Ingresos y gastos de un negocio: lo que hay que tener en cuenta para hacer previsiones realistas

Si de algo se suele pecar al iniciar un proyecto empresarial es de optimismo; los emprendedores son una especie cuya reacción natural es exagerar los ingresos y menospreciar los gastos durante sus comienzos. Ambas decisiones son erróneas y pueden costarte el negocio.

Para los que se sientan identificados y quieran reforzar sus finanzas, hemos preparado este post con la intención de que las cuentas luzcan sanas y frescas, podáis realizar la previsión de ingresos y gastos de un negocio y, así, el primer año del negocio y todos los esfuerzos puestos en él no sean en vano.

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Pasos para identificar los ingresos y gastos de un negocio

Empezar por adoptar medidas de previsión

“Cuando venda esta leche, compraré una cesta de huevos y con ella obtendré pollitos; cuando crezcan los pollitos los venderé en el mercado y podré comprar un cerdito, lo alimentaré y así al venderlo tendré suficiente para comprar una ternera (…) Así iba entretenida la lechera con su cántaro en la cabeza cuando tropezó y perdió toda la leche que pensaba vender”.

El cuento de la lechera es tal vez un recurso manido, sin embargo, ejemplifica perfectamente una situación en la que cualquier emprendedor se va a encontrar.

La mejor manera de tener la situación financiera del primer año de negocio bajo control, pasa por hacer las cuentas de forma realista y previsora. ¡Empecemos!

1. Hacer un estudio previo del mercado: cuanto mejor conozcas el sector, el público, las incidencias, la competencia, etc. mejor preparado estarás ante cualquier imprevisto y menos sorpresas te vas a llevar.
2. Realizar cálculos para cada etapa: se trata de establecer tramos de financiación para cada etapa del proyecto. Por ejemplo, si quieres alcanzar un objetivo en 6 o 12 meses, establece un dinero en concreto para ello. Con esto se intenta disminuir el riesgo económico antes de lanzar el producto o servicio; filosofía “mínimo desperdicio”.
3. Plantear varios escenarios posibles: se trata de cosas tan básicas como no aventurarse a ponerle un precio al producto sin contar con el precio de la competencia. Para decisiones básicas como ésta, es preferible ponerse en tres escenarios; uno optimista, otro pesimista y uno más realista (del que partiremos). Para cada uno de estos escenarios debemos tener una respuesta al problema; en el ejemplo del precio, deberemos saber ya qué tres precios distintos usaríamos en cada circunstancia.

¿Cómo calcular los ingresos de un negocio?

En la partida de ingresos deberemos aplicar una visión realista a la vez que ambiciosa; todo en su justa medida. Pecar de ser excesivamente cuidadosos puede traer tantos problemas como pasarse y pensar que vamos a venderlo todo en nada. Cuando se hace un presupuesto no conviene quedarse corto; es mejor dejar un margen, de lo contrario el crecimiento de la empresa se puede estancar al quedarse esta sin liquidez.

Para calcular lo que se va a gastar en el primer año habrá que tener en cuenta, entre otras cosas, tanto el volumen de ventas como el precio del producto o servicio. Os dejamos unos consejos a considerar:

• Contar con financiación extra para el primer año: en este punto hay que pensar en que los ingresos al principio van a ser menores y más tardíos. debido a esto se necesita financiar este periodo de tiempo en el que vas a tener que salvar la falta de ingresos con una inversión extra.
• Cuantificar la demanda total del producto: en base al estudio de mercado hay que determinar cuál es la demanda real del producto y cuál es la que aspiramos alcanzar (teniendo en cuenta a la competencia).

Al hacer la previsión aconsejamos hacer una valoración de los siguientes aspectos, y tomarlos como guía:

• El público objetivo: quién es, cuánto quiere gastar, segmentarlo por edades, género, etc.
• La competencia: qué parte del pastel puedes quedarte y “robarles”, qué valor añadido aporta tu empresa.
• Los proveedores: conocer a los principales del sector y hacer una comparativa de cuanto cobran. Lo que te cuesten los proveedores determinará el coste de tu producto y también el margen de beneficios.
• El precio: en función de si el producto es nuevo o copiable, se podrá jugar a la alza o a la baja con el precio. Cuanto más exclusivo e inimitable; más caro.
• La estacionalidad: todos los negocios tienen picos y bajadas estacionales, encuentra cuáles serán los tuyos.
• Los beneficios: en función de lo que ya tienes, realiza la resta entre el precio final del producto y el coste para saber lo que vas a ingresar. De ahí deberás sacar beneficios, aunque el primer año puede que el margen sea nada o muy poco.

¿Cómo calcular los gastos?

La partida de gastos se refiere al plan contable en el que se establecen los gastos de la actividad; necesarios para obtener ingresos. En esta partida hay ocasiones que se pasan por alto ciertos gastos, así que os recogemos los más importantes:

• Los costes impositivos: esto son los costes de los impuestos de sociedades, el IVA, tasas, etc. También se pueden poner los costes por derechos de propiedad, las licencias de software, requisitos legales, etc.
• Logística y proveedores: ya os hemos hecho antes mención a la importancia de los costes de proveedores y de la cadena de suministro. En función de estos costes los ingresos pueden ser mayores o menores, ya que es una parte del proceso que pueden encarecer mucho el producto por el simple hecho de que no depende de tu empresa. Valora todos los costes que pueden surgir de esta parte de la producción: retrasos, quejas, devoluciones, cambios, etc.
• El coste de adquirir clientes: incluye los costes de marketing y comunicación.
• Costes de la financiación: cuando se depende de financiación externa hay que sumar los costes de las cuotas y los intereses.
• Las inversiones: son algo inevitable. Nos referimos a los costes de adquirir el material para crear el producto (maquinaria, vehículos, etc), así como los alquileres de oficinas, los ordenadores, patentes, etc.
• Hacienda y la Seguridad Social: tus amigos del alma en este nuevo proyecto. las cuotas de ambas administraciones son la base de todo, así que no las olvides.
• Costes operativos: se trata de establecer un ratio geográfico en el que va a operar nuestra empresa y cuánto dinero va a costar tener presencia en toda esa zona; ya sea con tiendas, por envíos, etc.
• Costes de actualización informáticos: es preferible ir anotando el aumento de gastos referentes a actualizaciones de material informático o, en general el I+D que damos como valor añadido al producto o servicio a lo largo del tiempo.
• Coste de mano de obra propia: el emprendedor ha de contarse como un gasto, ya que invierte horas en ese proyecto y, por lo general, su sueldo no se incluye en la partida. Es preferible ir haciendo una evolución; partiendo de un precio por hora 0 o negativo, e ir viendo cómo evoluciona la capacidad de subir esa cifra. Estos nos puede dar una indicación sobre el estado de “salud” de la empresa.
• Coste de mano de obra: el coste general de tus empleados, durante el primer año, recomendamos hacerlo en base a las necesidades de cada fase del proyecto. No necesitarás a 100 personas de golpe, ni gente de todas las temáticas o áreas. Por ejemplo, empezar por un equipo de marketing es preferible a tener un equipo de recursos humanos.
• Costes de suministros: se refiere a los gastos por la luz, el agua, la gasolina, los teléfonos móviles, etc.

Consejos al momento de calcular los ingresos y gastos

• Para acertar en el equilibrio entre ingresos y costes, divide los beneficios por la mitad y multiplica los costes por el doble; así te aproximas a la realidad.
• Es preferible tener dos cuentas: una para la empresa y otra para el IVA, ya que ese dinero no es tuyo y debes mantenerlo intacto.
• Ir corrigiendo los gastos según el volumen de actividad que se va adquiriendo.
• Contratar a alguien con conocimientos financieros si tu mismo no los tienes. Llegará un punto en que no tendrás más remedio que delegar esta tarea porque será demasiado compleja para ti o porque estarás desperdiciando capacidades de obtener ingresos que desconoces.

La parte financiera de una empresa es la menos atractiva para los emprendedores; a ellos les gusta llevar a cabo la idea en términos que tengan que ver trabajar en el producto o servicio, en su venta, en su imagen, etc. Sin embargo, las cuentas son un camino por el que hay que transitar, cuanto más se sepa al principio; mejor.

Por eso recomendamos, a aquellos que no tengan conocimientos de finanzas, realizar algún curso o documentarse sobre el tema antes. En IEBS tenemos el Master en Dirección Financiera. un completo programa para afrontar este reto con seguridad.