», pero es importante que cada persona tenga una razón para estar ahí.

He aquí algunas maneras de ayudar a identificar quién es apropiado para el papel:

• ¿A quién afectará la tarea?
• ¿Quién aportará información o comentarios a la persona responsable para ayudar a completar el trabajo?
• ¿Quiénes son los expertos en la materia para la tarea?

Las personas consultadas mantendrán una comunicación frecuente y bidireccional con el responsable, por lo que es fundamental asegurarse de que las personas adecuadas desempeñan esta función para ayudar a realizar la tarea de forma eficaz y correcta.

Volviendo al ejemplo de nuestro post, tenemos un analista financiero «responsable» y un jefe de finanzas «aprobador». ¿Quién más tendría que aportar información sobre los precios del producto? ¿Las decisiones y opiniones de quienes afectarán directamente a la tarea?

Habrá que consultar al Director de Producto sobre el asunto, ya que supervisa todas las ofertas de productos. Esta persona tendrá información sobre los posibles cambios en el producto y cómo estos cambios podrían afectar a los precios.

Informado

Las personas identificadas necesitan ser «informadas», necesitan saber las decisiones finales que se tomaron y cuándo se completó una tarea. Es habitual que haya muchas personas asignadas a esta categoría y que algunos miembros del equipo estén informados en la mayoría de las tareas. A los miembros del equipo o a las partes interesadas no se les pedirá que den su opinión, por lo que es clave asegurarse de que las personas que están en este grupo sólo requieren actualizaciones de estado y no necesitan dar ninguna opinión directa para la finalización del esfuerzo.

Las preguntas clave que debe hacerse para asegurarse de que ha captado adecuadamente a las personas en el papel de «informado» son:

• ¿A quién le interesa la finalización de esta tarea?
• ¿A quién afectará el resultado?

Veamos ahora quién ha de ser informado según nuestra tarea. El analista financiero ha fijado los puntos de precio con la aportación del director de producto, y el jefe de finanzas lo ha aprobado. Ahora tendrá que informar al equipo de ventas sobre los precios definitivos, ya que necesitarán esta información para vender el producto.

Puede que acabes teniendo un gran número de miembros del equipo en el apartado de «informados». Si es así, asegúrate de tener un plan para mantenerlos informados que no requiera mucho trabajo. Algo tan sencillo como el acceso sólo para ver el plan del proyecto o las notas de las reuniones podría evitarte tener que crear comunicaciones individuales que te consuman demasiado tiempo.

Conclusión

El gráfico RACI es una herramienta valiosa. Puede ayudarte a definir y documentar las funciones y responsabilidades del proyecto, a orientar a cada miembro del equipo y a las partes interesadas, y a garantizar que el trabajo se realice con eficacia.

Un gráfico RACI también puede ayudarle a analizar y equilibrar la carga de trabajo del equipo. Aunque puede ser necesario realizar muchas revisiones para asegurarse de que los miembros del equipo y las partes interesadas ocupan las funciones correctas en el diagrama RACI, hacer este trabajo por adelantado ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores de comunicación más adelante.

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