Cómo elaborar un manual de bienvenida, paso a paso, y sus beneficios

Bien trabajado y explicado, el manual de bienvenida es la herramienta perfecta para integrar a nuevos miembros del equipo, hacerles que se sientan más seguros y un ahorro de tiempo por parte de la empresa a la hora de evitar errores o confusiones tanto en el funcionamiento de la misma, como en el desarrollo de las tareas del empleado.

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De su importancia, de cómo elaborarlo y ponerlo en marcha es de lo que hoy te quiero hablar en este post. Una herramienta de comunicación interna que debería formar parte de cualquier departamento de recursos humanos de cualquier negocio, incluso de los más pequeños. 

¿Por qué? Los motivos son varios y te los voy a explicar a continuación, pero hay uno que prima por encima de todos: hacer sentir bien a esa persona que se incorpora a su nuevo puesto, de manera que se sienta motivada y cómoda en sus primeros días; algo que beneficia a ambas partes.

¿Qué es un manual de bienvenida?

El manual de bienvenida no se trata de ninguna herramienta nueva, pero sí que es cierto que en la era de las personas en la que nos encontramos, juega un papel muy importante porque es la primera muestra de interés y respeto hacia ese nuevo trabajador.

Todos hemos pasado esos nervios del primer día e, incluso, de las primeras semanas. Puedes ser la persona más profesional y cualificada para el puesto, pero el miedo a no hacerlo bien, a conocer cómo funciona la empresa (cada una es diferente), cuáles son sus valores o los objetivos y pormenores del puesto que nos ha sido asignado, siempre van a marcar tus inicios en una nueva aventura profesional.

¿Qué contiene el manual de bienvenida?

El manual de bienvenida o de onboarding ayuda, precisamente, a calmar esos nervios. ¿En qué consiste? Se trata de un documento que suele contener los siguientes puntos: 

• Información básica sobre la empresa, como su historia, misión y valores.
• Detalles sobre los beneficios y compensaciones, como vacaciones pagadas, seguro médico, entre otros
• Información sobre el proceso de contratación y los documentos necesarios para completar la contratación.
• Políticas de la empresa, como la política de igualdad de oportunidades, la política de conducta profesional y la política de cumplimiento legal.
• Información sobre los recursos disponibles para los empleados, como programas de desarrollo de carrera, programas de asistencia emocional y recursos de diversidad e inclusión.
• Información sobre el puesto a desempeñar incluyendo tareas, objetivos, horarios, y demás.

Estos son los puntos básicos que, en función del tipo de empresa, ocuparán más o menos espacio y a los que se pueden añadir otros que la entidad considere necesarios. 

¿Qué más debe contener un manual de acogida?

¿Basta solo con entregar el documento? ¡Para nada! Este documento ha de venir acompañado de una explicación oral por parte del encargado de recursos humanos. Después, el trabajador tendrá tiempo de leer tranquilamente cada uno de los puntos que se mencionen en ese documento. Pero, desde un inicio, lo ideal es que el nuevo empleado conozca el contenido del documento, de manera que pueda resolver las dudas que le surjan al respecto.

Por otro lado, sea una empresa pequeña o grande, siempre se agradece que los compañeros se solidaricen con esa persona y ésta reciba una pequeña bienvenida, de manera que sepa quién es quién en la empresa (o, al menos, las personas con las que va a tratar), dónde se encuentran los puntos que necesita conocer (baños, office, fotocopiadora, etc.), así como algunas costumbres propias de los trabajadores, de manera que se sienta integrado desde el primer momento.

Las grandes empresas crean planes de integración para sus trabajadores. En el caso de las pequeñas o medianas, bien sea el jefe o la persona encargada de recursos humanos, siempre tiene que tener en cuenta este punto. En todas las empresas existen personas conocidas como “facilitadoras” (es decir, personas amables, que conocen bien la empresa y son de confianza) y tendrás que apoyarte en ellas para estos casos.

Beneficios del manual de bienvenida como herramienta de comunicación interna

Además de ayudar a reducir las inseguridades de los primeros días, crear un manual de bienvenida o guía de acogida trae consigo los siguientes beneficios: 

Beneficios para el trabajador

1. Conoce desde el primer día las dudas básicas, que muchas veces no nos atrevemos a preguntar, pero que nos surgen a todos. Por ejemplo, ¿cuándo voy a cobrar?, ¿cuándo y cómo puedo pedir las vacaciones?, ¿tienen horarios flexibles?, etc
2. Sabe qué tareas se espera que haga y qué objetivos tiene que alcanzar.
3. Conoce al cliente ideal de la empresa.
4. Trabaja más enfocado y, por tanto, es más productivo. Al reducir miedos e inseguridades, esto afecta de manera positiva a su rendimiento.

Para la empresa

1. Se evitan malos entendidos, porque todo lo que tiene que conocer sobre la empresa, al menos los aspectos básicos, han sido explicados tanto de viva voz, como en el manual.
2. Se crea un clima de trabajo favorable, donde todos saben qué tareas tienen que desempeñar, a quién tienen que acudir en caso de necesidad, etc. 
3. El rendimiento del nuevo trabajador será mayor desde el primer día, ya que no dependerá tanto de terceros para desempeñar su trabajo, como lo haría si empezara desde cero o sin ciertos conocimientos. 

Cómo elaborar un manual o guía de acogida

Antes de pasar a explicar cómo elaborar este manual, creo que es importante tener en cuenta quién se encarga de redactarlo. En las empresas grandes, suele ser una tarea del departamento de recursos humanos. En el caso de las PYMES, aunque sea una persona la que se encargue de redactar este documento, lo ideal es que cuenta con información de todos los departamentos o personas que integran una empresa. 

Y es que lo que sucede en las grandes corporaciones es que estos documentos son demasiado institucionales, pero no siempre reflejan la realidad diaria de los diferentes departamentos de una empresa. Algo que es mucho más sencillo en el caso de las PYMES. Si es tu caso, aprovecha esta ventaja. 

Reúne a todo tu equipo (o a los principales responsables) y responde a las siguientes preguntas. Las respuestas compondrán la información que tiene que aparecer en el manual de bienvenida: 

1. ¿Cuál es la historia de esta empresa y qué nos ha llevado hasta el momento actual?
2. ¿Cuáles son nuestros valores?
3. Horarios, jornadas laborables y festivos, bajas y/o excedencias
4. Salarios
5. Cuántos departamentos o personas trabajan en la empresa y a qué se dedican
6. Teléfonos internos y/o externos necesarios
7. Canales de comunicación internos y/o externos
8. Jornadas especiales de la empresa y costumbres habituales (por ejemplo, la cena de empresa, los cumpleaños, los turnos de café, etc.)
9. Tareas y objetivos del puesto de la persona que comienza en la empresa
10. Tipo de vestimenta (en caso de que sea necesario)

Estos son los puntos comunes a todas las empresas. Una vez tengas todo el material, procura redactarlo en párrafos cortos, añade imágenes y/o infografías que puedan facilitar la lectura del documento y, por supuesto, no te olvides del índice para que el trabajador pueda consultar los puntos de interés, en el momento que desee.

Entrega este documento en formato papel o digital. Siempre deberá de poder tener acceso a él, de manera sencilla.

Flexible y actualizado

Este documento deberá revisarse cada vez que haya cambios internos en la empresa y, por supuesto, cada vez que se entregue a un nuevo trabajador, de manera que no haya lugar a confusiones.  De ahí la importancia de que sea un documento sencillo y flexible. 

Y, por supuesto, recuerda escuchar siempre a estos últimos: ellos son los que hacen posible que tu empresa funcione y también tus mejores comerciales, aunque ésta no sea su misión. 

En resumen, el manual de bienvenida es una guía de referencia que ayuda a que el trabajador se integre, sea más productivo, se reduzcan los malos entendidos y, por tanto, beneficia tanto el empleado como a la empresa.

Aprender estos detalles son muy importantes dentro de los RRHH, por eso si sabes que quieres dedicarte a esta área de la empresa no te puedes perder nuestro Master en Dirección de Recursos Humanos 4.0 en el que profesionales te capacitarán para gestionar el talento y las personas de cualquier empresa.

¡Comparte si te ha gustado y si crees que elaborar un buen manual de bienvenida es importante!