Cómo hacer un plan de formación para empleados en 12 pasos

En un mercado laboral en constante cambio, un plan de formación para empleados es una herramienta imprescindible para actualizar y mejorar las actitudes y aptitudes de los trabajadores. El objetivo es dotar de las competencias y habilidades que necesita la empresa a nuestros empleados, en vez de buscarlos fuera. Sigue leyendo y aprenderás como cómo hacer un plan de formación para empleados en 12 pasos.

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¿Qué es un plan de formación para empleados?

Un plan de formación para empleados es una estrategia de capacitación interna que describe las técnicas, actividades, necesidades, objetivos, entregables y el plan de estudios que se utilizará para capacitar a los trabajadores en toda la organización. Realmente, el plan de formación es la continuidad de la estrategia de la empresa y está incluido en el Plan de Recursos Humanos.

Todo parte de las personas que constituyen la empresa y las que contratamos. Los procesos de selección cuestan mucho dinero y la clave es poder encontrar ese talento. Una vez ya lo tenemos, hay que aprovecharlo. Además de contar con talento humano de calidad y grandes profesionales, tenemos que apostar por planes de formación continuados. Es decir, planes de formación anuales según la estrategia de formación.

Beneficios de un buen plan de formación para trabajadores

Pero, ¿qué ventajas aporta un plan de formación de empleados a una empresa? A continuación, señalamos los más relevantes:

• Promueve el talento interno. Es decir, podemos formar a la gente que ya tenemos preparada dentro de la empresa.
• Aumenta la satisfacción de los empleados, ya que se sienten mejor preparados para su puesto de trabajo.
• Permite la creación de perfiles interdisciplinares. No especialistas. Podemos encontrar talento interno que podría moverse y encajar en varios puestos de trabajo o departamentos. En este caso, si un puesto desaparece, nos ayuda a recolocarlo.
• Ayudan a detectar tareas obsoletas que restan productividad. Porque siempre que se haga algo de una forma no tiene por qué ser la más productiva. Con este plan podemos darnos cuenta de estas debilidades y mejorar.
• Mejora la imagen corporativa y de marca, ya que es un beneficio social para los empleados y habla mucho de que cuidan al personal.
• Aumenta el rendimiento global de la empresa. Mejores personas formadas es igual a aumenta la productividad, o sea que aumenta la rentabilidad.

Objetivos de un plan de formación en la empresa

El objetivo principal de un plan de formación interno es potenciar el desarrollo profesional, la innovación y el reciclaje de los trabajadores que constituyen tu plantilla y mejorar con ello el desarrollo profesional de los empleados en la empresa.

La formación es una inversión en las empresas porque:

• Las empresas necesitan innovación, la cual implica más conocimiento, lo que genera una mayor necesidad de formación.
• Además, la formación te hace diferenciarte del resto y aporta un valor añadido a la actividad en un mercado competitivo.
• La empresa sale beneficiada al crear empleados perfectos para cada puesto, pues tiene la oportunidad de diseñar el plan de formación a la medida de sus exigencias.

Ejemplo de cómo se hace un plan de formación

Ahora que ya sabemos en qué consiste un plan de formación en la organización y sus múltiples ventajas, veamos los pasos que debemos seguir para elaborarlo:

Paso 1. Analizar la situación actual

El primer paso antes de plantear el plan de formación es diagnosticar la situación empresarial y, a partir de ahí, definir las necesidades formativas de los empleados.

Se deben identificar las aptitudes que resulten más útiles para la empresa y que permitan ganar en productividad y competitividad en el mercado. Hay que seguir la estrategia de la organización y ver cómo podemos potenciar a los empleados para conseguir su cumplimiento y que vayan en la misma línea.

Paso 2. Evaluación del desempeño

En segundo lugar, para analizar las aptitudes de los empleados hay que hacer una evaluación del desempeño, que consiste en detectar fácilmente las debilidades del equipo y usar estos indicadores para fijar los objetivos que queremos alcanzar. Existen diferentes tipos de evaluación por desempeño:

• Por parte de un supervisor
• Entre compañeros
• Por parte del empleado
• Autoevaluación
• Por parte del cliente
• Evaluación 360º
• Evaluación automatizada

Paso 3. Escoger un público objetivo

Una vez ya tengamos la evaluación del desempeño, hay que analizar qué personas o colectivos en la empresa necesita estas aptitudes para escogerlos para realizar acciones formativas. Es importante elegir un público formativo. Para ello hay que:

• Tener claro qué se quiere conseguir con la formación, qué capacidades se quieren trabajar con cada equipo
• Potenciar las capacidades que vayan a aportar más beneficios a la compañía en el medio y largo plazo
• En base al perfil profesional que se quiera potenciar, delimitar una serie de profesionales que pueden aprovechar la formación al 100%, así como aplicarlos a su día a día dentro de la jornada laboral.

Paso 4. Introducción

En este apartado se expondrán los datos sugeridos de las siguientes fuentes:

• Plan estratégico de la empresa: ¿Hacía dónde quiere ir la empresa? ¿Cuál es la misión?
• Análisis documental externo o interno de la empresa
• Información de las entrevistas con los directivos: Veremos hacia dónde van las acciones formativas
• Estudio del clima laboral: Si el clima laboral no es bueno, quizás la formación habrá que venderla de forma distinta para que sea algo positivo para los empleados y mejorar ese clima laboral. Buscamos acciones formativas con buen ambiente y que la gente mejore.

El sentido de esta introducción es la exposición de las informaciones que hemos tenido en cuenta, el significado que el plan de formación tiene dentro de la política de la empresa y los problemas que se tratan de subsanar con estas acciones de formación.

Paso 5. Política de formación

Muchas veces dejamos de lado que la gente pueda decidir por sí mismo si puede acceder, si deja de asistir, cuáles son sus obligaciones, cuál es su aprovechamiento, etc. Tendremos que ver si lo están aprovechando y que el empleado tenga una responsabilidad.

En este sentido, es básico que en cada uno de los planes anuales y en el plan plurianual aparezca la definición de la Política de Formación que ha asumido la empresa para posibilitar recordar qué principios configuradores determinan las acciones de formación. Es decir, dejar las cosas claras desde el principio.

Paso 6. Objetivos de formación

En el plan de formación de empleados también deberemos indicar qué objetivos pretendemos cubrir con dichos programas y acciones. Es decir, un objetivo global que debe estar unido a la estrategia de la empresa.

Los objetivos ordenados por prioridad serán distintos cada año, teniendo objetivos que necesitan diversos planes para su cumplimiento y existiendo otros que concluyan dentro de un año. Estos pueden ser:

• Adquisición de conocimientos: Conceptos, principios o hechos que deben ser adquiridos.
• Desarrollo de habilidades: Destrezas que deben ser dominadas.
• Adquisición de actitudes: Comportamientos que deben ser generados y/o desarrollados.

Algunos ejemplos serían los siguientes:

• Suplir carencias de los trabajadores en sus puestos de trabajo
• Potenciar habilidades «dormidas» en los trabajadores
• Mejorar la satisfacción personal y profesional de cada trabajador
• Crear trabajadores polivalentes con diferentes habilidades
• Conseguir equipos más productivos
• Plantilla formada y adaptada a las necesidades del mercado
• Mejor imagen de empresa y retención de talento
• Ventaja competitiva para la empresa
• Aumentar la rentabilidad de la compañía

Paso 7. Análisis de necesidades de capacitación por unidades organizativas

En este apartado debe rellenarse una matriz de necesidades finales. Esta matriz tiene que ser de doble entrada, teniendo en un eje las unidades organizativas y, en el otro eje, los programas de formación.

Con esta matriz se cubre no solamente la explicación de nuestro proceso de estudio/diagnóstico de necesidades, sino que cada unidad organizativa ve reflejada dónde se va a centrar la acción formativa durante el año.

Paso 8. Programas de formación

La estructura básica de un plan de formación para empleados corresponde a los programas de formación. Estos son diferentes parcelas que recogen diversas acciones que indicen en un mismo proceso de aprendizaje.

Por ejemplo, un programa de seguridad podría incluir acciones de lucha contra el fuego, seguridad e higiene, higiene industrial y ergonomía. Es posible que no todo el mundo necesite todas las acciones. Todo depende del perfil y de su función en la compañía. Tenemos que ver cómo será el reparto dentro del programa de cada acción y quién las hace.

Cada uno de los programas se desarrollarán en el plan según el siguiente modelo:

• Objetivo genérico del programa
• Acciones contenidas
• Datos de gestión: Número de alumnos, de cursos, de horas de formación y presupuesto desglosado por cada acción
• Coste medio alumno/hora de formación.

Hay muchos tipos de programas. Los programas de formación de empleados más comunes son de:

• Ingreso
• Perfeccionamiento
• Reciclaje
• Polivalencia
• Gestión Administrativa
• Informática
• Idiomas
• Seguridad
• Desarrollo Directivo
• Relaciones interpersonales

Paso 9. Presupuesto provisional de formación

En cualquier planificación de una actividad hay que destacar la provisión presupuestada. En el caso de la formación, es adecuado constatar un cuadro/resumen del presupuesto donde esté desglosado por programas de formación y conste el esfuerzo formativo por direcciones, unidades organizativas y niveles de puestos.

La utilización del presupuesto para denotar el esfuerzo formativo debe mediatizarse por el valor medio de una hora de formación, ya que en una hora de formación de un curso de alta dirección tiene un valor diferente que la hora de un curso de electrónica.

Paso 10. Acciones de formación

En todo plan de formación de empleados es necesario especificar cada programa en cada una de las acciones de formación. Para que la persona que disponga de un plan de formación y quiera conocer una acción de formación tenga una hoja/guía del proceso de formación.

En este sentido, cada acción debe constar de:

• Título
• Objetivo a conseguir
• Componente de la acción
• Tipo de metodología
• Programación modular
• Datos de gestión
• Puetsos destinados

Paso 11. Calendario de actuación

Llegamos a los últimos pasos. En esta etapa tenemos que ver las previsiones de fechas de cumplimiento. Estas deben insertarse en el plan de formación para empleados. Las previsiones no deben ser estimaciones muy concretas por sus dificultades de ejecución.

Paso 12. Sistemas de evaluación de formación

Por último, en el propio plan de formación de empleados se deben incluir los sistemas que establecemos para evaluar sus resultados comprometiéndonos a su realización a través de los diversos informes de evaluación. En estos sistemas hay que incluir los tres tipos de evaluación:

• Gestión. Medir el grado en que se ha ejecutado correctamente (aulas, comunicaciones, asistencia, etc.).
• Eficiencia. Medir tanto el buen nivel de reacción de los participantes en las acciones formativas como la consolidación de los aprendizajes y su transferencia al puesto de trabajo
• Rentabilidad. El gran objetivo, el ROI (Inversión en formación vs. beneficio obtenido).

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