¿Cómo preparar tu empresa para el futuro digital?

En la actualidad, la transformación empresarial ya no es una opción, sino una necesidad imperante. Las empresas que no se adapten al panorama tecnológico en constante evolución corren el riesgo de quedarse atrás. Desde la integración de aplicaciones digitales hasta la adopción de modelos de negocio flexibles, la preparación para el futuro digital es esencial. En este artículo, exploraremos cómo las organizaciones pueden enfrentar este desafío y prosperar en la era digital.

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¿Qué es la tranformación digital?

La transformación digital implica la reinvención de procesos, modelos de negocio y estrategia a través de la tecnología. No se trata sólo de implementar nuevas herramientas, sino de cambiar la mentalidad y cultura organizacional.
Algunos aspectos clave implican:

Reestructuración de procesos digitales

La transformación digital conlleva una revisión exhaustiva de los procesos empresariales existentes. Debemos focalizarnos en:

• Análisis detallado: Se debe estudiar cada proceso crítico para identificar áreas de mejora. ¿Dónde hay ineficiencias? ¿Qué tareas manuales podrían automatizarse?
• Rediseño estratégico: Una vez identificados los puntos de mejora, es necesario realizar la reestructuración de los procesos afectados. Esto puede implicar cambios en la secuencia de actividades, la eliminación de pasos innecesarios o la incorporación de nuevas herramientas digitales.

Automatización

La automatización es uno de los pilares de la transformación digital siendo algunos de sus aspectos a considerar:

• Tareas repetitivas: Las tareas manuales y repetitivas pueden ser automatizadas mediante software o sistemas robóticos. Esto no sólo es interesante por el ahorro de tiempo que conlleva, sino que también reduce errores humanos.
• Flujo de trabajo eficiente: La automatización permite un flujo de trabajo más eficiente permitiéndonos dedicar nuestro esfuerzo en tareas más productivas y donde aportemos más valor.

Análisis de datos

La toma de decisiones basada en datos es fundamental para la transformación.

• Indicadores clave de rendimiento: Establecer OKRs específicos y determinar qué métricas nos van a ayudar a evaluar el progreso de la transformación es clave para rediseñar los planes de mitigación de riesgos que todo cambio implica. ¿Cuántos procesos se han automatizado? ¿Cuál es la satisfacción del Cliente al implicarlo en el proceso?
• Big data, analítica y process minning: Vamos a utilizar las herramientas de análisis de Datos y modelización de Procesos para poder crear planes y e strategias que optimicen los resultados de nuestra Compañía. La selección de los que sean más adecuados dependerá en gran medida del objetivo de la evaluación.

Experiencia del cliente

En esta nueva era en la que la información inunda continuamente nuestro día a día, la incorporación del cliente en el desarrollo del producto/servicio nos garantiza una mejora reputacional de nuestra Compañía debido a:

• Personalización: La digitalización permite personalizar productos y servicios según las preferencias del cliente al incorporarlo en el ciclo de trabajo involucrándolo de forma directa en las aprobaciones de los diferentes entregables que conlleva el desarrollo incremental.
• Interacción multicanal: Facilita la comunicación con los clientes a través de múltiples canales que se hizo más evidente tras la crisis de la Covid-19. Esto mejora la satisfacción y fidelidad del cliente.

Identificación de oportunidades y amenazas

Para preparar una empresa para el futuro digital, es crucial identificar oportunidades y amenazas, y para ello debemos de prestar especial atención a aquellos factores que determinan la evolución técnica de nuestro sector:

• Vigilancia tecnológica: Mantenerse al día de la información de las últimas tendencias emergentes. ¿Qué tecnología beneficia más a mi empresa? ¿Hacia donde nos dirigimos?
• Competidores digitales: Analiza cómo tus competidores están adoptando la tecnología. ¿Qué puedes aprender de ellos? ¿Qué pasos están dando?
• Cambio en las necesidades del cliente: ¿Qué esperan tus clientes debido a la Digitalización? ¿Cómo evoluciona el sector en el que operas?

Desarrollo de una estrategia de transformación digital

Dado que los procesos en una compañía son únicos como su cultura, la digitalización lleva aparejada una estrategia diseñada ad hoc para disminuir el impacto negativo en la transformación.
Aquí profundizaremos en los elementos clave:

Objetivos Claros:

• Metas específicas: La estrategia debe empezar por definir metas claras y detalladas. ¿Qué se espera lograr con la transformación? Algunos ejemplos de objetivos específicos pueden ser:
  • Mejorar la eficiencia operativa
  • Aumentar la satisfacción del cliente
  • Reducción de costes
  • Expansión a nuevos mercados o segmentos

• Indicadores medibles: Cada objetivo debe ser cuantificable. Para ello debemos relacionar los OKRs definidos (objetivos) con las métricas que nos ayudarán a evaluar el grado de consecución de aquellos. Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la eficiencia, se podría medir mediante la reducción del tiempo de procesamiento de pedidos o la disminución de errores en la cadena de suministro.

Involucramiento de Líderes:

• Liderazgo comprometido: Los líderes de la Compañía deben estar comprometidos con la Transformación siendo su apoyo fundamental para transmitir la visión estratégica a todo el equipo.
• Cambio cultural: Los procesos son parte de nuestro Know-How empresarial por lo que la adaptación a las nuevas tendencias en tecnología conlleva un cambio cultural. Los líderes deben fomentar una mentalidad abierta a la innovación con todo su alcance.
• Comunicación efectiva: Los líderes deben comunicar de manera clara y constante el objetivo de la digitalización. Esto incluye explicar cómo afectará a los empleados y como contribuirán al éxito de la empresa.

Capacitación del Personal

Es clave para tener éxito en el proceso de Transformación que todos comprendan la importancia del cambio y estén capacitados para utilizar las nuevas herramientas.

• Entrenamiento continuo: El cambio es constante y por tanto los equipos deben adquirir las destrezas necesarias en el plazo considerado para la implementación de las diferentes aplicaciones.
• Programas de formación: Se pueden implementar programas de formación específicos para áreas determinadas:
  • Uso de nuevas plataformas digitales
  • Ciberseguridad
  • Habilidades de análisis de datos
  • Inteligencia Artificial

Implementación de herramientas y tecnologías clave

• Algunas tecnologías clave para la transformación digital en el momento actual son:
• Inteligencia artificial (IA): Automatización, análisis predictivo y chatbots.
• Nube: Almacenamiento, escalabilidad y acceso remoto.
• Internet de las cosas (IoT): Conectividad y recopilación de datos en tiempo real.
• Process minning: técnica diseñada para descubrir, supervisar y mejorar procesos mediante la extracción de conocimientos disponibles de manera inmediata de los sistemas de información.

Cultura de innovación y agilidad

La transformación cultural en la digitalización conlleva una adaptación metodológica en la forma de desarrollar los proyectos de la compañía.
A pesar de que las metodologías ágiles empezaron a implementarse a principios del siglo XXI en el sector de desarrollo de software, cada vez es más habitual encontrar en el ADN de las Compañías formas de trabajo que se basan en los principios ágiles de gestión:

• La apertura de la información.
• Equipos auto-organizados, independientes y cross-funcionales.
• Desarrollo del producto o servicio en ciclos
• Incorporación del cliente en las validaciones de los entregables de incrementos de producto.
• Y capacidad de adaptación

Son algunas de las características que facilitan la incorporación de las nuevas tecnologías a los procesos de trabajo de nuestras empresas, sirviéndonos de vehículo para configurar la transformación.