¿Cómo hacer un plan de reclutamiento?

Habitualmente nos encontramos en las empresas con esta frase que los jefes de línea, o los propios directores de negocio, dirigen a los departamentos de RRHH: «Necesito a alguien para ayer». En su afán por resolver el problema inmediato, no tienen tiempo a tomar decisiones estratégicas. Para evitar este tipo de situaciones y los errores asociados a soluciones improvisadas debemos pensar en crear un plan de reclutamiento, ¿quieres saber cómo hacerlo? ¡Sigue leyendo! 

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El plan estratégico de reclutamiento

El primer paso para crear un buen plan será comprender la diferencia entre un plan estratégico de reclutamiento y un plan de reclutamiento. El plan estratégico hace referencia a determinar la estructura que debe tener la fuerza de trabajo para cumplir los objetivos previstos por la compañía: ¿Cuánto vamos a crecer? ¿Dónde vamos a crecer? ¿Qué dificultades de personal tendremos? ¿Dónde tendremos más carga de trabajo?

El plan estratégico de reclutamiento supone perfilar las futuras necesidades y, desde una perspectiva interna, tener siempre preparado un “plan B”.

Para diseñar el plan estratégico debes pensar en tres cosas:

1. Elaborar un plan de sucesiones efectivo.
2. Anticipar la carga de trabajo y determinar las futuras necesidades.
3. Crear planes “específicos” de reclutamiento para afrontar una eventual salida o para cubrir las necesidades estipuladas.

Qué es un plan de reclutamiento y selección

Si en el plan estratégico hablamos de una acción “directiva” y anticipatoria, en el plan de reclutamiento y selección hablaremos de la parte operativa. Supone ejecutar y llevar a cabo el plan establecido. Podríamos definirlo como una serie de acciones encaminadas a reclutar y seleccionar a los mejores candidatos.

Cómo hacer un plan de reclutamiento: pasos a seguir

Antes de afrontar un proceso de selección debes pensar, anotar y proyectar una serie de pasos que te ayudarán a atraer el talento adecuado:

Determinar la necesidad

El primer paso es ver de dónde viene la necesidad. ¿Es planeada o es inesperada? Esto será importante porque nos ayuda a monitorizar KPIs (Key Performance Indicators). Si tenemos demasiados problemas inesperados quizá existen otros problemas latentes en la organización. 

Hay que determinar si esa necesidad es real, cuánto va a durar y qué presupuesto tenemos para afrontarla. Estas tres características de la necesidad serán esenciales para determinar qué podemos ofrecer (qué contrato y qué salario). 

Definir el puesto y las competencias

¿Qué va a hacer esa persona? Como buen profesional de RR. HH deberás definir el puesto, con las tareas que realiza, la frecuencia, los riesgos del puesto, la responsabilidad, su posición en el organigrama y, en definitiva, determinar qué competencias debe tener la persona que ocupe esta posición. De este análisis debe salir un perfil duro (conocimientos y experiencia previa necesaria) y un perfil blando (competencias profesionales).

Elegir la forma de reclutamiento

Hay que elegir una forma de reclutamiento, interna o externa. Si podemos activar el plan de sucesión este es el momento ideal. Pasan aproximadamente 6 meses hasta que una persona externa a la organización está plenamente formada en su nueva empresa para rendir al máximo, por lo que si podemos evitar ese gap de rendimiento con un buen plan de sucesión, debemos hacerlo.

Como las necesidades no siempre van a estar en niveles donde la sucesión tenga sentido, tendremos que recurrir con frecuencia al reclutamiento externo. Aquí es donde tomamos la decisión: ¿lo hacemos nosotros o lo externalizamos? Si decides externalizar y asumir los costes extra del proceso, tu plan de reclutamiento continuaría en el punto 6. 

Definir presupuesto y elegir fuentes de reclutamiento

Parte del plan es conocer los recursos de los que disponemos. Las fuentes de reclutamiento, salvo que seas una gran multinacional con presencia en los medios, son esenciales para recabar candidatos y éstas llevan un coste asociado. Debemos elegir cuidadosamente qué fuentes utilizar (genéricas o específicas) y localizar dónde están los nichos de candidatos con las competencias que buscamos.

Tampoco podemos olvidar que atraer buenos candidatos pasa por potenciar el employer branding: una buena imagen 360 en redes, página web, reconocimientos internacionales como el great place to work, son sin duda muy positivos a la hora de atraer talento. 

Elegir y definir el flujo del proceso y las evaluaciones

Los procesos de selección en su nivel más operativo. Parece una obviedad, pero debes definir el flujo por el que los candidatos van a pasar antes de ser seleccionados. No hay peor cosa para un candidato que los propios reclutadores no sepan cuál será el siguiente paso o lo hagan de forma desorganizada.

En el punto dos habíamos definido el perfil, aquí es donde definimos cómo vamos a medir qué candidatos se ajustan mejor a ese perfil. Te toca definir y desarrollar las pruebas por las que deberán pasar (filtros, entrevistas, pruebas psicotécnicas, assesment center, pruebas in-basket, etc). 

Toma de decisiones final

Antes de comenzar el proceso debes definir quién va a tomar la decisión final en la contratación. ¿Va a hacerlo RR. HH? ¿El jefe de línea? ¿El CEO? Sea quien sea el que tome la decisión, debes planificar en base a qué se van a tomar las decisiones. Si la definición de la evaluación ha sido buena, tendrás una serie de datos relevantes para ofrecer.

«Este es el perfil, estos son los candidatos que lo cumplen y esto es lo que aporta cada uno de ellos a la empresa.» La toma de decisiones debe ser tratada con la mayor base objetiva posible, por ello es clave definir bien el puesto, las evaluaciones y llegar a conclusiones sobre cómo esa persona se desempeñará en ese puesto.

Incorporación, acompañamiento y formación

El proceso de selección no termina con la contratación. En la fase de creación del plan de reclutamiento debemos pensar quién acompañará a la persona en su incorporación, quién le formará y qué formación necesitará para ser un usuario autónomo en la empresa.

Es algo que, además, tranquiliza a los candidatos. Cuando saben exactamente cómo será su proceso de incorporación la sensación de transparencia y organización hace aumentar las posibilidades de atracción del candidato (no olvidemos que esto es un juego de dos).

Evaluación del proceso

Tampoco termina el proceso al incorporar y formar al candidato, ¿qué tal ha ido el proceso? Hay que recoger datos sobre: efectividad de las fuentes, efectividad de las ofertas presentadas, número de candidatos atraídos y otras KPIs que deberíamos detallar en el plan estratégico. 

Ejemplo de un plan de reclutamiento de personal

¿Cómo haríamos el plan de reclutamiento para una vacante generada por alguien que deja la empresa?

1. Imaginemos que una oficial administrativa de tu empresa se va a otra empresa.
2. Además de analizar porqué, definimos su puesto (si no lo estaba) y las competencias necesarias para poder rendir bien. Su perfil duro es el de alguien con administración y dirección de empresas con al menos 3 años de experiencia. Su perfil blando nos indica que debe tener atención al detalle y una alta orientación a resultados.
3. No tenemos más personal en la empresa que pueda realizar el trabajo, por lo que recurrimos a un reclutamiento externo, nuestro departamento de RRHH inicia un proceso de reclutamiento y selección.
4. Miramos la base de datos interna de CVs, no encontramos nada que se ajuste. Acudimos a un portal de empleo genérico, ya que la posición no es compleja. 
5. Definimos el flujo y las evaluaciones. Limitamos el proceso a cinco fases en el proceso (criba curricular, entrevista telefónica, prueba psicotécnica, entrevista personal RR. HH y entrevista final con la directora financiera). Evaluamos las competencias a través de un test psicotécnico y se vuelven a evaluar en la entrevista personal para elaborar el informe de RRHH. 
6. Se pasan dos candidaturas a dirección que realiza las entrevistas y toma la decisión final. 
7. Se incorpora a la empresa bajo el amparo de la directora financiera que se encargará personalmente de su formación. 
8. Evaluamos el proceso y registramos KPIs. 

Por qué es importante que las empresas tengan un plan de reclutamiento y selección

Tener un plan de reclutamiento y selección supone un esfuerzo considerable y muchas horas de trabajo —además de disponer de alguien que tenga el conocimiento necesario para llevarlo a cabo, por lo que es necesario hablar de sus beneficios:

El primer beneficio es que contratamos mejor: sabemos gracias a la psicología de las organizaciones que aquellos candidatos que rinden por encima del 84% aportan a la empresa un 40% más que su salario medio (según Schmidt, 2016). Es decir, si cobro 30.000 euros y tengo un rendimiento del 90% mi aportación a la empresa será de 42.000 euros. Además, los costes asociados a una mala contratación suponen también el 30% del salario bruto anual de la persona. Un error puede suponer un desastre económico y hay empresas que no se lo pueden permitir. Un plan de reclutamiento puede ahorrarte mucho dinero y te permitirá seleccionar a los mejores candidatos.

Por otro lado, tiene beneficios en la propia calidad del proceso: mejora las predicciones que hacemos sobre los candidatos, atraemos más candidatos (mejoramos el employer branding) y da una imagen muy positiva de la empresa. A nivel interno nos permite además integrar el reclutamiento en la gestión de la empresa (con el plan de sucesión, retribución, definición de puestos de trabajo, etc). 

Herramientas de reclutamiento y selección de personal

Para poder automatizar y ser eficiente en la ejecución del plan de reclutamiento será necesario contar con algunas herramientas que son ya muy habituales en los departamentos de RR. HH:

ATS (applicant tracking system)

ATS es un software específico diseñado para el reclutamiento y la selección de personal. Nos permite monitorizar a los candidatos reclutados, publicar en diferentes portales, saber cuántos candidatos tenemos en cada fase y comunicar de forma automática todos los eventos del proceso. Esta herramienta no solo aumenta la eficacia, ahorra muchos problemas al permitirnos tener fichas de los candidatos y de las comunicaciones que les hacemos. Es además muy sencillo publicar vacantes y recibir los CVs desde los principales portales de empleo.

Otra funcionalidad es mejorar tu visibilidad; te permite crear un portal de empleo interno y tener una fácil “vía de acceso” para los candidatos que quieran enviarte su CV. Esta posibilidad maximiza además tus posibilidades de encontrar personal a través de tu posicionamiento de marca.

Los portales de empleo

No todas las empresas pueden permitirse un ATS por lo que deberán recurrir a gestionar los CVs y las candidaturas en los propios portales de empleo que elijan para reclutar. Los hay con más y menos desarrollo, pero en general nos permiten realizar las mismas actividades que el ATS, solo que de forma menos personalizada. Tampoco nos permiten ir haciendo nuestra propia base de datos, pero nos permite salir del paso.

Portales de evaluación

Cada vez más de moda, las pruebas psicotécnicas se llevan a cabo en portales externos que nos permiten seleccionar las pruebas que nos interesan, enviárselas a los candidatos y recibir el feedback una vez las realizan. Son de gran ayuda si quieres implementarlas en tu proceso y no tienes a nadie especializado en ello. 

Consultoras externas

Una herramienta que tampoco está al alcance de todas las empresas, pero si el puesto es complejo y quieres asegurar el éxito, las consultoras externas son una buena solución.

Como hemos visto, Una buena estrategia de reclutamiento y selección puede marcar la línea entre el éxito o el fracaso de una compañía. Si quieres aprender esto y mucho más, no te pierdas nuestro Master en Recursos Humanos Online con el que aprenderás los modelos operativos y las estrategias más innovadoras para diseñar y gestionar cada aspecto de la Dirección de los RRHH bajo un nuevo entorno donde internet y la Web 4.0.