Irene González La gestión de procesos de negocio suele ser una de las estrategias menos explotadas por las organizaciones para conseguir los objetivos empresariales, pese a los numerosos beneficios que reporta. Cualquier equipo de Project Management debería integrar un BPM en sus procesos para aumentar la productividad y constituir una ventaja competitiva a largo plazo ¡Sigue leyendo!
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Índice de contenidos
Qué es BPM o gestión de procesos de negocio
La gestión de procesos de negocio también conocida como BPM (Business Process Management) es un método que consiste en analizar, monitorizar y optimizar los diferentes procesos de un negocio para conseguir los objetivos de empresa y comerciales que nos hemos fijado.
Para ello, se evalúan los procesos que existen actualmente en la organización y se identifican ámbitos de mejora. Así, en un futuro cercano se podrá trabajar de forma más eficiente.
Es imprescindible no dejarnos ninguno de los procesos y analizarlos de forma individual si queremos conseguir una empresa más eficaz. Además, es clave que cada departamento recopile datos que puedan ser útiles a los responsables de BPM.
No debemos limitar el método BPM solo a optimizar los procesos o realizarlos de forma correcta. A continuación te contamos un ejemplo para que puedas entenderlo mejor ¡Toma nota!
Si automatizamos un proceso que siempre hemos hecho de forma manual, lo estamos optimizando. No obstante, si no hacemos nada más, no estamos analizando las implicaciones que puede tener esto para los empleados o para otros departamentos. El BPM persigue conseguir mejores resultados de negocio y, para ello, debemos analizar cada optimización de forma individual y extrapolar sus consecuencias de forma global.
Beneficios de BPM
Ahora que has descubierto qué es el BPM, te queremos contar cuáles son los beneficios de implementar este método en tu organización ¡Aquí los tienes!
1. Tener el control de procesos difíciles de gestionar
Los procesos que son caóticos y desorganizados acaban produciendo pérdidas monetarias, inversión en recursos humanos innecesarias y una gran cantidad de tiempo desperdiciado. Gracias a BPM podremos tomar el control de procesos complejos.
2. Optimización de procesos
Los responsables de BPM podrán definir un flujo de trabajo sencillo de entender y fácil de ejecutar una vez hayan analizado todos los procesos de forma individual. Las interrelaciones entre departamentos también serán mejores.
3. Conseguir objetivos empresariales retadores
El BPM contribuye al crecimiento de negocio porque favorece la optimización de los flujos de trabajo, contribuye a una mayor productividad y, por tanto, a una mayor probabilidad de conseguir los objetivos organizacionales.
4. Avanzar hacia la transformación digital en tu empresa
La transformación digital está revolucionando la forma en la que trabajan las empresas. La automatización, la inteligencia artificial, y la aparición de diferentes plataformas que facilitan nuestras tareas diarias van de la mano con tener un BPM más óptimo. Implementar herramientas digitales en cualquier empresa es sinónimo de progreso.
5. Mayor entendimiento de lo que sucede en la organización
Cuando la persona o departamento responsable de llevar a cabo el BPM analiza todos los procesos de forma individual, acaba comprendiendo las necesidades y deficiencias individuales de dichos procesos. Esto repercutirá en que todos los departamentos vayan alineados, sean más productivos y los resultados mejores.
Fases para implementar el BPM
Implementar la metodología BPM en una empresa es un proceso tedioso, que necesita de una gran planificación y preparación. Por ello, debemos seguir 5 sencillos pasos que nos van a ayudar a conseguir nuestro objetivo.
1. Fase de diseño
En esta primera fase es esencial la recopilación de datos y definir los responsables que se encargarán de cada tarea o proyecto. Una vez tengamos toda esta información recopilada, podremos identificar cuál será el flujo de trabajo.
Además, los gerentes de la empresa y todos los empleados que conozcan los procesos que se desarrollan en la organización, deberán participar activamente.
También será necesario definir qué procesos de la empresa están más alineados con los objetivos y estrategia de la organización, de forma que podamos dar prioridad a aquellos que son más productivos y rentables.
En esta primera etapa también debemos tener en cuenta el factor técnico, no solo el humano, para analizar si podemos implementarlo de forma satisfactoria y acabar de clasificarlos por prioridad.
2. Fase de modelado y elección de herramientas
En esta fase nos encargaremos de diseñar de forma visual el proceso que vamos a llevar a cabo, así como los plazos, secuencia de acciones a seguir, flujos de trabajo, etc.
En cuanto al software de BPM que utilizaremos y los criterios de elección, estos dependerán de las características de nuestra empresa. Los criterios que fijaremos para elegirlo serán, por un lado, técnicos (sistemas operativos, recopilación de data, integración…etc.), y, por otro lado, no técnicos (consideraremos aspectos como proveedores, presupuesto del servicio del software, idioma, etc.).
3. Fase de ejecución
La idea de esta tercera fase es ejecutar el método BPM en un departamento pequeño e ir escalándolo al resto de departamentos y de la empresa.
No debemos olvidarnos de tener un control de la información confidencial de cada empleado y de los accesos a la documentación de cada departamento.
Las subfases de la fase de ejecución son las siguientes:
- Definir acciones concretas que se realizarán en cada proceso y los actores implicados, así como identificar los KPIs que nos van a servir para llevar un control de la evolución.
- Automatizar los procesos mediante workflow para poder definir los datos, formularios u otras reglas de empresa.
- Integrar la herramienta en otras aplicaciones que utiliza la organización en su día a día. Una vez la herramienta está integrada, empezaremos a asignar roles, personas implicadas en cada proceso, etc.
- Medir el avance del proceso para poder corregir desviaciones en el caso de que se produzcan.
4. Fase de supervisión
Definiremos supervisores que se encargarán de verificar que cada paso del proceso está bien ejecutado y también las métricas que utilizaremos para monitorizar de forma eficaz.
5. Fase de optimización
Conforme analicemos y supervisemos, implementaremos cambios que nos ayudarán a mejorar el proceso a largo plazo.
Tipos de gestión de procesos de negocio
Los sistemas BPM se pueden clasificar según el propósito para el que se implementan. Estos son los 3 tipos de gestión de procesos de negocio que existen:
1. Integration Centric BPM
Este tipo de sistema de gestión de procesos de negocio es ideal para aquellos equipos en los que los procesos no tienen mucha participación humana y el centro del negocio suele ser tecnológico. Por ello, son clave para integrar por ejemplo un CRM o un ERP.
2. Human Centric BPM
Este BPM centrado en humanos es perfecto para aquellos procesos que están ejecutados en su mayoría por empleados, por lo que se necesitan aprobaciones y tareas realizadas por el personal. Por este motivo, suelen ser herramientas amigables y fáciles de utilizar.
3. Document Centric BPM
Estos servicios de gestión de procesos de negocio son clave cuando un documento es el centro del proceso. Estas soluciones favorecen el formateo, la verificación, la firma y otros requisitos que tiene que tener un documento concreto como puede ser un acuerdo, en cada parte del flujo de trabajo en el que son ncesarios.
La mayoría de softwares de BPM podrán integrar estas funciones para documentos, pero existen los que están especializados para empresas cuyo modelos de negocio tiene como centro la documentación.
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