Guía completa para digitalizar una empresa

Las nuevas tecnologías han cambiado drásticamente la manera en que nos comunicamos, nos informamos y consumimos. Hemos pasado de ser consumidores pasivos a convertirnos en co-creadores de las marcas (prosumers) y bajo este escenario, las marcas se deben adaptar la transformación digital como modelo y convertir los retos que estos cambios plantean en oportunidades.

La digitalización de procesos juega un papel muy importante en este camino y es por eso hemos desarrollado una guía para digitalizar tu empresa que incluye el proceso paso a paso, los beneficios y las herramientas para realizarlo. ¿Te interesa? Sigue leyendo

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¿Qué significa digitalizar una empresa?

Digitalizar una empresa hace referencia al proceso a través del cual una empresa utiliza herramientas, tecnología y ecosistemas digitales para brindar mayor valor a los clientes, nuevas experiencias, soluciones y modelos de negocios.

La digitalización ocurre casi cada vez que un producto o servicio cambia (debido a la tecnología) de manera que la experiencia del cliente o el modelo de interacción se reestructuran en torno a las infraestructuras de comunicación y medios digitales.

Esto es diferente a la transformación digital, en donde se requiere que una empresa considere cada proceso comercial dentro de la organización para ver qué se puede digitalizar, qué no y qué se debe volver a concebir por completo para desarrollar un nuevo sistema de cara a una mejor experiencia del cliente.

¿Por qué digitalizar una empresa?

La razón es simple: las organizaciones digitales llegaron para quedarse. Lo que en su momento fue opcional ahora, y a raíz de la pandemia, se convirtió en una necesidad que obliga a realizar cambios importantes. Aquellas empresas que no se adapten al cambio, no podrán sobrevivir.

Y no solo es un motivo de fuerza, optar por la digitalización empresarial dará pie a nuevas oportunidades y líneas de negocio que serán de ayuda para ahorrar tiempo, dinero y enfocar la fuerza de trabajo en nuevas ideas.

Cómo digitalizar una empresa en 10 pasos

¿Quieres saber cómo digitalizar una empresa? Toma nota de los siguientes pasos y transforma tu negocio:

1. Evalúa el contexto y situación de tu empresa

Antes de empezar a poner en marcha la transformación digital de una pyme es fundamental hacer una evaluación del contexto y situación de la empresa y de la industria en la que opera. Un buen punto de partida es detectar oportunidades, analizar la competencia y la ventaja competitiva que se desee alcanzar. Esto implica identificar los factores que impactan en los objetivos, mercado y clientes.

2. Conoce a tu audiencia digital

Es imprescindible conocer todo lo posible a nuestro público antes de decidir qué acciones llevaremos a cabo. Para ello, es crucial que entiendas cuáles son las motivaciones que mueven a los clientes a adquirir tu producto o servicio. Para ello trata de construir un mapa de empatía y entender qué pasa por la mente de tu público objetivo a la hora de conjugar una compra, a través de qué canales la realiza y cuáles son las principales objeciones que presentan..

3. Detectar los canales más adecuados

En este punto deberemos detectar los medios y canales por los que haremos llegar a la audiencia nuestra propuesta de valor. No todos los canales nos interesan, sólo aquellos que nos sirvan para llegar al público tendrán sentido en nuestra estrategia digital. 

4. Diseña una estrategia de marketing digital

En este plan de marketing deberás planificar los pasos que necesitas realizar para llegar a los objetivos definidos. Conlleva aspectos desde la creación y difusión de contenidos a través de páginas web y redes sociales, gestión del blog, campañas de correo electrónico, etc. Cuanto más definidas y calendarizadas estén las acciones, mejor será el resultado.

5. Implementar un CRM

Para digitalizar una empresa necesitas un CRM. Disponer de un CRM permite a las pymes obtener y almacenar toda la información en una misma plataforma.

Centraliza toda la información de los clientes en una misma base de datos, posibilitando la segmentación de clientes y facilitando una mayor personalización de las acciones. Además, permiten tener acceso a estadísticas y resultados de las campañas. Conocer mejor a tu público te permitirá crear acciones de marketing más personalizadas para tu audiencia.

6. Experiencia Mobile

En los últimos años la adopción de smartphones ha dado un vuelco espectacular. De hecho, según datos de IAB Spain, casi el 70% del tiempo que navegamos por internet lo hacemos desde dispositivos móviles. Por eso, la experiencia del usuario tiene que diseñarse especialmente para móvil y luego adaptarlo a ordenador, ya que si un usuario llega a una web a través del móvil y esta no se visualiza bien lo más probable es que abandone la página.

7. Integración de nuevas herramientas

La transformación digital de una empresa se basa en la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas para cambiar su forma de funcionar. El objetivo es optimizar los procesos y ofrecer un valor añadido a los consumidores, además de mejorar la productividad. Esto engloba desde herramientas gestoras de proyectos hasta de gestión de contenido, erp, suites de ofimática en la nube, gestores de conocimiento, etc.

8. Automatización de tareas

De la mano del punto anterior, las herramientas de automatización de procesos se han convertido en las mejores aliadas de las empresas, ya que facilitan el desempeño profesional y el rendimiento laboral. Gracias a estas plataformas podemos focalizarnos en las tareas realmente importantes apoyándonos en la inteligencia artificial.

9. Incorporación de nuevas profesiones digitales

Nuevos tiempos requieren de nuevos especialistas. Este nuevo escenario en el entorno digital ha despertado la necesidad de incorporar áreas y profesionales que puedan impulsar ciertos aspectos. Por ejemplo, un analista de datos, un experto en ciberseguridad, un profesional del marketing digital o de comercio electrónico, un desarrollador, etc. Si bien es cierto que todo dependerá del tipo de empresa y del sector.

10. Formación continua de empleados

Por último, como empresa es necesario enriquecer las capacidades y aptitudes de los trabajadores de forma que estén actualizados y sigan siendo competentes. Gracias a una formación continua, especialmente en skills digitales, serán capaces de generar un mayor desarrollo profesional, optimizar la gestión de tareas y, en consecuencia, mejorar su productividad.ç

Beneficios de digitalizar tu empresa

La mentalidad de organización digital es una forma de pensar en la resolución de problemas y la creación de valor a través de una lente que prioriza lo digital, manteniendo siempre el enfoque en el cliente final. Esto se traduce en múltiples beneficios que contamos a continuación:

1. Llegar a más clientes
2. Tener nuevas oportunidades de negocio
3. Ahorro de costes
4. Mejora en la satisfacción del cliente
5. Toma de decisiones más rápida
6. Automatización de tareas manuales
7. Medición continua del rendimiento de procesos
8. Mejor comprensión de los flujos de trabajo

Herramientas útiles en el proceso de digitalización

Herramientas de organización

Existe un sinfín de herramientas gratuitas que pueden ayudarte a organizar tu empresa de forma digital sin recurrir a grandes inversiones en servidores o aplicaciones. En la nube existen múltiples servicios que te serán realmente útiles para organizar una empresa digitalizada, te proponemos algunas:

trello

Para organizar correctamente las tareas que tenemos que cumplir optimizando nuestros esfuerzos y recursos teniendo siempre en mente el deadline.

Esta herramienta online gratuita (aunque también ofrece un servicio Premium) te permitirá organizar y planificar todas las tareas, tanto individuales como en equipo. Además, permite tener una visión general de todos los proyectos a los que debes dedicarte tanto tú como tus compañeros.

google drive

El gran valor de esta herramienta es que nos ofrece aplicaciones de ofimática en la nube (procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.) a los que puedes acceder desde tu navegador.

Es muy útil para trabajar de forma colaborativa, ya que los documentos son accesibles para múltiples usuarios y puedes realizar comentarios ad-hoc mientras escribes.

expensify

Durante los viajes de negocio suelen guardarse los recibos para justificar tus gastos. Esta tarea puede automatizarse y digitalizarse gracias a esta herramienta en la nube con la que puedes escanear los recibos, apuntar el concepto y cuándo has ejecutado el gasto para poder elaborar el informe que harás llegar a tu empresa.

Herramientas para el contenido multimedia

Los consumidores de hoy en día buscan contenidos multimedia que llamen más su atención, sin embargo, cada vez son más las empresas que le sacan provecho al poder que tienen las imágenes y es difícil diferenciarte y marcar la diferencia.

Por eso, te facilitamos algunas sencillas herramientas de edición de imágenes que te ayudarán a crear contenidos multimedia únicos para tu web, tus correos y tus redes sociales

canva

Se trata de una herramienta de edición de imágenes tanto para redes sociales como para sitios web. En ella encontrarás muchas plantillas con diseños muy profesionales divididos en diversas categorías que se adaptan a las distintas necesidades: medios sociales, eBooks, blogs, correos, anuncios, etc.

easylly

Uno de los elementos más útiles a la hora de explicar diferentes conceptos a través de imágenes son las infografías. Con esta herramienta puedes realizar infografías de forma muy sencilla, desde cero (cuenta con un gran número de iconos, formas y objeto) o utilizando plantillas que personalizar.

Herramientas de gestión de las Redes Sociales

Sacar el mayor provecho de la digitalización de tu empresa pasa por entrar en nuevas dimensiones en las que se mueven tus clientes reales y potenciales. Aquí cobran protagonismo las redes sociales, donde las empresas pueden conectar con los usuarios y recibir su feedback.

hootsuite

Probablemente, la herramienta más conocida y usada, ya que te permite administrar de forma sencilla varios perfiles en diferentes redes sociales (Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, MySpace, WordPress y Mixi).

Entre sus funciones destaca el acortador propio de URLs con el que cuenta, la posibilidad de programar mensajes y optimizarlos según el mejor timing de tu empresa, la agregación ilimitada de feeds de noticias o la integración con Google Analytics, entre otras.

nuzzel

Esta herramienta gratuita funciona a través de una cuenta de Twitter y es muy útil para saber qué se comenta en tu entorno. Con ella podrás conocer de qué hablan tus contactos en las redes sociales, además de mostrarte los artículos más compartidos entre ellos.

socialclout

Esta herramienta te servirá para crear una campaña como Social Media Manager. Con ella podrás planificar, crear, ejecutar y seguir tus campañas agilizando tu trabajo.

Herramientas para reclutar online

Otro de los departamentos que ha experimentado una notable transformación en los últimos años son los Recursos Humanos. Cada vez se encuentran más digitalizados, especialmente en lo que a contratación se refiere.

Se han dejado de utilizar anuncios físicos y otros canales tradicionales para pasar a su versión 2.0 dando paso a herramientas tecnológicas que agilizan el proceso. Te enseñamos algunas de ellas:

talent clue

Esta herramienta no necesita ser instalada y es accesible desde cualquier dispositivo móvil con conexión a internet. Con ella podrás mejorar la eficiencia de los procesos de selección al concretar en un único sitio la publicación de ofertas en portales de empleo y la posterior recepción y revisión de candidaturas.

appery.io

Es muy útil crear Apps para el reclutamiento 2.0 desde donde mostrar las vacantes y gestionar el proceso de selección, además de dar a conocer información corporativa y añadir más valor con estrategias de geolocalización.

Esta herramienta te permite crear apps para Android, iOS y Windows Phone, incluye un editor visual muy sencillo desde el que podrás añadir numerosas funcionalidades a partir de un catálogo de plugins.

lightworks

Cada vez es más evidente la importancia que están adquiriendo los vídeos a través de Internet. Muchas empresas tratan de promocionarse y atraer talento mostrando una imagen general que deje ver la cultura de la organización, el ambiente de trabajo, los beneficios de trabajar para esa marca, etc.

Lightworks es un editor de vídeo profesional gratuito que ha sido premiado en varias ocasiones. Se ha utilizado en el montaje de películas como El Lobo de Wall Street, Pulp Fiction, El discurso del rey, y muchas más.

Óscar Fuente, Fundador de IEBS explica “El mundo está cambiando y las empresas deben adaptarse. Todo proceso de digitalización implica cambios importantes en la cultura de las organizaciones con el fin de mejorar la competitividad. Hemos empezado un camino sin retorno y los próximos cinco años serán clave en este proceso. Aún queda mucho por hacer”.

¿Qué te ha parecido esta guía para digitalizar una empresa? Deja tus comentarios y ¡comparte!

Para formar a nuevos líderes digitales con los conocimientos que se requieren en una situación como la actual, en IEBS ofrecemos el Master en Transformación Digital. Se trata de un programa enfocado a conocer las nuevas tecnologías digitales, a entender los nuevos canales de venta y a aplicar la automatización y la Inteligencia Artificial en los modelos de trabajo. ¡Te esperamos!