LCM Universals: el motor de Lean Change Management hacia la gestión del cambio exitosa

El cambio es inevitable en cada aspecto de nuestras vidas, sin embargo, el nivel actual de exigencia y ritmo al que estamos expuestos ya sea por nuevas tecnologías, demandas del mercado, cambios en el entorno competitivo o directamente disrupciones empresariales requieren de enfoques ágiles y flexibles donde los modelos tradicionales de gestión lineal del cambio fracasan (más información en la píldora “Mi Transformación falla ¿Por qué?”). Es en este contexto, es donde Lean Change Management emerge como una metodología efectiva para guiar a las organizaciones a través de transformaciones exitosas y adaptarse a sus necesidades cambiantes.

En este artículo, exploraremos el significado y la aplicación práctica de los 5 Universales que forman la base del modelo Lean Change Management – Propósito, Co-creación, Experimentación, Respuesta y Diálogo – y proporcionan un marco integral para abordar los desafíos del cambio organizacional por su autor Jason Little. Los cuales no son simples principios esenciales, pero patrones clave desarrollados a partir de datos reales aportados por miles de agentes de cambio de sus transformaciones en diferentes países en el mundo y en entornos de toda clase desde start-ups hasta grandes corporaciones.

Te puede interesar: Máster en Digital Project Management

Gestión del cambio en Lean Change Management

La gestión del cambio – un campo de conocimiento que históricamente ha sido relevante pero no prioritario en el mundo empresarial – en los últimos años ha pasado a estar a la primera línea de nuestras organizaciones y a convertirse en un desafío constante en un mundo empresarial dinámico y en constante evolución. De hecho, en las últimas décadas la mayoría de grandes de iniciativas de gestión de cambio en organizaciones – también conocidas como transformaciones – han sido consideradas no exitosas ya sea relación a conseguir el estado final deseado o a incorporar las herramientas necesarias a la organización para sostener el cambio en el tiempo.

1. Propósito en lean

Como enunció John P. Kotter – eminencia en el área de la gestión del cambio – el primer paso en toda transformación es establecer el sentido de urgencia (traducción literal de sense of urgency) o en otras palabras definir por qué necesitamos hacer una transformación. El problema radica en que este sentido varía según el interlocutor que consultes, no será lo mismo para los ejecutivos (ejemplo necesitamos reducir costes) que para los empleados (ejemplo trabajamos por encima de nuestra capacidad). Por lo tanto, establecer un propósito claro y significativo es fundamental para alinear a toda la organización hacia un objetivo común proporcionando una visión compartida que guía las acciones y decisiones en todos los niveles de la organización.
¿Como desarrollar un propósito común? Empieza por comunicar el “por qué” de la compañía (visión y misión), continua diseñando los objetivos del cambio colaborativamente – tendrás que crear las oportunidades y fomentarlo activamente – entre diferentes capas de la organización, recompensa los éxitos de colaboración no solo los resultados y nunca olvides de comunicar el progreso regularmente en todos los niveles.

2. Co-creación en lean change management

“La gente que hace un plan no lucha contra el plan” – Jill Forbes. Muchos nos vemos reflejados en cuando pensamos sobre la transformación “estándar” en la que un grupo de expertos en cambio externos al departamento a cambiar llega, analiza, diagnostica los problemas y – como buenos expertos – dan la solución. A partir de ese momento se dedican a “vender” la solución, ¿Qué pasaría si la solución la diseñara el mismo departamento guiados por los expertos en cambio? La respuesta es que se genera un sentido de propiedad y compromiso entre los empleados que hará galopar a la transformación.
¿Cómo co-crear una transformación? Además de los básico como fomentar y recompensar la participación, facilitar la colaboración o comunicar de una manera transparente; desde mi experiencia la clave está en empoderar a los empleados en la toma de decisiones, a veces tomarán decisiones “menos correctas” que las de los expertos, pero serán las suyas por lo que el resultado general os garantizo será mejor, sin olvidarnos de guiarlos y enseñarlos. Tu labor como agente de cambio es darles las herramientas para que la gente “se transforme”.

3. Experimentación

Además de la actual incertidumbre que reina en el mundo, cuando nos referimos a la gestión del cambio nos referimos principalmente a personas, cuyo comportamiento no puede ser fácilmente predecible. Por ello seguir planes definidos normalmente nos lleva a resultados poco efectivos y la experimentación es el perfecto complemento para ayudarnos a adaptar nuestro plan y guiarnos al éxito. Al adoptar un enfoque experimental, las organizaciones pueden identificar y capitalizar oportunidades emergentes, mientras mitigando los riesgos asociados con el cambio.
¿Cómo introduzco la experimentación en mi organización? La clave, más allá de las técnicas, plantillas y herramientas, es encontrar el balance idóneo entre ejecutar y experimentar. Si ves que no terminas de encontrar el plan perfecto, experimenta para desbloquear; si ves que la transformación no avanza, ejecuta acciones sobre los hechos que ya sabes.

4. Respuesta al cambio en lean

Como experimentados agentes de cambio tras un análisis de la situación de un departamento podemos llegar a saber la mayoría de acciones y soluciones a implementar, así que nos ponemos manos a la obra y lo primero que nos encontraremos es la llamada resistencia al cambio, la cual debemos de superar con todas las herramientas disponibles. Ese enfoque nos pone a la ofensiva – como enuncia la tercera ley de Newton todo toda acción lleva una respuesta de igual magnitud pero en sentido contrario – y a la gente a la defensiva. Junto a los otros universales ¿Qué pasaría si está llamada resistencia en vez de algo a vencer la utilizáramos como arma para nuestra transformación?
¿Qué puedo hacer para gestionar de una manera productiva la respuesta al cambio? Esto es uno de los puntos clave que considero en las transformaciones y de los que cuesta más a aceptar a los agentes de cambio que llevan años en el campo. Quitemos el ruido alrededor resistencia sobre los cambios propuestos y utilicémoslo como un input para nuestras acciones. Si alguien viene y os feedback negativo, dale las gracias y toma acción consecuente, quizás ese actual enemigo se convierte en el mayor de los aliados en el futuro.

5. Diálogo

Cuando la gente es escuchada – sus opiniones se utilizan para dar forma a las acciones de cambio – la transformación se energiza, de ahí la importancia de fomentar un diálogo abierto y honesto dentro de la organización proporcionando un espacio seguro para que los empleados compartan sus ideas, preocupaciones y sugerencias.
¿Qué puedo hacer para tener un diálogos significativa? Lo primero es aceptar que tener un diálogo es más que una comunicación bidireccional, el feedback tiene que tener una influencia en la transformación. Luego hacer un esfuerzo extra para crear los momentos idóneos junto a herramientas como Lean Coffee sessions y Canvases que ayudan a tener esas conversaciones.

Conclusión sobre Lean Change Management

Lean Change Management ofrece un enfoque holístico y adaptable para abordar los desafíos del cambio organizacional en el actual contexto empresarial dinámico e incierto. Siendo mutuamente complementarios, al alinear el propósito, fomentar la co-creación, promover la experimentación, responder ágilmente y fomentar el diálogo, las organizaciones pueden navegar el cambio efectivamente fortaleciendo los atributos de agilidad y resiliencia empresarial a la vez que impulsan la innovación, la colaboración y el crecimiento sostenible.
Al adoptar un enfoque ágil y centrado en las personas, las organizaciones pueden posicionarse para el éxito y superar los obstáculos del cambio alcanzando nuevos niveles de éxito y sostenibilidad. Ahora que ya conoces la base es hora de pasar a la acción y aprender sobre las técnicas y herramientas prácticas de LCM, las cuales podrás conocer en el webinar “Lean Change Management, el toolkit para gestionar en un mundo en constante cambio”.

Si quieres aprender más sobre los nuevos modelos de organización y gestión que están llevando al éxito a las empresas que dominan el mercado actual, no te pierdas nuestro Máster en Digital Project Management. ¡Te esperamos!