Irene González La gestión de proyectos es un área que crece a toda velocidad, así como las diferentes metodologías que están apareciendo a raíz de su auge. Prince2 es una de las metodologías más utilizadas en el mundo porque puede adaptarse a prácticamente cualquier sector ¿Quieres conocer cómo funciona? ¡Empezamos!
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Índice de contenidos
¿Qué es prince2?
PRINCE significa «PRojects IN Controlled Enviroments» en inglés, es decir, Proyectos en Entornos Controlados.
Antes de PRINCE2, existió la metodología PRINCE que se desarrolló a finales de los 80 para la gestión de proyectos informáticos por parte del gobierno británico. En el año 1996, un grupo de especialistas en Project Management trabajaron en ella para que pudiera extenderse a otros sectores y así es como nació Prince2.
Prince2 es una metodología de gestión de proyectos que se caracteriza por su flexibilidad, adaptabilidad y por controlar de principio a fin todos los procesos de la organización. Al aplicar esta metodología se planifica y estructura previamente cada fase del proyecto, de forma que todos los actores implicados tengan todo claro antes de empezar y, al finalizar, se acaban de resolver las problemáticas que hayan podido surgir.
La metodología Prince2 es utilizada internacionalmente, incluso entidades como el Banco Mundial o la ONU la integran en sus proyectos porque se puede adaptar según las necesidades de las organizaciones.
Los elementos clave en esta metodología son:
- 7 fases de la gestión de proyectos
- 7 principios, que crean la base de una buena metodología de gestión de proyectos
- 7 áreas de conocimiento, que dan soporte a la gestión de proyectos
7 Fases de prince2
Prince2 cuenta con 7 fases muy claras para que puedas implementarla en cualquier sector de forma sencilla ¡No te las pierdas!
1. Puesta en marcha
Al principio se desarrolla un análisis de la viabilidad y necesidad del proyecto. En el caso de que los altos mandos consideren que es estrictamente necesario llevarlo a cabo, se crea un resumen más detallado del mismo.
2. Dirección del proyecto
El comité encargado de revisar dicho resumen, analiza cada uno de los pasos indispensables para la ejecución e inicio del proyecto. Se definen las responsabilidades y roles del equipo y del gestor del proyecto.
3. Inicio
El proyecto da inicio cuando uno de los gerentes del proyecto crea un plan o documento de inicio de proyecto. Este documento incluirá datos como el coste, alcance, riesgos, plazos, beneficios o resultados.
4. Control de una fase
El gestor del proyecto se encarga de crear cada una de las fases que deberá ser monitorizada y controlada de forma individual.
5. Gestión de la entrega de productos
En esta fase compararemos los progresos del proyecto con los objetivos iniciales del mismo.
6. Gestión de los límites de las fases
Una vez se han analizado los progresos de cada fase y se aprueban los resultados obtenidos, se aprobará el comienzo de la siguiente fase.
7. Cierre del proyecto
Una vez se revise y verifique que los entregables de cada una de las fases se encuentran dentro de los objetivos marcados, se acaban de atar los cabos sueltos restantes como pueden ser documentos o trámites y se cierra el proyecto.
7 Principios de prince2
Una vez has descubierto las fases que tienes que aplicar en esta metodología, te contamos los 7 principios que rigen prince2 para que acabes de entenderla ¡Sigue leyendo!
1. Justificación comercial continua
El primer paso antes de aplicar prince2 es identificar si existe una justificación comercial del proyecto. Para ello, trataremos de definir el objetivo del proyecto, el cliente final, los beneficios que obtendremos así como realizaremos un análisis de los costes del proyecto e identificaremos el ROI (Retorno de Inversión).
Si tenemos clara la justificación comercial, podremos enfocar mejor el proyecto y los resultados serán de gran calidad.
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¡Quiero apuntarme!2. Aprendizaje continuo a partir de la experiencia
Prince2 tiene una fuerte creencia en la mejora continua, igual que la metodología Lean. Por ello, es clave aprender de las experiencias pasadas e ir incorporando los cambios en los proyectos que desarrollemos.
De este modo, siempre estaremos optimizando los procesos y los resultados serán mejores.
3. Funciones y responsabilidades están claramente definidas.
Los roles y tareas deben estar bien definidos cuando apliquemos prince2. Esta metodología, a diferencia de Scrum, defiende que tener una estructura clara, donde cada uno de los miembros del equipo conoce los roles y responsabilidades de los demás, genera un mejor resultado.
Si cada uno de ellos sabe qué se espera de su trabajo y qué se espera del trabajo de los demás, las posibilidades de alinearse con los demás, colaborar y dirigirse a un objetivo común, aumentan.
4. Gestión por fases
Prince2 está muy enfocado a la división del proyecto en etapas claras. De este modo, luego cada una de ellas tendrá su planificación y gestión individual.
De hecho, antes de pasar a cada etapa, se hace una revisión de la etapa anterior de modo que podamos ir controlando el rendimiento e identificar si vamos por el camino marcado.
5. Gestión por excepción
La gestión por excepción se basa en que los altos mandos fijan requisitos de referencia como los plazos, costes, riesgos, etc. y no se involucran en la gestión de las tareas diarias del proyecto. De este modo, delegan la supervisión de cada proceso al responsable de gestionar el proyecto.
En el caso que el gestor del proyecto identifique una desviación en el plan trazado, comunicará a los altos mandos lo sucedido, de forma que se puedan tomar decisiones relevantes.
6. Orientación a la calidad del producto
La atención al detalle y el cumplimiento de los objetivos originales del proyecto serán claves para garantizar la máxima calidad del producto.
En esta metodología se compara continuamente los entregables del proyecto con los objetivos marcados, de forma que se puedan monitorizar los avances y detectar cualquier problema.
7. Enfoque personalizado
La metodología prince2 tiene diferentes reglas que hay que cumplir, pero otorga una gran flexibilidad y permite que exista un enfoque personalizado en la gestión de proyectos.
No debemos perder de vista que nuestro propósito es conseguir los mejores resultados posibles y, si para ello necesitamos implementar ajustes, hagámoslo.
7 áreas de conocimiento
Para finalizar, te contamos 7 áreas de conocimiento que te van a ayudar a entender la filosofía de prince2. ¡Toma nota!
- Business case. Los proyectos desarrollados con Prince2 deben tener una justificación comercial documentada y validarla durante todo el ciclo de vida del proyecto.
- Organización. Definición de los roles y responsabilidades mediante un organigrama claro.
- Calidad. El proyecto debe buscar la mayor calidad de cada uno de los entregables ya que si no llegamos a los objetivos esperados tendremos costes adicionales.
- Planes. Debemos documentar todo lo que suceda y tener un plan específico para cada fase.
- Riesgo. Previamente se deberá identificar los riesgos de cada fase, lo que incluye revisiones periódicas a lo largo del proceso.
- Cambio. Si tu proyecto no experimenta ningún cambio, preocúpate. La metodología Prince2 defiende que, si el proyecto está bien definido, no debería haber problema en realizar adaptaciones.
- Progreso. Deberemos llevar un análisis continuo de cómo está progresando un proyecto.
Si te ha gustado este post sobre la metodología prince 2 y cómo aplicarla, no te olvides de compartirla y dejarnos en los comentarios tu opinión
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