Por qué debes implementar una gestión por procesos en tu empresa

El ritmo del mercado está cada vez más acelerado, la globalización está más presente y la competencia es más agresiva. En este escenario, debes buscar el mejor modelo de gestión que optimice tus actividades empresariales y te ayude a conseguir excelentes índices de calidad, productividad y excelencia. Descubre en este artículo la necesidad de la gestión basada en procesos.

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¿En qué se basa el modelo de gestión por procesos?

Todavía, a día de hoy, muchas organizaciones se rigen por una gestión funcional. Es decir, el tipo de gestión tradicional que se basa en el funcionamiento de la empresa de forma vertical, dividiendo la compañía en departamentos y dificultando la relación entre ellos y con los clientes. Este método de gestión carece de efectividad al no lograr de forma óptima el alcance de los objetivos: no refleja el funcionamiento empresarial, las relaciones con los clientes, las responsabilidades o los resultados.

Por esto, ¿sabes en qué se basa el modelo de gestión por procesos? Este enfoque se centra en las actividades de la organización y busca optimizarlas para sacar el máximo rendimiento además de añadir valor a los resultados. La empresa se considera un conjunto de procesos que se relacionan entre sí y se encuentran conectados, en el que la estructura clásica tradicional se orienta horizontalmente, favoreciendo la participación de varias personas de distintos departamentos dentro de un mismo proceso.

Este es el procedimiento organizacional que se ha adaptado a los cambios tecnológicos acelerados y al entorno económico dinámico actual. Sus excelentes resultados se han manifestado en empresas y organizaciones de diferentes sectores y tamaños; y es que funciona en todas aquellas organizaciones que se tenga como valor fundamental la satisfacción al cliente, la gestión de los recursos y la eficiencia.

En la gestión por procesos es fácil confundir el concepto “proceso” con el de “procedimiento”. El procedimiento es cómo se lleva a cabo la actividad, concentrándose en la forma de trabajar o en realizar determinada tarea. En cambio, el proceso se entiende como una serie de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre ellas.

¿Qué es el mapa por procesos?

El mapa por procesos es la representación gráfica de todos los procesos y subprocesos de la empresa. Se trata de un diagrama que presenta la estructura general de la compañía, donde se presentan todos los procesos que la forman y sus principales relaciones. Lo podríamos visualizar como una “gran telaraña” de procedimientos unidos entre sí.

El objetivo de este mapa es conocer de manera detallada y profunda los funcionamientos de los procesos y las actividades en las que la empresa está involucrada. Para realizarlo, se deben conocer todas las conexiones y las entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso, teniendo en cuenta que la entrada tiene unos objetivos marcados en relación al cliente y que la salida tiene que satisfacer las necesidades de los clientes en relación a los objetivos marcados.

Normalmente, este diagrama lo realiza el equipo de responsables y cada empresa lo adapta a su estructura. Debe ser claro y conciso, y se suele diferenciar en tres grandes grupos de procesos:

• Estratégicos
• Operativos
• De soporte

La gestión por procesos como herramienta de mejora

Apostar por una gestión por procesos implica una mejora importante en todos los aspectos de la organización. Este enfoque se constituye en el entorno o marco organizativo ideal para llevar a cabo planes de mejora continua, optimización de gastos y aprovechamiento de recursos. Para conseguirlo, es fundamental planificar y tomar siempre todas y cada una de las decisiones empresariales en función del proceso en conjunto, pensando en el objetivo general de la empresa. Aunque todos los departamentos tengan su funcionamiento, la visión debe ser en todo momento lineal y general.

Esta filosofía ha cambiado radicalmente la visión de la gestión empresarial de tal modo que tanto la norma ISO 9000 como el modelo de excelencia empresarial de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad, promueven un sistema de gestión de la empresa basado en los procesos. Según los principios de calidad de la norma ISO 9000, un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como procesos.

Con este método, los problemas que puede tener una organización con sus actividades se fragmentan en dificultades más pequeñas y, mediante un a serie de procesos adaptados a cada dificultad, se busca la solución para obtener los resultados deseados y que aporten valor añadido a la empresa.  

Indicadores para analizar resultados

Además, los mapas de procesos se gestionan en indicadores que permiten centrar a la organización en áreas de resultados. Es decir, cada actividad que se realice, con su correspondiente proceso, de obtener unos resultados. Éstos serán clave para analizar y saber si se llega a los objetivos que se marcaron en un principio o si se tiene que mejorar alguno de los procesos.

Estos indicadores, también conocidos como Indicadores Claves de Desempeño (KPI), están presentes en toda la gestión basada por procesos. Cualquier proceso tiene una entrada y una salida con un valor añadido que se tiene que medir. Así pues, estas herramientas permiten evaluar los resultados de los procesos frente a unos objetivos marcados, progresar e identificar oportunidades de mejora para la empresa, ayudar a optimizar los costes operativos y permitir marcar los objetivos acordes con los resultados que se obtienen.

Beneficios de usar indicadores

Además de los beneficios que aporta a la compañía el uso de indicadores para analizar los resultados, también genera más beneficios como metodología:

• Favorece la homogeneización de la forma de trabajar
• Mejora el control de las acciones de los procesos.
• Elimina actividades que no aportan ningún valor a la organización.
• Mejora de la salida de información.
• Reduce el tiempo de las operaciones.
• Focaliza los procesos para obtener la satisfacción del cliente.
• Mejora los servicios que ofrece la organización y el conocimiento de los participantes en cada proceso.
• Identifica más fácilmente nuevas oportunidades de negocio.
• Define una estructura sistémica alineada con la estrategia de la compañía.

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En definitiva, con una gestión por procesos se consigue tener más orden y alinear visiones de la empresa: puntos clave para conseguir que tu empresa sea más competitiva.  Si quieres mejorar tu formación en la gestión de procesos para poder aumentar la productividad y efectividad de tu empresa, te recomendamos el Master en Agile. ¡Te esperamos!