Eduardo Martínez “No tengo tiempo”. Todos hemos oído esta recurrente expresión. Sin embargo, no deberíamos hablar de escasez de tiempo sino de una mala planificación del mismo. Todos disponemos de los mismos 7 días de la semana con sus 24 horas cada uno y su adecuada administración depende únicamente de nosotros. A continuación, te enseñamos a cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. ¿Te lo vas a perder?
Te puede interesar: Master en Project Management Online
La gestión del tiempo es fundamental en una sociedad en la que vivimos sobrecargados de tareas y distracciones, informalmente conocidos como “ladrones de tiempo”. A nivel personal, una adecuada gestión del tiempo es esencial para mantener una adecuada calidad de vida: la mala gestión del tiempo puede llegar a provocar estrés, ansiedad y caos.
Índice de contenidos
Recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
1. Utiliza una agenda
El uso de las agendas es primordial, ya sea en formato digital o físico, lo importante es que tengas una para organizar tus tareas y planificar los plazos de entrega o de ejecución. Debemos tenerla siempre disponible para apuntar nuestros compromisos y poder revisarla de manera regular para recordarlos. No siempre es bueno abusar de la memoria.
2. Divide tu tiempo en bloques
Otra de las recomendaciones que puede generar un cambio en la gestión de tiempo, es dividir la jornada laboral en bloques, puede ser o bien por temáticas, por dificultad o por prioridad. Si por ejemplo, contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas. Por ejemplo, la metodología Scrum permite abordar proyectos complejos descomponiendo el proyecto en pequeñas tareas y optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.
3. Fíjate metas diarias
Por otro lado, es muy recomendable recurrir a la estrategia de fijar metas diarias. Además de dividir tu tiempo en bloques, recurrir a esta estrategia es una buena opción para poder realizar correctamente trabajos cortos. Tenemos que marcar objetivos ambiciosos pero también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y estimularnos.
4. Prioriza tus tareas
Recuerda que no todas las tareas tienen la misma importancia, así que empieza por aquellas que son prioritarias, lo que no es importante, puede esperar. Además, debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, en las que estamos más concentrados. Intentaremos realizar las tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo más eficiente posible. Las tareas no prioritarias las realizaremos siempre en nuestras franjas horarias de menor rendimiento, que aunque dependen de cada persona, por lo general suele ser después de comer o al final de la jornada laboral.
5. Sé realista con los plazos
No es bueno planificar por encima de nuestras posibilidades. Así que estructura bien el trabajo y deja siempre un margen para aquellos imprevistos que puedan surgir.
6. Prepara el entorno de trabajo
El entorno en el que trabajamos influye más de lo que creemos. Por lo que trabajar en un sitio con escritorio, silla, iluminación y ventilación, entre otros factores, es muy recomendable. Aún así, has de intentar adaptarlo a tu gusto en la medida de lo que sea posible y siempre y cuando sea un entorno ordenado y organizado.
7. Evita la simultaneidad de tareas
Está demostrado que el rendimiento es mucho mayor cuando nos centramos en una sola tarea que cuando nos ponemos a realizar varias a la vez. Centrándonos solo en una, ganamos en concentración y el uso de recursos es mucho más óptimo. Así que no tengas prisa, y cada cosa a su tiempo.
8. Delega en terceros
En aquellas ocasiones que te veas superado por las circunstancias, como por ejemplo, cuando tienes muchas más tareas de lo que esperabas, es importante no entrar en un círculo de estrés y delegar alguna de tus tareas a terceros para que se consigan realizar todas de manera exitosa. Tenemos que aprender a delegar responsabilidades.
9. Hacer repaso del día
Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.
10. Organiza tus tiempos de descanso
El descanso es elemental en la gestión del tiempo. Para aprovechar al máximo nuestro tiempo no hace falta estar trabajando toda la jornada laboral sino que el tiempo que lo hagamos saquemos toda nuestra productividad. Los descansos nos permiten recobrar energías, desconectar de tareas poco agradables y llenarnos de optimismo.
11. Identificar ladrones de tiempo
Ya estés teletrabajando o en la propia oficina, es importante identificar los ladrones de tiempo, es decir, aquellos factores que te impiden llevar a cabo tus tareas con eficiencia. Tan pronto sepas cuáles son y cómo actúan, tendrás que buscar soluciones específicas o globales para erradicarlos de tus rutinas.
Qué es Agile Management y cómo aplicarlo en la empresa
Los principales ladrones del tiempo
Los ladrones de tiempo son aquellos factores que consumen tiempo indiscriminadamente. Si los identificamos podremos preparar una estrategia para minimizarlos todo lo posible.
Interrupciones
Las interrupciones son las peores enemigas de la organización y la gestión del tiempo. Cada vez que se produce una interrupción tardamos unos cuantos minutos en recuperar completamente la concentración. Concentración baja implica productividad baja y un aumento en la probabilidad de cometer un error.
Teléfono
El teléfono es uno de los mayores ladrones de tiempo. Interrumpir una tarea prioritaria por atender el teléfono nos hará perder nuestra concentración y nuestro tiempo. Todos tenemos la necesidad imperiosa de coger el teléfono tan pronto como lo oímos pero no nos engañemos, una llamada telefónica en sí no es prioritaria aunque puede que lo sea el mensaje. Si recibes una llamada y estás realizando una tarea prioritaria no te preocupes, el interlocutor te dejará un mensaje en el buzón de voz al que podrás acceder una vez finalizada la tarea. Si no tienes más remedio que coger la llamada se breve y directo.
Visitas
Las visitas no deseadas son totalmente inaceptables. Salvo que el motivo de la visita sea urgente o el visitante sea alguien al que tengamos que dar prioridad, no deberemos aceptar visitas no planificadas.
El correo electrónico es uno de los males de la era digital ¿Cuántas veces al día, a la hora, somos capaces de revisar el correo? Seguramente demasiadas. Gestionar el correo electrónico es una tarea que puede prolongarse mucho más de lo recomendable. Por ello, deberías fijar un intervalo de tiempo fijo para revisar correos y contestarlos, poner filtros, etiquetar correctamente, fragmentar la bandeja de entrada son algunas opciones básicas que todos deberíamos tener.
Reuniones
Respecto a las reuniones, si queremos gestionar adecuadamente nuestro tiempo deberemos asistir sólo a aquellas que tengan un objetivo definido. Las reuniones no tienen por qué ser improductivas, es más, una reunión con los objetivos bien definidos ayudará a planificar las tareas ahorrándonos mucho tiempo.
Aplazar tareas
Aplazar tareas desagradables o complejas es contraproducente a la hora de gestionar el tiempo: se pierde demasiado tiempo buscando excusas para aplazar la tarea. Afróntalas cuanto antes y en tus momentos más productivos para quitártelas de encima en el menor tiempo posible. No comiences nunca las tareas sin haberlas planificado. La planificación tiene que preceder siempre a la acción o perderemos mucho tiempo bloqueados y sin saber qué dirección tomar.
Multitarea
La multitarea es otro de los grandes ladrones de tiempo. ¿Cuántas veces estamos terminando un informe pero antes de terminar recordamos que tenemos que contestar un correo? Si estás realizando una tarea lo mejor es que anotes la nueva tarea para realizarla posteriormente y prosigas hasta terminarla.
¿Qué te ha parecido este artículo sobre la gestión de tiempo en el trabajo? Comenta y ¡comparte!
donde puedo sacar u obtener el cuestionario sobre la Gestión del Tiempo del Directivo
donde encuentro el cusetionario para medir GTD de 33 items.
Hombre, tienes toda la razón. He notado que la mala gestión del tiempo en trabajo puede provocar caos y estrés que no sirve para nada a nadie. Además, es pérdida de horas que podrían ser bien aprovechadas por un empleador. Creo que a menudo no nos damos cuenta que nuestro trabajo resulta poco eficaz solo por no planificar bien las tareas. Yo, por ejemplo, hace tres mese empecé a utilizar Kanban Tool http://kanbantool.com/ que facilita la organización en trabajo. Esta herramienta resultó tan sencilla y productiva que no os imaginéis. Os la recomiendo probar.
Muy útil tus explicaciones sobre la gestión del tiempo en la empresa. Yo coincido con el comentario anterior al afirmar que la mejor manera de gestionar nuestro tiempo pasa por conocerlo. Para ello, necesitamos contar con datos métricos que nos permitan ser más conscientes de que a qué estamos dedicando nuestro tiempo, con esta información, seremos capaces de gestionarnos de manera más efectiva. Buscando información sobre cómo mejorar la productividad en mi empresa he encontrado también este post que resume las claves que debemos empezar a implementar gestionar nuestro tiempo de manera más eficaz. ¿Qué te parecen?
Además de ver el tiempo efectivo medido por productividad para la empresa es necesario también darse cuenta de lo que necesita el empleado en sí, ya que es un trabajador que no puede dejar de lado su vida dentro del trabajo y es necesario que incorpore a su jornada la gestión de su tiempo para ser feliz y poder balancear su vida laboral-personal.
Hola Eduardo, creo que para gestionar el tiempo lo más fundamental es conocerlo. Es decir saber justamente en qué estamos ocupando nuestro tiempo. Igualmente si trabajamos por hora, es súmamente importante considerar la relación entre el dinero que nos pagan por proyecto y el tiempo que ya le hemos dedicado, para no pasarnos y comenzar a perder.
Te recomiendo una aplicación online gratuita que hace este seguimiento súper fácil. La encuentras en http://www.primaerp.com
Saludos.
Hola Mónica,
En primer lugar muchas gracias por dejarnos un comentario. Completamente de acuerdo contigo, hay que optimizar hasta el último segundo de nuestro tiempo para obtener el máximo rendimiento.
Un saludo.
Muy interesante el artículo y con el que coincido bastante, sólo sumaría dos puntos, uno a «ladrones de tiempo», los propios jefes, y las «urgencias» que no son tales.
Para el primero y para las interrupciones, la estrategia que mejor resultado me ha dado es establecer un código visual que indique si estoy concentrada (además de apagar teléfonos, cerrar el correo …) y si viene con algún encargo y veo que no tengo tiempo, que sea él/ella quien priorice y autorice dicha prioridad.
Para la segunda, preguntar «para cuándo», puesto que la urgencia viene determinada por el tiempo disponible para llevar a cabo una tarea y muchas veces «compramos» la urgencia, rompemos nuestra agenda y después comprobamos que no había tal necesidad.
Hola Mercedes,
En primer lugar muchas gracias por tu aportación. Tienes razón, en el fondo el truco para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo consiste en saber distinguir entre lo que es urgente y lo que no lo es.
Un saludo.