Cómo implantar un ERP en la empresa sin perder años de vida

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son cada vez más habituales en el mundo de las empresas y a su vez ayudan a facilitar su funcionamiento y obtener mejores resultados de la gestión de las mismas. Aprovechar la evolución de las nuevas tecnologías hoy en día ya no es una opción, sino una obligación.

Pero una cuestión es asumir la necesidad de implantar un ERP y otra muy distinta es que este proceso se haga bien y no suponga una fuente de problemas para la compañía. Hay que tener en cuenta la complejidad del sistema y otros aspectos que pueden suponer incidencias de solución dificultosa.

Según un estudio con datos de 2013, el 50% de las empresas que apostaron por la implantación de un Software ERP, el presupuesto destinado inicialmente para ello aumentó considerablemente y el 60% consideró que los beneficios fueron insuficientes. Estos datos reflejan que antes hay que saber cuándo y por qué hay que implantarlo.

Las consideraciones ante un ERP: Antes, durante y después de implantarlo

Antes de empezar con el proceso hay que saber cuáles son los fabricantes (se incluye el obtener referencias sobre ellos, etc.) que pueden ayudarte, crear un documento con los requisitos necesarios para la organización y efectuar la selección del producto en base a las respuestas a las necesidades de la compañía.

Una vez seleccionado el producto y haber tomado la decisión de qué proveedor lo implantará hay que tener fijado un calendario con los distintos procesos, sus plazos y los responsables de los mismos, establecer los entregables de cada una de las etapas de implantación y definir los procesos de autorización.

Cuando ya se ha efectuado el proceso de implantación con  éxito es necesario que haya alguien que se encargue de asesorar y ayudar durante las primeras semanas a los empleados de la compañía, facilitarles la tarea al principio y que se acostumbren al nuevo entorno de trabajo. Además, para poder resolver los pequeños fallos del sistema durante estas fechas, es conveniente monitorizar todos los resultados y procesos del día durante las dos primeras semanas. Así se detectarán los errores y se podrán resolver de inmediato.

Perfiles del equipo de implantación de un ERP

Uno de los elementos principales para que el proceso de implantación de un ERP en la empresa sea un éxito, es que los diferentes miembros del equipo cumplan un rol en base a sus aptitudes y capacidades. En el caso del Software de gestión hay que diferenciar los que son agentes externos, dependientes del proveedor, y los internos, que serían los empleados de la compañía.

Agentes externos

Director del proyecto: Es el que ocupa una mayor posición jerárquica, frecuentemente destaca por una importante capacidad de supervisión destinada a marcar el camino del proyecto y evitar desviaciones.

Jefe de proyecto: Marca la metodología de implantación del Software dependiendo de las necesidades de cada empresa y es el responsable de garantizar que el proyecto no sea fallido. Deberá tener capacidad de adaptación al cambio y marcar los cauces con el cliente.

Consultores: Ocupan el puesto de forma temporal, son los que se encargan de la reingeniería de los procesos, establecer otros nuevos y enseñar a los futuros usuarios el funcionamiento del sistema para cuando la implementación se haya efectuado.

Agentes internos

Patrocinador: En la mayoría de casos es el propietario de la empresa o el gerente de la misma quien toma la decisión de la implantación y quien institucionaliza el proyecto de cara al resto de miembros del equipo.

Usuarios líderes: Son los responsables de los distintos departamentos de la organización y quienes facilitarán todos los recursos para que el proyecto siga su andadura. Deberán tener capacidad de adaptación a los significativos cambios que supone la implantación de un ERP.

Usuarios finales: Como el propio nombre indica son los empleados de la organización que deberán adaptarse y utilizar el nuevo Software de gestión. Tendrán que ser flexibles y tener capacidad de adaptación a nuevas formas de trabajar.

Los roles de los equipos internos en algunos casos pueden cambiar e incluso en empresas pequeñas y medianas una persona pueda desempeñar varios de ellos al mismo tiempo. En cualquier caso, cada vez son más las organizaciones que necesitan implantar un ERP cuyo proceso de exitoso dependerá de profesionales cualificados como pueden ser los estudiantes del Máster en Software de Gestión de IEBS ¡Te esperamos!