Event Planner o Wedding Planner: ¿Cómo planificar un evento?

 Todo evento, por simple o complejo que sea, requiere una planificación y organización detallada. Para ello, el rol del Event Planner o Wedding Planner s(organizador de eventos y planificador de bodas en español) se hace indispensable, ya que es quien tiene la visión entera del proyecto y la experiencia para poder llevarlo a cabo. Si te interesa saber qué funciones desempeña y cómo planificar un evento, sigue leyendo.

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Event Planner: ¿Qué es?

Un planificador de eventos o Event Planner es mucho más que un organizador de fiestas. Tiene un rol muy similar al de Project Manager en el que se encarga de ejecutar y organizar los detalles de cualquier formato de reunión, incluyendo seminarios, conferencias, ferias comerciales, eventos de teambuilding, entre otros.

Su objetivo principal es crear espacios que aborden un propósito y transmitan un mensaje según la necesidad de cada cliente, así como garantizar que este se desarrolle sin problemas.

¿Qué es el Wedding Planner?

Un Wedding Planner es como un Event Planner pero especializado en organizar bodas. Las bodas son un motor de la economía y mucha gente vive de ello y en la sociedad actual donde nos falta tiempo un wedding planner se encarga de organizar y controlar una boda para que todo salga a tu gusto y ofreciéndote valor por los contactos que maneja.

Qué formación necesita un Event Planner y un Wedding Planner

Un Event Planner y un Wedding Planner necesitan mucho don de gentes y ser muy organizados para que el proyecto de un evento o en concreto de una boda no falle. Suelen ser profesionales liberales que trabajan por su cuenta y necesitan gestionar una buena agenda de contactos. No hay una formación específica aunque sin duda debe formarse en Gestión de Proyectos y Comunicación Social.

Funciones del Event Planner

Las tareas de un gestor de eventos varían según la industria específica, sin embargo, existen algunas responsabilidades comunes. Por eso, si te preguntas qué hace un event planner te mencionamos algunas de sus funciones:

1. Reunirse con los clientes para entender el propósito de la reunión o proyecto.
2. Planificar los detalles del evento, incluyendo hora, localización y cantidad de asistentes.
3. Es el encargado de definir un presupuesto según las necesidades del cliente.
4. Realizar cotizaciones de espacios, empresas de catering y todos los proveedores necesarios para garantizar el éxito del evento.
5. Visitar los lugares donde se llevará a cabo el evento con el fin de asegurar que sea el espacio adecuado y prever posibles complicaciones.
6. Supervisión de todas las actividades que se ejecutarán durante la reunión para mantener al cliente satisfecho.
7. Revisar la facturación y aprobar todos los pagos correspondientes.

Es importante mencionar que la persona encargada de realizar el evento debe tener una excelente comunicación verbal y tener habilidades de organización y gestión del tiempo. También es fundamental tener experiencia en la gestión de proyectos, ya que deberá poder tener control de cada tarea.

Diagrama de Gantt: El aliado de los Event Planner y Wedding Planners

El diagrama de Gantt es una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas para poder tener un mayor control sobre cada tarea del evento en una línea del tiempo.

Con esta, podrás tener una visión global e ir cerrando y añadiendo tareas en función de su desarrollo.

10 pasos para planificar un evento o una boda

Como lo mencionamos anteriormente, el Event Planner comparte similitudes con el Project Manager y lo comprobamos en la forma en como debe ser planificado el evento.

1. Identifica el objetivo

Lo primero que debes hacer si quieres realizar un evento es reunirte con el cliente y entender qué espera de él. De esta forma podrás tener objetivos tangibles y plantearte métricas.

Con este definido, podrás hacerte una idea preliminar del evento y su alcance.

2. Establece un presupuesto

Crear un presupuesto es un paso esencial en la planificación de eventos, ya que ayuda a aclarar otros aspectos de tu plan. Además, te ayudará a evitar sorpresas no deseadas (como quedarse sin dinero para la decoración, etc.). 

Basado en tu presupuesto de alto nivel y el alcance inicial de las necesidades, debes comenzar a trazar un mapa de los costos para comprender cómo se distribuirá tu presupuesto entre todas las necesidades.

3. Organiza a tu equipo y designa tareas

Elige a los profesionales que te acompañaran en cada etapa de tu evento. Considera la posibilidad de identificar gerentes de cada gran tarea y asignar roles para que puedas tener un contacto directo con el responsable al momento de hacer una consulta o de plantear una necesidad.

Roles dentro de tu equipo de eventos

• Gerente de proyecto o supervisor
• Encargado de locación: será el contacto principal del lugar y del personal del mismo: seguridad, catering, etc.
• Diseñador: Se encargará de la parte creativa y visual del evento con el desarrollo de piezas para web, impresas, material publicitario, registro, y todo lo que el proyecto puntual requiera.
• Responsable de marketing: Será la persona encargada de publicitar el evento en los diferentes canales.

4. Selecciona una fecha límite

La elección del lugar y la fecha de tu evento son dos ítems importantes que darán forma al resto del plan. Comienza a buscar lugares con tiempo de antelación, ya que el mercado suele ser muy competido. Al decidir sobre un lugar, también deberás considerar las fechas de su ubicación en función de factores estacionales como viajes y costos. 

5. Crea el branding de tu evento

Unifica la imagen del nombre y el tema del evento para que puedas comunicarlo en todos los canales (decoración del lugar, señalización, material de regalo, sitio web, correo electrónicos). Recuerda que la apariencia deberá reflejar los valores o la intención del mismo.

Ten en mente que una imagen llamativa hará que tu evento tenga personalidad propia y genere recordación en los usuarios.

6. Planifica la agenda

Crea la programación que tendrá el evento para que los usuarios y posibles asistentes puedan saber qué esperar. No te preocupes si sufre modificaciones, con que puedas delimitar los puntos principales de la agenda será suficiente.

Eso sí, hazlo de forma atractiva, ya que este puede ser el punto definitivo por el que un usuario descarte o afirme su asistencia.

No olvides mencionar de cuántos días será el evento y delimitar las horas de comida. Si existen eventos extra como actividades de networking o una celebración de cierre, deben estar incluidos.

7. Establece asociaciones y/o patrocinio

Si tu evento es a gran escala, lo más probable es que debas involucrar a más empresas o patrocinadores para compensar el gasto que el evento va a requerir. Aquí tienes tres opciones:

• Puedes buscar patrocinadores corporativos que participen monetariamente.
• Crear un paquete de expositores donde ofreces un espacio en tu evento a cambio de su participación en él.
• Asóciate con organizaciones que puedan suplir alguna de las necesidades de tu proyecto, como por ejemplo una empresa de alquiler de locaciones o de personal de eventos. Esto a cambio de promoción de su empresa y de visibilidad.

8. Elige las tecnologías de tu evento

La implementación de diferentes tecnologías puede ayudar a mejorar la experiencia del usuario en el evento. Sin embargo, es importante identificar y planificar cuáles serán para poder crear un plan que involucre los tiempos de prueba y los plazos de funcionamiento. Ciertas tecnologías deberán implementarse mucho antes del evento, mientras que otras pueden posponerse hasta más cerca del día marcado.

9. Crear un plan de promoción

Cada evento exitoso tiene un plan de marketing y promoción para correr la voz y generar entusiasmo. Pero, ¿por dónde empiezas? 

Hay muchas formas diferentes de comercializar tu evento: redes sociales y blogs, publicidad en línea e incluso vallas publicitarias, pero independientemente de lo que elijas, cada táctica debe ser un elemento estratégico de su plan de marketing. 

10. Mide tus resultados

Al finalizar tu evento deberás medir su nivel de éxito. Para saber si cumpliste los objetivos iniciales puedes recurrir a KPIs cuantitativos como la cantidad de boletas vendidas o los canales de mayor atracción. O a métricas cualitativas como el nivel de satisfacción y el sentimiento a través de la realización de encuestas.

Cada uno de estos elementos hará que puedas desarrollar tu evento de forma organizada y cubriendo todas las necesidades.

¿Qué te ha parecido este artículo sobre el Event Planner? Queremos leer tus comentarios.

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