Cómo gestionar equipos virtuales y qué debes tener en cuenta

Cada vez es más común que las empresas contraten a personas para que trabajen desde otros países. La mejora de las nuevas tecnologías ha permitido que muchos empleados puedan desempeñar su trabajo perfectamente desde su residencia. A pesar de que pueda parecer un método cómodo, en realidad el hecho de gestionar equipos virtuales puede conllevar ciertas dificultades. En este artículo hablaremos de cuáles son los retos de tener empleados fuera del área habitual de trabajo y cómo implementar un buen liderazgo.

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Muchas empresas optan por tener equipos virtuales de trabajadores porque es muy fácil encontrar talento en un abanico tan amplio como es el mundo. El Reino Unido, por ejemplo, es uno de los países dónde hay más empresas con equipos virtuales, seguramente porque a día de hoy el inglés se ha convertido en la lengua del mundo empresarial por excelencia.

Los retos de gestionar un equipo virtual

Tener a un trabajador o a un equipo entero de personas trabajando fuera de la oficina genera ciertos desajustes si no se gestiona de manera adecuada, esto ha quedado claro con el auge del teletrabajo a raíz de la pandemia. No solamente tenemos que fijarnos en cómo encontrar el talento adecuado, sino que también hemos de saber qué podemos exigir de los trabajadores y qué debemos ofrecerles como empresa. A continuación, detallamos algunas de las principales dificultades que podemos encontrar al gestionar estos equipos:

Falta de planificación

1 de cada 3 ejecutivos cree que los equipos virtuales necesitan un liderazgo mejor en comparación con los equipos tradicionales. En la mayoría de los casos, esto es debido a que están gestionando equipos virtuales de manera espontánea y sin haberlo planificado con anterioridad.

Uno de los fallos de planificación más comunes son los que se derivan del propio uso de la tecnología, que puede llevarnos a la confusión. Por ejemplo, si un trabajador no contesta un e-mail, su compañero puede pensar que no está trabajando ese día, cuando en realidad puede que no haya contestado porque está priorizando un trabajo más importante y no quiere distracciones.

Diferencia de zonas horarias y de calendario

No hace falta que nos encontremos en puntos opuestos del planeta para notar las diferencias horarias y en las fechas de vacaciones. Sin ir más lejos, en Europa se siguen horarios laborales completamente distintos dependiendo del país, además de que las fiestas nacionales que dictan el calendario también son diferentes. Aunque parezca trivial, es importante definir un horario y un calendario adaptado al equipo virtual (para que los trabajadores puedan compaginar la vida familiar con la laboral) y que consiga adaptarse al mismo tiempo a los hábitos de la empresa.

Malentendidos derivados de las diferencias lingüísticas y culturales

Aunque se utilice la misma lengua puede haber malentendidos derivados muchas veces del argot o incluso de la cultura.

Fallos en la comunicación

Puede que hablemos la misma lengua y tengamos un argot similar, pero siempre pueden haber malentendidos cuando trabajamos virtualmente si no lo revisamos. El mayor ejemplo fue lo que le pasó a la Nasa en 1999 con el satélite Mars Climate que debía orbitar alrededor de Marte. Cuando se encontraba a punto de llegar al planeta rojo, el satélite se estrelló por culpa de un fallo en los cálculos, perdiendo así 125 millones de dólares.

En la investigación posterior al incidente, los responsables revelaron que hubo una comunicación pésima por parte de los dos equipos de científicos que llevaban la misión (uno localizado en Colorado y el otro en California). Se comunicaban regularmente a través de e-mail, pero resultó que el equipo de California estaba trabajando con el sistema métrico decimal (kilómetros) y el de Colorado hacía sus cálculos en pulgadas. Un fallo garrafal que podría haberse solucionado de haber existido una comunicación más clara y formal.

7 consejos para manejar equipos virtuales

Después de haber visto todo lo que puede salir mal, proponemos algunos puntos que recomendamos tener en cuenta para mejorar el funcionamiento de los equipos virtuales:

1# Metas claras

Pon metas claras, cuantificables y alcanzables y monitoriza todo el proceso. Es lógico que la comunicación con un equipo virtual sea menor que con un equipo tradicional y, por eso mismo, es necesario planificar al milímetro los objetivos.

2# Gestionar cada detalle

Acuerda cómo gestionar cada detalle antes de ponerte a trabajar. Es importante durante la fase de planificación del proyecto acordar cuestiones aparentemente triviales como la respuesta a emails. Puedes acordar, por ejemplo, que los emails se tienen que responder antes de 48 horas o que las reuniones tienen que comunicarse con una semana de antelación.

3# Potenciar entrevistas online

Aprovecha las entrevistas virtuales. Cuando hagas una entrevista online puedes probar las habilidades del candidato. Hacer una entrevista a un candidato con una tecnología determinada (que será la misma con la que tendrá que trabajar) es una buena oportunidad para ver cómo se desenvuelve.

Por ejemplo, puedes pedirle al candidato que haga una presentación usando una herramienta para hacer conferencias online y seguir con un chat informal usando mensajería instantánea.

4# No des nada por hecho

Haz siempre un double-check. Nunca des nada por hecho, y revisa siempre los detalles importantes.

5# Programa reuniones presenciales

Uno de los aspectos más importantes de trabajar a distancia es encontrarse cara a cara en algún momento. Según la empresa Aroxo, lo ideal es encontrarte con los empleados de equipos virtuales 3 o 4 veces al año para fomentar el compañerismo y la confianza mutua. Para los nuevos equipos, reunirse en persona cada 2 o 3 meses sería lo más adecuado.

6# Fomenta las relaciones en el equipo

En sexto lugar, los trabajadores de equipos virtuales deben ser parte de todo el equipo, no sólo un elemento de soporte. Así, deben formar parte de la cultura o “espíritu” de la empresa, y deben tomarse en consideración en el proceso de toma de decisiones.

7# Selecciona unas buenas herramientas de comunicación

Por último, debes tener en cuenta las preferencias del equipo virtual además de las de la empresa (dependiendo del país, existen costumbres de usar unas y no otras) y seleccionar las herramientas de comunicación adecuadas.

Hoy en día los responsables de recursos humanos deben tener en cuenta distintos factores para encontrar talento y gestionarlo a través de Internet. Como hemos visto, los equipos virtuales son cada vez más comunes y las empresas necesitan a profesionales formados que sepan lidiar con estas nuevas tendencias. Para saber más, te recomendamos que eches un vistazo al Master en RRHH Online de IEBS. Y si este artículo te ha parecido interesante, ¡no te olvides de compartir!