¿Qué es un diagrama de Gantt y cómo se hace?

Es probable que en algún momento de tu vida profesional hayas escuchado el término de diagrama de Gantt, uno de los modelos más utilizados dentro de la gestión de proyectos. Es una herramienta con tanta utilidad que grandes empresas la usan para tener control sobre los procesos y tareas de los diferentes departamentos. Si quieres entender a profundidad qué es un diagrama de Gantt y cómo hacerlo, sigue leyendo.

Te puede interesar: Master en Project Management

¿Qué es un Diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt o cronograma de Gantt es un gráfico de barras que proporciona, de forma visual, las tareas de un proyecto a lo largo de un tiempo determinado y las partes implicadas en él. Es una de las metodologías más usadas para planificar proyectos ya que ayuda a los equipos de trabajo a conocer sus prioridades y a marcar tareas en función de su desarrollo. Suele combinarse con las metodologías agiles para aumentar su potencial.

Puedes encontrar diagramas básicos, que suelen usarse de forma individual y otros más complejos en los que suelen estar involucradas más personas.

El diagrama de Gantt contiene:

• Fechas de inicio y finalización del proyecto
• Tareas dentro del proyecto
• Personas que están involucradas en las diferentes tareas
• Estimación de tiempo para cada tarea y para el proyecto.
• Duración de cada tarea
• Dependencia entre tareas.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Siempre que crees un diagrama de Gantt debes tener en cuenta que en el eje vertical deben ir las tareas a completarse y en el eje horizontal la línea de tiempo del cumplimiento de las mismas. A continuación te detallamos el proceso.

Establece las fechas de inicio y finalización

Todo proyecto debe medirse a través del tiempo. Por ello, es muy importante que antes de establecer las tareas, definas el periodo de inicio y finalización. Esto te ayudará a ver una línea del tiempo en la que tienes control del proceso.

Imagínate que vas a lanzar una aplicación al mercado. Deberás establecer cuál será la fecha de lanzamiento del mismo dejando espacio para cualquier tipo de imprevistos que puedan surgir.

Crea las tareas del proyecto

Para llegar a la fecha fijada, crea tareas con una tiempo de realización definido (inicio y final). La idea es que la gran mayoría de estas se lleven a cabo antes de la fecha final. ¿Por qué me refiero a la gran mayoría? Porque quizá en tu proyecto haya tareas que requieran un seguimiento posterior a la fecha de lanzamiento, siguiendo el ejemplo del punto anterior.

Todas estas tareas podrás visualizarlas como barras dentro del cronograma. Recuerda que también puedes crear subtareas dentro de las tareas principales para conseguir una vista más detallada de tu proyecto.

Asigna responsables y dependencias

En un proyecto de gran magnitud quizá debas delegar funciones a otras personas. Muchas de estas dependerán de alguna tarea que se debe realizar anteriormente. Por esta razón, es muy importante el trabajo en equipo en donde todos se involucren, tengan una buena comunicación y conozcan sus responsabilidades.

Por ejemplo, el equipo de Redes Sociales no puede realizar una publicación del lanzamiento de la aplicación hasta que el equipo de Diseño no realice la imagen que se deberá publicar. Por ende, crearemos una tarea de: promoción en redes sociales que dependerá de una tarea previa que se llamará, creación de imágenes para redes sociales.

Controla los tiempos

Habiendo establecido fechas, tareas y responsables es importante que alguien lleve el control del proyecto general y vele porque cada una de las tareas se cumpla en el tiempo estimado. Esta suele ser una responsabilidad de un Project Manager, que es el encargado de tener la visión completa y ser el puente entre departamentos para evitar posibles complicaciones.

Si no todo sale como se había planeado será el Project Manager quien reasigne las labores y ayude a optimizar el tiempo extra que estas requieran.

Ejemplos y aplicaciones del diagrama de Gantt

Si bien esta metodología es aplicable a cualquier sector y a cualquier proyecto, te damos algunos ejemplos en los que se suele utilizar.

Campañas de marketing

Las campañas de marketing suelen involucrar a muchos departamentos y procesos para su desarrollo. Con tantas tareas es fácil perder el norte y obstaculizar el cumplimiento de objetivos. Es por esto que muchas agencias han optado por aplicar el modelo de Gantt para simplificar el trabajo y entender las responsabilidades de todas las partes.

Proyectos de construcción

Es una herramienta que funciona muy bien en este tipo de proyectos, ya que permite visualizar de forma clara cuándo interviene cada área del proceso: Ingenieros, obreros, empresas inmobiliarias, etc.

Planificación de eventos

Puedes extrapolar el diagrama de Gantt para cualquier sector. Empresas de realización de eventos corporativos o de organización de bodas lo utilizan mucho para tener control sobre los proveedores externos, el presupuesto, el catering, la logística, entre otros.

El diagrama de Gantt en la gestión de proyectos

Como mencionamos en el punto anterior, existen varias aplicaciones del diagrama de Gantt, a continuación te contamos para qué se usa en la gestión de proyectos o Project Management

• Planificación de proyecto y tareas
• Visibilidad de tareas por departamentos a largo plazo
• Planificación en Sprints
• Programación del trabajo de los diferentes equipos
• Determinación de plazos a cumplir para llevar a cabo el proyecto

Ventajas del diagrama de Gantt

Ahora que ya sabes qué es un diagrama de Gantt te contamos algunas de las ventajas que puede traer la implementación de este en tu empresa:

Representación visual más clara

Puedes obtener tanto la visión general del proyecto como la partición de tareas que te ayudarán a saber si este se está desarrollando en la dirección correcta y se están cumpliendo los plazos para llegar al objetivo.

Gestión óptima de los recursos

Gracias al diagrama de Gantt puedes organizar a tu equipo y evitar perdidas de tiempo y recursos innecesarios. Además, puedes asignar a los responsables de cada tarea según las capacidades y fortalezas que este tenga. Si ves que hay equipos que tienen mucha carga respecto a los demás, puedes repartir las funciones o reasignar los tiempos.

Prevención de la crisis

Al establecer tiempos de inicio y finalización puedes tener mayor control sobre cada tarea y visualizar cómo una puede llegar a afectar a la otra. De esta forma, identificas con anterioridad posibles problemas de dependencias antes de comenzar.

¿Qué te ha parecido este artículo sobre qué es un diagrama de Gantt? ¡Deja tus comentarios y comparte!

Y si te interesa la gestión de proyectos, te invitamos a convertirte en un experto con nuestro Master en Project Management, donde aprenderás sobre esta y otras herramientas que te ayudarán a planificar y medir los objetivos de tu empresa. ¡Te esperamos!