Qué es el análisis de coste-beneficio de una empresa y cómo hacerlo

Si tienes dudas acerca de si una decisión en particular es la mejor para tu negocio o si un nuevo proyecto valdrá la pena para invertir esfuerzos y recursos para que sea un éxito, necesitas recurrir a la analítica empresarial. La forma en la que muchas organizaciones y emprendedores responden a estas y otras preguntas es mediante la realización de un análisis de coste-beneficio. ¿Quieres saber en qué consiste y los pasos para hacerlo? ¡Sigue leyendo!

Te puede interesar: Master en dirección financiera

¿Qué es un análisis de coste-beneficio?

Un análisis de coste-beneficio es el proceso de comparar los costes y los beneficios u oportunidades estimados asociados con la decisión de un proyecto. El objetivo de este estudio es determinar si tienen sentido desde una perspectiva comercial.

Por lo general, este tipo de análisis implica sumar todos los costes de un proyecto o decisión. Al resultado se le resta esa cantidad de los beneficios totales proyectados. Si los beneficios proyectados superan los costes podríamos argumentar que la decisión es buena. Por lo contrario, si los costes superan a los beneficios, es posible que la empresa deba reconsiderar la decisión.

El análisis de coste-beneficio es la forma de tomar decisiones basadas en datos más utilizada por las empresas. Tanto entre las nuevas como en aquellas más establecidas. Los principios y las diferentes etapas del proceso se pueden aplicar a prácticamente cualquier proceso de toma de decisiones. No importa si está relacionado con el negocio o de otra tipología.

En resumen, es un proceso mediante el cual las organizaciones pueden analizar decisiones, sistemas o proyectos, o determinar un valor para intangibles. El modelo se construye identificando los beneficios de una acción, así como los costes asociados y restando los costes de los beneficios. Una vez hecho, tendremos resultados útiles que podremos usar para obtener conclusiones acerca de la viabilidad o conveniencia de una decisión o situación.

¿Por qué utilizar el análisis de coste-beneficio?

Cuando estamos enamorados de una idea es fácil dejar volar la imaginación. Muchas empresas han sufrido al invertir en un proyecto que sonaba muy bien pero que finalmente no generó ningún retorno. Por eso, un análisis de coste beneficio puede llevar estas ideas al mundo real preguntándonos si vale la pena.

En términos de toma de decisiones comerciales podemos usar la metodología para analizar una amplia variedad de situaciones. Por ejemplo, para:

• Evaluar si una inversión de capital merece la pena
• Decidir si contratar o no nuevos empleados
• Determinar si un proyecto o cambio operativo es factible
• Desarrollar un benchmarking para comparar proyectos
• Comparar una iniciativa de marketing con otra
• Priorizar las inversiones
• Establecer metas para el proyecto en sí. Por ejemplo, para establecer restricciones de tiempo, productividad o costes.

En muchos sentidos, el análisis de coste-beneficio es de lo que se trata el negocio. Es decir, gastar dinero (costes) para crear valor (beneficios) es lo que hacen las empresas para que los clientes compren y poder tener ganancias.

Ventajas de hacer un análisis de coste-beneficio

Hay muchas razones positivas por las que una empresa puede optar por aprovechar el análisis coste-beneficio como parte de su proceso de toma de decisiones. Veámoslas:

• Se basa en datos: El análisis de coste-beneficio permite a una persona u organización evaluar una decisión o un proyecto potencial sin opiniones ni prejuicios personales. Como tal, ofrece una evaluación agnóstica y basada en las evidencias de sus opciones, lo que puede ayudar a que el negocio se base más en los datos y que sea más lógico en su funcionamiento.
• Simplifica las decisiones: Las decisiones comerciales suelen ser complejas por naturaleza. Al reducir una decisión a costes versus beneficios, el análisis de coste-beneficio puede hacerlos menos complejos.
• Puede descubrir costes y beneficios ocultos: El análisis de coste-beneficio nos obliga a sentarnos y describir todos los costes y beneficios potenciales asociados con un proyecto. Esto puede ayudarnos a descubrir factores menos obvios como costes indirectos o intangibles.

Desventajas del análisis de coste-beneficio

Por otro lado, también existen varias limitaciones que deben tenerse en cuenta antes de confiar completamente en este tipo de estudio. Estas son la siguientes:

• Es difícil predecir todas las variables: Si bien el análisis de coste-beneficio puede ayudarnos a delinear los costes y beneficios proyectados asociados con una decisión comercial, es un desafío predecir todos los factores que pueden afectar al resultado. Los cambios en la demanda del mercado, los costes de los materiales y el entorno empresarial global pueden ser inconstantes e impredecibles, especialmente a largo plazo.
• La fiabilidad depende de los datos que se utilicen: Si nos basamos en datos incompletos o inexactos para hacer el análisis, los resultados serán de la misma calidad.
• Es más adecuado para proyectos de corta y mediana duración: Para proyectos o decisiones comerciales que involucran períodos de tiempo más largos, el análisis de coste-beneficio tiene un mayor potencial de no dar en el blanco por varias razones. Por lo general, se vuelve más difícil hacer predicciones precisas cuanto más se avanza. También es posible que los pronósticos a largo plazo no tengan en cuenta con precisión variables como la inflación. Sin duda, esto podría afectar la precisión general del análisis.
• Elimina el elemento humano: Si bien el deseo de obtener ganancias impulsa a la mayoría de las empresas, existen otras razones no monetarias por las que una organización podría decidir llevar a cabo un proyecto o tomar una decisión. En estos casos, puede resultar difícil conciliar las perspectivas morales o «humanas» con el caso empresarial.

Al final, el análisis de coste-beneficio no debería ser la única herramienta o estrategia que utilices para determinar cómo avanzar con tu negocio hacia el futuro.

Cómo hacer un análisis de coste-beneficio en cinco pasos

Primero de todo, hay que tener en cuenta que no existe un formato estándar para realizar este tipo de análisis. A pesar de esto, sí hay ciertos elementos centrales que estarán presente en casi todos los análisis. Deberás utilizar la estructura que mejor se adapte a tu situación o industria.

1# Establece un marco para delinear los parámetros del análisis

Para establecer un marco de análisis coste-beneficio, primero deberás describir al detalle el programa propuesto o el cambio de política. Estudia cuidadosamente cómo posiciona exactamente lo que se está evaluando en relación con el problema que se está resolviendo.

Por ejemplo, el análisis asociado con la pregunta: «¿deberíamos contratar un nuevo profesor en la plantilla?», será mucho más sencillo que una pregunta programática más amplia, como «¿Cómo deberíamos resolver las brechas en nuestra oferta educativa?».

2# Identifica los costes y beneficios para que puedan ser categorizados por tipo e intención

Ahora que ya tenemos el marco estipulado, es hora de clasificar los costes y beneficios en grupo según su tipología. Las categorías principales en la que se encuentran los costes y beneficios son:

• Directos: A menudo se asocian con la producción de un objeto de coste (producto, servicio, cliente, proyecto o actividad).
• Indirectos: Suelen ser de naturaleza fija y pueden provenir de los gastos generales de un departamento.
• Tangibles: Son fáciles de medir y cuantificar. Generalmente, están relacionados con una fuente o activo identificable, como una nómina, alquiler o herramientas.
• Intangibles: Son aquellos difíciles de identificar y medir, como los cambios en la satisfacción del cliente o los niveles de productividad.
• Reales: Son los gastos asociados con la producción de una oferta, como los costes laborales y las materias primas.

Ahora que ya hemos desarrollado las categorías en las que clasificaremos los costes y los beneficios, es hora de comenzar a hacer cálculos.

3# Calcula costes y beneficios a lo largo de la vida de un proyecto o iniciativa

Con el marco y las categorías en su lugar, podemos comenzar a describir los costes y beneficios generales. Como hemos mencionado anteriormente, es importante tener en cuenta tanto el corto como el largo plazo. Deberás asegurarte de hacer tus proyecciones basadas en la vida del programa o iniciativa y observar cómo evolucionarán tanto los costes como los beneficios con el tiempo.

Os dejo un ejemplo:

4# Compara costes y beneficios utilizando toda la información posible

En este punto determinaremos los valores actuales netos restando los costes de los beneficios. Además, proyectaremos el período de tiempo requerido para que los beneficios paguen los costes, también conocido como retorno de la inversión (ROI).

El proceso no termina aquí. En determinadas situaciones, es importante abordar cualquier inquietud grave que pueda afectar la viabilidad desde un punto de vista legal, por ejemplo. En casos como estos, puede ser útil incorporar una comparación «con / sin» para identificar áreas de posible preocupación.

5# Analiza los resultados y haz una recomendación final

En este último punto del análisis de coste-beneficio toca analizar los resultados de tu trabajo y tomar una decisión.

Antes de esto, es recomendable realizar un análisis de sensibilidad para predecir los resultados y verificar la precisión frente a una colección de variables. Se trata de tener en cuenta todos los «qué pasaría si».

Cuando hayamos tenido en cuenta esta información, deberemos tener en consideración las tasas de descuento al determinar la viabilidad del proyecto. Las tasas son:

• Descuento social: Se utilizan para determinar el valor de los fondos gastados en proyectos gubernamentales (educación, transporte, etc.).
• Rentabilidad: El rendimiento mínimo de la inversión requerido por los inversores o partes interesadas.
• Descuento efectivas anuales: Basadas en un porcentaje del saldo de fin de año, la cantidad de interés pagado o ganado.

Por último, tras determinar la tasa de descuento adecuada, observa el cambio en los resultados a medida que aumenta y disminuye la tasa:

• Positivo: Si tanto el aumento como la disminución de la tasa dan un resultado positivo, la política o iniciativa es financieramente viable.
• Negativo: Si tanto el aumento como la disminución de la tasa arrojan un resultado negativo, revisa los cálculos basados ​​en el ajuste a un punto de saldo cero y evalúa usando los nuevos hallazgos.

Con base en estos resultados, ahora podrás hacer una recomendación clara basada en proyecciones de datos realistas.

¿Qué te ha parecido este artículo sobre análisis de coste-beneficio? Deja tus comentarios y ¡comparte!

Y si quieres convertirte en un experto en finanzas, fórmate con el Master en dirección financiera de IEBS. Con este programa adquirirás las habilidades necesarias para tomar decisiones financieras acertadas y gestionar con éxito un departamento financiero en cualquier empresa. ¡Te esperamos!